5 vantagens de adotar a gestão de documentos no varejo

5 vantagens de adotar a gestão de documentos no varejo

Ter uma estratégia de gestão de documentos no varejo ajuda e potencializa o controle do negócio. 

Mesmo assim, ainda existem muitas empresas que fazem a gestão da sua documentação em papel, arquivando diariamente dezenas de documentos em arquivos físicos, acumulando guias de remessa, faturas, contracheques… 

Todo esse desperdício de papel, além de ser prejudicial ao meio ambiente, representa um enorme desperdício de tempo e recursos que poderiam ser utilizados ​​para outras tarefas.

Por isso, ter um sistema de gestão de documentos pode ser um grande diferencial para qualquer negócio.

No artigo que compartilhamos abaixo, vamos apresentar o que é a gestão de documentos no varejo e quais as vantagens de adotar essa tecnologia. Siga a leitura e confira!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas adotadas para garantir a produção, armazenamento e uso adequados dos arquivos e registros de uma empresa.

As empresas que gerenciam seus documentos conseguem pesquisar e encontrar dados e informações com mais facilidade, segurança e organização.

Ao aplicar a gestão de documentos no varejo, as empresas evitam a perda de documentos, pois as informações são catalogadas e isso facilita a rastreabilidade. Os documentos são avaliados e aprovados de forma otimizada, através de fluxos de trabalho mais distribuídos.

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Quais as vantagens da gestão de documentos no varejo?

As empresas que investem na gestão de documentos têm muito a ganhar e oferecer, tanto para seus processos internos e seus colaboradores, quanto para seus clientes e o mercado em geral. 

Afinal, além de reduzir o volume de impressos, uma nova cultura de produção e tratamento da informação está sendo construída e disseminada. Mas há inúmeras vantagens nesse processo, tais como:

1. Melhora os resultados da empresa

Os profissionais que têm acesso a dados e informações podem tomar decisões de forma mais rápida e eficiente. 

A gestão de documentos do varejo facilita a localização de informações e modelos que podem ser utilizados na execução de tarefas. 

Os dados organizados e disponíveis são facilmente rastreados, melhorando as definições e possibilitando melhorias.  

2. Poupa tempo

A busca de um documento não deve ser uma atividade demorada para um profissional. As equipes devem se dedicar à execução de tarefas, ao planejamento e à definição de processos. 

Com um gerenciamento de documentos eletrônico, os arquivos são armazenados de forma categorizada e organizada. Desta forma, a busca e localização dos arquivos é feita em poucos segundos.

3. Desburocratiza e simplifica processos

Uma das atividades da gestão documental é avaliar os documentos para identificar seu peso e importância para a empresa. Isso remove os arquivos desnecessários ou duplicados. 

Essa análise também definirá quais dados podem ser digitalizados e quais informações devem ser mantidas em arquivos físicos. Com isso, a empresa pode desburocratizar e simplificar seus processos.

4. Aumenta a segurança e a confiabilidade das informações

As empresas que adotam a gestão de documentos no varejo como parte de seus processos organizacionais conseguem eliminar a quantidade de dados que não são essenciais para seus resultados. 

Apenas as informações relevantes para a empresa são mantidas. Além disso, um sistema para gestão de documentos ajuda a fortalecer a segurança dos dados e garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso a eles.

Além dessas vantagens, as empresas conseguem reduzir custos operacionais, padronizar seus processos internos, melhorar resultados, aumentar a produtividade da equipe e economizar espaço físico que seria utilizado para arquivamento.

5. Redução dos custos do papel

Para qualquer negócio que considere a adoção de um software de gerenciamento de documentos, o pensamento de ficar sem papel é um grande atrativo. 

Desde empresas que simplesmente não querem mais lidar com arquivos físicos até aquelas que buscam iniciativas sustentáveis ou ecológicas, as práticas sem papel fazem muito sentido.

E num mundo extremamente competitivo como é o varejo, qualquer mudança pode dar ao negócio uma grande vantagem competitiva. Por isso, a redução de custos é uma dessas vantagens. 

Afinal, ao adotar um sistema de gestão de documentos no varejo, é possível otimizar o uso do papel e, na grande maioria das vezes, eliminar seu uso. Já que ao invés de ter de imprimir um documento para arquivá-lo, basta salvar seu formato digital no sistema usado para o gerenciamento de documentos.

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Como fica claro, contar com um sistema de gestão de documentos para o varejo pode fazer toda a diferença para o seu negócio, reduzir custos, otimizar o trabalho e permitir que você possa focar no crescimento da empresa de forma estratégica.

A boa notícia é que isso pode ser mais fácil do que imagina. Aqui na Selbetti contamos com a solução ECM para o varejo. Por meio dela, é possível ter controle total dos conteúdos através de um moderno portal via web 100% integrável.

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