5 erros na gestão de documentos que você deve evitar

5 erros na gestão de documentos que você deve evitar

Evitar os erros na gestão de documentos é fundamental para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade na organização.

Uma gestão eficiente de documentos é essencial para o funcionamento adequado de qualquer empresa. 

No entanto, muitas organizações cometem erros na hora de lidar com seus documentos, o que pode levar a problemas de organização, segurança e até mesmo perda de informações importantes. 

Neste artigo, vamos abordar os 5 erros mais comuns na gestão de documentos e fornecer dicas para evitá-los, garantindo uma gestão documental eficaz e livre de complicações.

1- Não fazer cópias digitais dos documentos:

Um dos erros mais graves na gestão de documentos é não fazer cópias digitais dos documentos físicos. Contar apenas com documentos em papel pode levar a perdas irreparáveis em caso de extravio, danos ou desastres naturais. Ao digitalizar seus documentos, você garante uma cópia de segurança que pode ser facilmente acessada e protegida contra perdas. Além disso, a digitalização facilita o compartilhamento e o acesso remoto aos documentos, agilizando os processos internos da empresa.

2- Não personalizar o acesso aos documentos:

Outro erro comum é não personalizar o acesso aos documentos. Cada documento possui um nível de confidencialidade e deve ser acessado apenas pelas pessoas autorizadas. Ao não implementar restrições de acesso, a empresa corre o risco de ter informações sensíveis expostas a pessoas não autorizadas, o que pode resultar em violações de privacidade e até mesmo em questões legais. É fundamental estabelecer políticas claras de controle de acesso e utilizar sistemas de gerenciamento de documentos que permitam definir permissões de visualização e edição de forma granular.

3- Gerenciar apenas documentos impressos:

Ainda há empresas que cometem o erro de gerenciar apenas documentos impressos. Embora os documentos físicos sejam necessários em alguns casos, a digitalização e o armazenamento eletrônico são práticas cada vez mais adotadas devido aos benefícios que oferecem. Além da economia de espaço físico, o gerenciamento eletrônico de documentos permite pesquisas rápidas e precisas, facilitando a localização de informações e agilizando os processos internos. É importante investir em soluções de software que permitam a captura, organização e recuperação eficiente de documentos digitais.

4- Falta de organização e indexação adequadas:

A falta de organização e indexação adequadas dos documentos é outro erro grave na gestão documental. Se os documentos não forem organizados de maneira lógica e estruturada, a localização e recuperação de informações relevantes se tornam uma tarefa difícil e demorada. É fundamental desenvolver um sistema de classificação consistente, utilizando categorias, etiquetas e metadados relevantes para cada documento. Além disso, o uso de ferramentas de pesquisa avançada pode facilitar a localização rápida e precisa dos documentos desejados.

5- Não implementar um plano de descarte de documentos:

Por fim, um erro comum na gestão de documentos é não implementar um plano de descarte adequado. Acumular uma grande quantidade de documentos desnecessários ao longo do tempo pode resultar em problemas de espaço de armazenamento, dificultando a localização e a organização dos documentos importantes. Além disso, manter documentos por mais tempo do que o necessário pode aumentar os riscos de violações de privacidade e de conformidade com as regulamentações de proteção de dados.

É essencial implementar um plano de descarte de documentos que defina prazos claros para a retenção e a eliminação segura dos documentos. Esse plano deve levar em consideração as obrigações legais e regulatórias, bem como as necessidades específicas da empresa. Ao manter apenas os documentos relevantes e descartar adequadamente os documentos desatualizados, a empresa otimiza o uso do espaço de armazenamento, facilita a localização dos documentos importantes e reduz os riscos relacionados à segurança da informação.

Conclusão:

Evitar os erros na gestão de documentos é fundamental para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade na organização. 

Ao fazer cópias digitais dos documentos, personalizar o acesso, adotar o gerenciamento eletrônico, implementar uma organização adequada e estabelecer um plano de descarte, as empresas podem otimizar seus processos, proteger informações sensíveis e reduzir riscos.

A Selbetti oferece soluções e serviços que ajudam as empresas a realizar uma gestão de documentos eficiente, desde a digitalização até o armazenamento e o controle de acesso. Com a nossa expertise e tecnologia avançada, podemos auxiliar sua empresa a evitar os erros mencionados e alcançar uma gestão documental eficaz.

Não cometa esses erros na gestão de documentos. Entre em contato conosco e descubra como a Selbetti pode ajudar a sua empresa a alcançar uma gestão documental de excelência.

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Esperamos que este artigo tenha fornecido insights valiosos e orientações práticas para evitar os erros comuns na gestão de documentos. Invista tempo e recursos na gestão documental e aproveite os benefícios de uma organização mais eficiente, segura e sustentável.