7 dicas de como fazer Gestão de Documentos

A Gestão de Documentos é uma prática fundamental para garantir rotinas mais produtivas e plena segurança às informações de uma empresa, independente do porte ou segmento a que ela pertence.

Para isso, são estabelecidas algumas metodologias que permitem organizar e armazenar os documentos de forma correta, levando em conta critérios como personalização de acesso, frequência de uso, temporalidade e muito mais.

Em um contexto onde os negócios precisam lidar com um grande volume de documentos, investir na gestão documental se faz altamente necessário. 

Quer saber por que e como fazer Gestão de Documentos corretamente na sua empresa? Então continue a ler este artigo que preparamos para você!

Afinal, qual é a importância da Gestão de Documentos?

A gestão documental assume grande importância dentro de um negócio, na medida em que auxilia na preservação e segurança das informações, otimiza processos e permite que os documentos sejam facilmente encontrados.

Por exemplo, se um funcionário precisar consultar um contrato com determinado fornecedor e o acervo físico estiver bem organizado, ele poderá encontrar rapidamente o arquivo e finalizar a tarefa. 

Nesse sentido, quando uma empresa não realiza o gerenciamento de forma efetiva, pode ter problemas como:

• perdas ou danificações de documentos;
• dificuldade/demora na consulta de documentos e baixa produtividade da equipe;
• vazamento de informações;
• problemas por não cumprimento da lei (ex: não seguir as regras de descarte);

Logo, se torna essencial implementar técnicas para realizar a Gestão dos Documentos empresariais de forma assertiva, fazendo com que os arquivos mais utilizados sejam facilmente localizados e os menos acessados estejam em um ambiente seguro e apropriado.

7 dicas de como fazer Gestão de Documentos na sua empresa

Se o seu objetivo é fazer uma boa Gestão de Documentos na sua empresa ou, mesmo, melhorar a gestão documental realizada, é indispensável seguir alguns passos.

Para te ajudar, trouxemos algumas dicas para fazer uma gestão de documentos eficiente. Confira abaixo!

1- Estabeleça um padrão de organização

A primeira dica de como fazer Gestão de Documentos de forma efetiva é estabelecer o padrão de organização a ser utilizado. 

Aqui, é recomendado criar listas e classificar os documentos conforme o uso e o modo como devem ser guardados. 

O ideal é optar pela digitalização de documentos e um sistema de gestão eletrônica para facilitar essa etapa. Assim, não se perde tempo com a busca manual do armazenamento físico e a equipe ganha produtividade na organização.

2- Digitalize arquivos e utilize o armazenamento na nuvem

Os documentos digitalizados podem ter validade jurídica assim como os documentos físicos originais, desde que sejam seguidos os requisitos de digitalização dispostos no decreto nº 10.278/2020. Isso significa que sua empresa pode ter um documento digital válido, caso assine digitalmente com o certificado digital.

Conforme a Portaria n° 554/2018, agora as instituições de ensino também podem oferecer Diploma Digital aos alunos, seguindo os critérios de assinar com o certificado digital e ter o carimbo do tempo ICP-Brasil.

Dessa forma, é possível descartar alguns documentos físicos, com a segurança de que temos o documento digital com os mesmos efeitos legais.

Essa alternativa pode facilitar envios, garantir que os documentos sejam preservados e oferecer maior segurança em backups.  

Além disso, você pode aproveitar e fazer o armazenamento das informações digitalizadas em uma plataforma em nuvem. Assim, poderá acessá-las de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, do desktop ao tablet e smartphone. 

3- Leve em conta a temporalidade dos documentos

Uma notícia boa é que alguns documentos não precisam ser guardados para sempre, já que existe uma coisa chamada “prazo de temporalidade”. 

Assim, faz parte de uma boa gestão documental acompanhar quando vence a validade da guarda dos documentos e, após o período, fazer o descarte correto para otimizar espaços. 

Para você entender melhor sobre o tempo em que determinados documentos físicos devem ser armazenados, veja alguns exemplos:

• notas fiscais de compra: até vencer o prazo de garantia;
• comprovantes de pagamento de obrigações da Previdência Social: período de, no mínimo, 30 anos;
• extratos bancários, IPTU e IPVA: prazo de 5 anos;
• comprovantes de pagamento/recebimento de aluguel: até o término do contrato;
• contas de consumo (luz, água, telefone, etc): prazo de 90 dias ou até 5 anos a título de precaução;
• escritura de imóvel, PIS e Carteira de Trabalho: a guarda é permanente;

A dica extra é monitorar esses prazos e construir uma planilha de validade, enumerando os documentos e quando devem ser descartados.

4- Garanta plena segurança aos documentos físicos

Como já vimos no item anterior, os documentos precisam ser guardados até vencer o prazo de temporalidade. Então, para garantir que eles estejam seguros e livres de danificações ou perdas, é fundamental armazená-los de forma organizada e em um espaço adequado. 

Por isso, reúna os documentos e defina onde cada um deve ser armazenado, se em um armário, gaveta, sala ou sistema exclusivo para este fim. É importante, também, elaborar uma matriz de organização (por período, data alfabética, grau de importância, departamento, etc).

Em casos de acervo físico considerável, é indicado ter um colaborador de confiança para fazer o manejo, guardando os papéis e auxiliando nas consultas.

5- Realize treinamentos para capacitação

Ofereça treinamentos à equipe para que ela entenda como manter a organização dos documentos e poder ter uma rotina mais produtiva. 

Essa dica vale tanto para o acervo físico, quanto para o acervo digital dos documentos. 

6- Construa uma rotina de backup

Nunca se sabe quando ocorrerá algum problema no computador ou sofrer ataques cibernéticos. Daí a importância de fazer backups regulares na empresa para garantir pleno funcionamento das operações e impedir a perda completa dessas informações. 

Também é indicado que os documentos empresariais estejam sempre seguros, atualizados e nas pastas certas, de modo que o backup faça o armazenamento das versões corretas.

7- Utilize um software de Gestão de Documentos

Como um negócio precisa lidar com um grande volume de informações, nem sempre o gerenciamento manual será a opção mais viável. Por isso, nossa última dica é utilizar um sistema de gestão eletrônica de documentos.

A partir de um software gestão de documentos será possível potencializar a organização e o armazenamento, centralizando dados e acesso em um só ambiente. 

Sem falar que essa ferramenta possibilita a digitalização dos arquivos, o armazenamento em nuvem, a segurança das informações, conta com backups automáticos e muitos outros recursos para facilitar acessos e regras organizacionais. Logo, podemos dizer que vale muito a pena apostar as suas fichas. 

Esperamos que você tenha entendido como fazer gestão de documentos e a importância dessa prática para a sua empresa.
Se gostou do conteúdo, confira também o post O que é Gestão de Documentos e como funciona e conheça algumas vantagens da gestão de documentos.