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8 vantagens de mapear processos em clínicas e hospitais
Mesmo a tarefa mais simples pode se tornar extraordinariamente complexa quando inserida no organograma de uma instituição de saúde. É por isso que mapear processos em clínicas e hospitais pode ser um grande diferencial.
Como parte da metodologia de Business Process Management (BPM), o mapeamento de processos é a técnica que visa solucionar esse problema, dando clareza ao conjunto de etapas, recursos e pessoas envolvidas em determinado projeto.
No artigo que compartilhamos abaixo, vamos explorar o que é mapear processos, e quais suas vantagens ao aplicar essa metodologia em clínicas e hospitais. Confira!
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma das etapas do ciclo de gestão de negócios BPM, mas para entender o que é mapeamento de processos é essencial conhecer sua definição.
Um processo é uma sequência de atividades que, ao serem executadas, transformam entradas em algo (resultado) com valor agregado. A execução de um processo de negócio consome recursos materiais e/ou humanos para agregar valor ao seu resultado.
Insumos são as matérias-primas, produtos ou serviços de fornecedores internos e externos que alimentam o processo. Os resultados são os produtos ou serviços que satisfazem as necessidades dos clientes internos e externos.
Para fazer um mapeamento de processos, todos os detalhes de cada processo devem ser analisados, para posteriormente montar um mapa que demonstre o fluxo operacional e a inter-relação entre os diferentes setores e processos.
As técnicas mais comuns utilizadas no mapeamento são: entrevistas, reuniões, oficinas colaborativas, observação de campo, questionários, coleta de documentos e brainstorming.
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Quais as vantagens em mapear processos em clínicas e hospitais?
Mapear processos em clínicas e hospitais é fundamental para melhorar a gestão, reduzir erros e proporcionar melhor atendimento aos pacientes. E entre as vantagens, podemos destacar:
1. Proporciona maior visibilidade dos processos do início ao fim
O mapa de processos em clínicas e hospitais dá aos funcionários visibilidade de onde o que eles fazem se encaixa no quadro geral e como isso afeta não apenas outras áreas da instituição, mas também o paciente. O mapeamento de processos ajuda a entender como você trabalha como uma equipe multifuncional, o que é um ótimo primeiro passo para proporcionar maior integração das equipes.
2. Mostra os proprietários do processo e da atividade
Todos nas instituições de saúde realizam um processo, mas quem é o responsável final e responsável por atividades específicas? Isso pode ser exibido no próprio mapa do processo ou armazenado nele.
3. Apoiar a excelência operacional
Dê aos funcionários a oportunidade de encontrar as respostas sozinhos, em vez de perguntar a seus colegas ou gestores. Ao mapear processos em clínicas e hospitais, eles indicarão claramente o que devem fazer e podem ser vinculados a informações mais detalhadas sobre como devem fazê-lo na forma de:
- Procedimentos
- Nota de Orientação/Instruções de Trabalho
- Formulários
- Vídeos
- Qualquer coisa que ajude o funcionário a fazer seu trabalho
4. Indução e treinamento de suporte
Os mapas de processo também são um ótimo recurso para indução e treinamento. Eles representam uma maneira relevante de comunicar as melhores práticas por meio de um mapa de processo aprovado e apoiar novos colaboradores.
O compartilhamento de mapas por meio de uma biblioteca de processos permite que os recém-chegados à instituição pesquisem processos com base em sua função de trabalho.
5. Identificar e mitigar riscos
Os mapas de processo podem ser usados para identificar e mostrar onde o risco foi identificado dentro do hospital e quais controles existem ou precisam ser implementados para mitigar o risco.
Novamente, isso pode ser exportado conforme necessário. Compartilhar visibilidade e educar os funcionários sobre áreas e controles de risco é inestimável, pois os trabalhadores informados podem ser proativos na mitigação de riscos.
6. Ative a análise do processo
Um mapa de processo pode ser muito mais do que um diagrama das etapas do processo, se a ferramenta de mapeamento certa for usada, os metadados podem ser capturados em cada etapa do processo, que podem ser usados para análise do processo.
7. Oferece uma visão mais ampla dos negócios atuais
Os processos mapeados fornecem a todos um instantâneo de como você faz suas atividades hoje (seus processos) e oferece um mecanismo para ver como você pode fazer negócios amanhã com mais eficiência.
8. Melhoria contínua
Uma vez aprovados e implantados, eles passam a ser os novos processos, apoiando os colaboradores em todas as formas citadas acima. É a partir dessa nova linha de base que você pode voltar a buscar formas de melhorar, tornando a melhoria contínua uma realidade.
Além disso, as organizações podem mostrar a tendência de melhoria contínua criando um arquivo ou histórico de alterações nos processos. Isso é útil para mostrar conformidade com acreditações de qualidade, como ISO 9001.
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Como mapear processos na sua clínica ou hospital?
Interessado em saber como mapear processos na sua clínica ou hospital? O primeiro passo para isso é ter as ferramentas certas, com a implementação de um software de gestão de processos.
Utilizar um software BPMS (Business Process Management Suite), por exemplo, garante automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos da empresa.
Além disso, um sistema de gestão de processos facilita a busca de informações, a mensuração de resultados, a configuração de regras de negócios e muito mais.
Aqui na Selbetti temos o melhor software de gestão de processos do mercado. O iBPMS Selbetti foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos organizacionais de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial.
Nessa forma, é possível ter muito mais agilidade no processo de mapear processos e colher os resultados mais rapidamente. Além disso, o iBPMS da Selbetti é 100% cloud e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações em um só ambiente.
Esperamos que tenha compreendido as vantagens de mapear processos em clínicas e hospitais. E se você quer saber mais sobre como o iBPMS vai acelerar seus resultados, entre em contato conosco e agende uma conversa com o consultor!
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