6 vantagens do BPMS (Business Process Management Suite) para a sua empresa

6 vantagens do BPMS (Business Process Management Suite) para a sua empresa

Integrar a tecnologia de um BPMS (Business Process Management Suite) às rotinas da empresa é o melhor caminho para alavancar resultados.

Afinal, esse tipo de software possibilita implementar todas as metodologias do BPM e atribuir mais inteligência e eficiência à gestão dos processos empresariais.

Não é à toa que o Gartner apontou que um terço das organizações em todo o mundo aumentaram os investimentos em BPMS.

Por isso, neste artigo vamos abordar todas as vantagens do BPMS e de que forma ele pode potencializar o seu negócio. Aproveite a leitura!

Afinal, qual a diferença entre BPM e BPMS?

Antes de visualizar os benefícios do BPMS, é importante que você saiba que existem notórias diferenças entre BPM e BPMS. 

• BPM: Também conhecido como Business Process Management, o BPM é compreendido enquanto uma disciplina de gestão que contribui com conhecimentos, práticas e tecnologias para mapear, executar, avaliar e melhorar os processos de um negócio;

• BPMS: Sigla para Business Process Management Suite, o BPMS é a ferramenta que permite aplicar os conceitos do BPM, de modo a mapear, desenhar, analisar e, principalmente, automatizar os processos;

Em resumo, o BPM é uma metodologia de gestão de processos que propõe diminuir a necessidade de processos manuais e repetitivos por meio da proposição de estratégias e tecnologias. 

Já o BPMS é, basicamente, o BPM sendo colocado em prática. Logo, trata-se de uma tecnologia – o “S” do final significa “Software” ou “System” – que mapeia, automatiza, executa e monitora processos, seguindo a disciplina BPM em todos os estágios.

De que forma o BPMS potencializa a prática do BPM?

Não é novidade o quanto as organizações possuem um grande volume de processos cujos quais precisam ser gerenciados todos os dias para que nada saia dos eixos. Nesse sentido, a aplicação das práticas do BPM é a saída para que todas as otimizações sejam feitas.

Por se tratar de um sistema responsável por automatizar várias etapas do BPM, o BPMS possibilita centralizar em um só lugar a sequência de tarefas que devem ser executadas para conquistar os objetivos desejados por meio da automação.

Desse modo, o software BPMS trabalha todos os benefícios que a metodologia BPM garante à uma empresa e ainda incorpora diversos outros que veremos no tópico a seguir.

Vantagens do BPMS para a sua empresa

Confira abaixo algumas vantagens de implementar o BPMS no seu negócio.

1- Redução de custos operacionais

Apenas para você ter uma ideia, um estudo do Gartner apontou que uma ferramenta BPM permite que as empresas reduzam até 20% dos custos operacionais já nos primeiros anos de implantação.

Isso é possível porque o BPMS potencializa a gestão de processos, na medida em que permite que a equipe possa trabalhar em conjunto para alterar os processos de forma mais rápida e eficaz. 

Além disso, aumenta a produtividade dos colaboradores, que ganham mais tempo para focar em atividades estratégicas.

2- Acessibilidade

Um dos grandes benefícios de um sistema de gestão de processos, sem dúvidas, é a sua facilidade de acesso. Ou seja, diferente de uma planilha no Excel, que fica apenas na rede do negócio e pode ser rapidamente excluída, o BPMS atua na nuvem.

Isso significa que o gestor e as demais pessoas envolvidas nos processos podem acessar, monitorar e tomar decisões em qualquer lugar, basta apenas ter conexão com a internet para acessar o sistema.

3- Automação do fluxo de trabalho

Um software BPMS é capaz de tornar os processos ainda mais eficientes a partir da automação do fluxo de trabalho. 

Isso permite que as tarefas sejam realizadas em menor tempo e sem a necessidade de tirar um colaborador de uma atividade estratégica para executar processos repetitivos.

Vale enfatizar, também, que é possível fazer a gestão de vários fluxos de trabalho e definir quais automatizar. Tudo com foco na redução dos custos operacionais e no aumento da produtividade organizacional.

4- Diminuição de erros

Imagine um processo ficar parado por dias porque não tem ninguém cuidando dele. Ou então solicitações retornaram ao solicitante devido à incompletude ou erros no preenchimento das informações. Sem dúvidas, o tempo de conclusão dessas atividades aumenta muito, não é mesmo?

Felizmente, esses processos podem ser acelerados a partir da automação com um BPMS, já que esse software garante total controle de cada detalhe das atividades e reduz erros de forma muito significativa.

Isto é, as rotinas ficam muito mais fáceis, simples e rápidas ao implementar um sistema inteligente para gerenciar os processos.

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5- Padronização de processos

Uma das boas práticas do BPM é a padronização dos processos para estimular a melhoria contínua dos fluxos de trabalho e reduzir erros no desenvolvimento.

Nesse cenário, o BPMS ajuda a padronizar os processos, atribuindo organização, controle e eficiência. 

Ou seja, as rotinas ganham mais fluidez e tranquilidade, já que todos terão mais clareza sobre como e em que ordem cada atividade deve ser executada.

6- Aceleração da transformação digital 

A implantação do BPMS significa, também, acelerar a transformação digital da empresa, sem que seja preciso recorrer a profissionais de programação para fazer todo o trabalho do zero.

Afinal, trata-se de um software na nuvem, que já vem com todas as funcionalidades que você precisa para otimizar os processos do negócio. 

Além disso, o BPMS permite a centralização de dados de várias aplicações, garantindo facilidade de acesso e integração às demais ferramentas utilizadas, como um software ECM, por exemplo.

iBPMS: conheça o melhor software de gestão de processos do mercado

Esperamos que você tenha entendido todas as vantagens do BPMS (Business Process Management Suite) e como ele pode ajudar a alavancar seus resultados. 

Trata-se de uma ferramenta que vem sendo cada vez mais adotada por empresas do Brasil e do mundo todo, com um ótimo retorno sobre o investimento. 

A Selbetti é líder em Outsourcing de TI no Brasil e possui o melhor software de gestão de processos do mercado. 

O iBPMS possibilita acompanhar os processos em tempo real e centraliza as informações da empresa em um só ambiente. 

Também garante um controle efetivo de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos nas atividades e de todo o ciclo da cadeia produtiva.

Você ainda pode usufruir de funcionalidades como:

• Customização de processos;
• Criação de formulários online;
• Configuração de documentos padrão;
• Padronização e automatização das solicitações;
• Controle de prazos das principais atividades do processo;
• Integração com os sistemas da empresa;
• Realização de tarefas pelo smartphone;
• Acesso a gráficos personalizados (dashboards) para facilitar as análises organizacionais;
• Criação e personalização de processos;
• Sistema de alerta para manter controle de prazos e tarefas agendadas;
• Entre outras funcionalidades.

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