3 motivos para fazer a digitalização de documentos escolares

3 motivos para fazer a digitalização de documentos escolares

Quando você pensa em empresas que lidam com muita papelada, o que vem à mente? Hospitais, consultórios médicos e bancos? Esses podem ser os primeiros a serem lembrados, mas há outro tipo de instituição em que os documentos têm um papel central. 

As instituições de ensino estão sobrecarregadas com papelada, solicitações, históricos, arquivos de alunos e registros de todos os alunos que já passaram pela escola. Eles também precisam manter essas informações por muito tempo depois que um aluno sai ou se forma. 

Imagine a rapidez com que toda essa papelada se acumula. Nesse sentido, a digitalização de documentos pode beneficiar imensamente escolas e faculdades, eliminando a necessidade de registros em papel.

Por isso, no artigo abaixo, apresentamos mais motivos para você fazer essa escolha! Siga a leitura e conheça ainda a solução da Selbetti para esta questão!

Por que fazer a digitalização de documentos escolares?

Cada aluno acumula uma grande quantidade de documentos, e armazená-los fisicamente é cada vez mais inviável. Imagine para uma escola com 1.000 alunos, por exemplo, manter um registro físico de todos os documentos de cada aluno em um período de 10 anos. 

Com o passar do tempo, eles ficariam sem espaço. E quanto mais alunos, maior é o volume de documentos a serem armazenados, sejam dos novos estudantes, sejam daqueles que passaram pela instituição nos últimos anos.

Nesse sentido, a digitalização de documentos escolares pode beneficiar imensamente escolas e faculdades, eliminando a necessidade de registros em papel e protegendo os registros dos alunos contra danos físicos que podem ser causados ​​por inundações, incêndios ou outros desastres. 

Os arquivos eletrônicos permitem uma organização muito maior dos registros dos alunos, o que permite um processamento muito mais eficaz dos documentos. Sem arquivos em papel, as escolas não precisam desperdiçar espaço para enormes armários de arquivo. 

1. Adequação às normas brasileiras

Mais que reduzir espaço, a digitalização de documentos escolares permite uma melhor adequação às normas brasileiras. Por exemplo, toda instituição de ensino deve seguir o que determina o Ministério da Educação em relação à guarda e manutenção do acervo acadêmico.

Uma delas, a Portaria 315/2018, estabelece que, desde abril de 2020, todas as instituições de ensino superior devem realizar a digitalização dos seus acervos documentais, em especial as instituições públicas.

Por sua vez, a Portaria 330/2018 reforça que a emissão de diplomas e demais documentos acadêmicos devem ser emitidos por meio digital.

Ou seja, a digitalização de documentos escolares é uma exigência legal e o primeiro passo para atender às regulamentações.

2. Economia de espaço

Como já mencionamos, a economia de espaço físico é um dos motivos para fazer a digitalização de documentos escolares. Todo o conteúdo de uma sala de armazenamento de arquivos pode caber facilmente em um único HD.

Melhor ainda se o armazenamento de dados for feito na nuvem, evitando qualquer tipo de problema com o HD físico, ao mesmo tempo em que facilita o acesso por outras pessoas autorizadas.

3. Pesquisa mais rápida

Depois de digitalizar os arquivos, o ideal é ter também um software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). OCR converte as informações impressas nos arquivos em caracteres que podem ser lidos pelo software do computador. 

Isso permite que as informações sejam acessadas, recuperadas e analisadas muito mais rapidamente nos arquivos. 

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Software OCR: a inteligência artificial na digitalização de documentos

A boa notícia é que a Selbetti conta com a solução OCR, que pode tornar o processo de digitalização de documentos escolares muito mais prático e rápido. 

Essa ferramenta ajuda as empresas a acelerar o processo da digitalização, reduzir custos operacionais, eliminar trabalhos repetitivos e resgatar a produtividade da equipe. 

Um sistema OCR utiliza inteligência artificial na digitalização de documentos, possibilitando automatizar esse processo. Nesse sentido, todo documento digitalizado passa a ser tratado como um documento de texto, inclusive as imagens.

A ferramenta, então, avalia o documento, compara os caracteres com fontes armazenadas em seu banco de dados e/ou identifica os elementos típicos de determinado caractere. Isto é, se a instituição de ensino possui um documento físico, é possível digitalizá-lo e, por meio da tecnologia OCR, transformar esse arquivo em pesquisável e organizá-lo através da extração de metadados.

E com o OCR da Selbetti, isso se torna ainda mais fácil e prático, já que esse sistema é utilizado para fazer a classificação dos documentos estruturados e não estruturados com o objetivo de armazená-los com eficiência.

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Tenha a Selbetti como aliada de sua instituição de ensino

Como vimos, a digitalização de documentos escolares é mais que uma tendência — é também uma necessidade para atender aos requisitos das portarias do Ministério da Educação.

Além disso, é também uma excelente oportunidade de agilizar processos e reduzir o espaço utilizado para armazenamento de arquivos em papel.

Nesse sentido, a Selbetti surge como uma excelente aliada para sua instituição, já que além da tecnologia OCR, conta com outras soluções que poderão colocar sua escola ou faculdade em um novo patamar tecnológico.

Além disso, temos entre nossas soluções o ECM (Enterprise Content Management) , que é um software para gestão de documentos. As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.

Para todas as soluções que a Selbetti oferece para a digitalização de documentos escolares e sua gestão, clique aqui e converse com nossos consultores!