5 dicas de como escolher um software para gestão de processos – BPMS

5 dicas de como escolher um software para gestão de processos – BPMS

Você já deve saber o quão benéfica a implementação de um software para gestão de processos – BPMS – pode ser para o negócio. Mas como escolher um sistema adequado?

Afinal, dentre muitos de seus benefícios estão os de acelerar tarefas, reduzir custos, promover uma gestão transparente e acessível a todos, otimizar processos, dentre outros.

Mas se você ainda tem dúvidas se sua empresa precisa de um software para gestão de processos, confira o artigo abaixo e também conheça a solução completa que a Selbetti pode lhe oferecer!

O que é um software de BPM?

BPM (do inglês Business Process Management) é a metodologia que visa melhorar o desempenho das empresas. Para isso, otimiza uma série de processos do negócio.

Um processo de negócio é um conjunto de tarefas ou atividades, que são realizadas sequencialmente ou simultaneamente, por pessoas ou por sistemas de computador dentro de uma empresa, que resultam em valor agregado para a organização e ajudam a alcançar um objetivo de negócio.

O ponto de partida para poder aproveitar ao máximo os benefícios oferecidos pela implementação do BPM é muito simples. Devemos aceitar que toda atividade em uma empresa faz parte de um processo de negócios e que sua execução impactará na qualidade final do produto ou serviço que essa organização fornece.

O BPM tem a função de otimizar tais processos, em especial os considerados repetitivos dentro de uma empresa. Dessa forma, reduz o uso da mão-de-obra necessária e libera os funcionários para funções mais estratégicas.

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Qual a diferença entre BPM e BPMS?

Por sua vez, é preciso entender também o que é o BPMS (Business Process Management Software), que é a plataforma tecnológica utilizada para aplicar os conceitos do BPM. 

Trata-se de um software que tem como principal função automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos da empresa.

O objetivo de um sistema BPMS é garantir maior eficiência operacional e ganho de performance para a equipe, facilitando a busca de informações, mensuração de resultados, identificação de falhas, a configuração de regras de negócios e muito mais. 

Importante enfatizar que, para o BPMS gerar benefícios, é fundamental que o negócio promova uma integração entre os departamentos e tenha uma rotina orientada por processos. 

Logo, a diferença é que o BPM é uma metodologia de gestão de processos de negócio, enquanto o BPMS é um software de implementação de processos.

Ou seja, o BPM estabelece um conjunto de técnicas que podem ser adotadas na otimização de processos e o BPMS as coloca em prática através de sua tecnologia. 

Como escolher um software BPMS?

A escolha de um software para gestão de processos – BPMS – precisa ser assertiva e considerar alguns pontos, que apresentamos abaixo:

1. Capacidade de integração

Um dos fatores fundamentais na escolha do BPMS é optar por uma ferramenta que tenha integração nativa com outras tecnologias, como ECM (Enterprise Content Management), por exemplo.

A integração ajuda a tornar os processos mais ágeis e fornece dados e relatórios importantes para a tomada de decisões.

Em um processo de solicitação de compra, por exemplo, é possível cadastrar fornecedores e escolhê-los de forma mais simples e automatizada, com todos os dados disponíveis no sistema para que você possa fazer a avaliação de acordo com suas necessidades.

2. Usabilidade

Um sistema BPMS deve ser capaz de facilitar a execução dos processos e, para isso, deve ser compreensível por todos os envolvidos.

É preciso lembrar que o sistema será utilizado por colaboradores de diversas áreas e responsáveis ​​por diferentes processos, e quanto melhor for sua usabilidade e praticidade, melhor.

3. Capacidade de suporte

A empresa fornecedora contratada deve fornecer o suporte necessário para a utilização do sistema. Verifique a facilidade de acesso que você terá ao serviço de suporte, e se possui SLA (Service Level Agreement).

Além disso, o ideal é que o sistema seja de fácil aprendizado para os usuários da empresa, para que os envolvidos possam gerenciar os processos sem depender do contratado.

4. Disponibilidade de informações

Também é importante que você avalie as informações fornecidas sobre a ferramenta e como utilizá-la.

É importante que a documentação da ferramenta contenha exemplos de uso e tutoriais que mostrem como usar os recursos do sistema. Os usuários devem ter autonomia no gerenciamento do software, sem depender muito do suporte de TI.

5. Infraestrutura necessária

É necessário verificar se sua empresa possui a infraestrutura necessária para implementar a solução. Seu negócio está em um único servidor ou possui uma estrutura descentralizada? A infraestrutura de TI existente já possui uma plataforma de tecnologia que pode afetar a implementação?

Leia também::: Ferramentas de BPM: o que são e qual é a melhor do mercado

Conheça o IBPMS Selbetti e otimize seus processos de negócio

Como fica claro, a escolha de um software para gestão de processos – BPMS requer análise para que a contratação seja a mais assertiva para sua empresa. E quando isso ocorre, seu negócio passa a contar com inúmeros benefícios.

Se você está procurando por um bom sistema de gestão de processos, precisa conhecer o iBPMS da Selbetti. Nosso software foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial. 

O iBPMS é 100% cloud (em nuvem) e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações da empresa em um só ambiente. Ele garante um controle efetivo de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos no processo e de todo o ciclo da cadeia produtiva. 

O software se destaca por oferecer diversas funcionalidades:

• Customização de processos;
• Criação de formulários online;
• Acompanhamento de processos em tempo real;
• Padronização e automatização das solicitações;
• Controle de prazos das principais atividades do processo;
• Integração com os sistemas da empresa;
• Realização de tarefas pelo smartphone;
• Acesso a gráficos personalizados (dashboards) para facilitar as análises organizacionais;
• Criação e personalização de processos;
• Sistema de alerta para manter controle de prazos e tarefas agendadas;
• Entre outras funcionalidades.

Em suma, implementar o iBPMS Selbetti é ideal para a sua empresa reduzir custos, alavancar a performance e melhorar o desempenho operacional. 

Para conhecer mais profundamente a solução da Selbetti, acesse nossa página do Satelitti e converse com nossos consultores!