8 vantagens de mapear processos em clínicas e hospitais

8 vantagens de mapear processos em clínicas e hospitais

Mesmo a tarefa mais simples pode se tornar extraordinariamente complexa quando inserida no organograma de uma instituição de saúde. É por isso que mapear processos em clínicas e hospitais pode ser um grande diferencial.

Como parte da metodologia de Business Process Management (BPM), o mapeamento de processos é a técnica que visa solucionar esse problema, dando clareza ao conjunto de etapas, recursos e pessoas envolvidas em determinado projeto.

No artigo que compartilhamos abaixo, vamos explorar o que é mapear processos, e quais suas vantagens ao aplicar essa metodologia em clínicas e hospitais. Confira!

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma das etapas do ciclo de gestão de negócios BPM, mas para entender o que é mapeamento de processos é essencial conhecer sua definição.

Um processo é uma sequência de atividades que, ao serem executadas, transformam entradas em algo (resultado) com valor agregado. A execução de um processo de negócio consome recursos materiais e/ou humanos para agregar valor ao seu resultado. 

Insumos são as matérias-primas, produtos ou serviços de fornecedores internos e externos que alimentam o processo. Os resultados são os produtos ou serviços que satisfazem as necessidades dos clientes internos e externos.

Para fazer um mapeamento de processos, todos os detalhes de cada processo devem ser analisados, para posteriormente montar um mapa que demonstre o fluxo operacional e a inter-relação entre os diferentes setores e processos.

As técnicas mais comuns utilizadas no mapeamento são: entrevistas, reuniões, oficinas colaborativas, observação de campo, questionários, coleta de documentos e brainstorming.

Leia também::: Satelitti: conheça a plataforma cloud que vai alavancar resultados na sua empresa

Quais as vantagens em mapear processos em clínicas e hospitais?

Mapear processos em clínicas e hospitais é fundamental para melhorar a gestão, reduzir erros e proporcionar melhor atendimento aos pacientes. E entre as vantagens, podemos destacar:

1. Proporciona maior visibilidade dos processos do início ao fim

O mapa de processos em clínicas e hospitais dá aos funcionários visibilidade de onde o que eles fazem se encaixa no quadro geral e como isso afeta não apenas outras áreas da instituição, mas também o paciente. O mapeamento de processos ajuda a entender como você trabalha como uma equipe multifuncional, o que é um ótimo primeiro passo para proporcionar maior integração das equipes.

2. Mostra os proprietários do processo e da atividade

Todos nas instituições de saúde realizam um processo, mas quem é o responsável final e responsável por atividades específicas? Isso pode ser exibido no próprio mapa do processo ou armazenado nele.

3. Apoiar a excelência operacional

Dê aos funcionários a oportunidade de encontrar as respostas sozinhos, em vez de perguntar a seus colegas ou gestores. Ao mapear processos em clínicas e hospitais, eles indicarão claramente o que devem fazer e podem ser vinculados a informações mais detalhadas sobre como devem fazê-lo na forma de:

• Procedimentos
• Nota de Orientação/Instruções de Trabalho
• Formulários
• Vídeos
• Qualquer coisa que ajude o funcionário a fazer seu trabalho

4.  Indução e treinamento de suporte

Os mapas de processo também são um ótimo recurso para indução e treinamento. Eles representam uma maneira relevante de comunicar as melhores práticas por meio de um mapa de processo aprovado e apoiar novos colaboradores. 

O compartilhamento de mapas por meio de uma biblioteca de processos permite que os recém-chegados à instituição pesquisem processos com base em sua função de trabalho.

5. Identificar e mitigar riscos

Os mapas de processo podem ser usados ​​para identificar e mostrar onde o risco foi identificado dentro do hospital e quais controles existem ou precisam ser implementados para mitigar o risco. 

Novamente, isso pode ser exportado conforme necessário. Compartilhar visibilidade e educar os funcionários sobre áreas e controles de risco é inestimável, pois os trabalhadores informados podem ser proativos na mitigação de riscos.

6. Ative a análise do processo

Um mapa de processo pode ser muito mais do que um diagrama das etapas do processo, se a ferramenta de mapeamento certa for usada, os metadados podem ser capturados em cada etapa do processo, que podem ser usados ​​para análise do processo.

7. Oferece uma visão mais ampla dos negócios atuais

Os processos mapeados fornecem a todos um instantâneo de como você faz suas atividades hoje (seus processos) e oferece um mecanismo para ver como você pode fazer negócios amanhã com mais eficiência.

8. Melhoria contínua

Uma vez aprovados e implantados, eles passam a ser os novos processos, apoiando os colaboradores em todas as formas citadas acima. É a partir dessa nova linha de base que você pode voltar a buscar formas de melhorar, tornando a melhoria contínua uma realidade.

Além disso, as organizações podem mostrar a tendência de melhoria contínua criando um arquivo ou histórico de alterações nos processos. Isso é útil para mostrar conformidade com acreditações de qualidade, como ISO 9001.

Leia também::: 6 vantagens do BPMS (Business Process Management Suite) para a sua empresa

Como mapear processos na sua clínica ou hospital?

Interessado em saber como mapear processos na sua clínica ou hospital? O primeiro passo para isso é ter as ferramentas certas, com a implementação de um software de gestão de processos. 

Utilizar um software BPMS (Business Process Management Suite), por exemplo, garante automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos da empresa. 

Além disso, um sistema de gestão de processos facilita a busca de informações, a mensuração de resultados, a configuração de regras de negócios e muito mais.

Aqui na Selbetti temos o melhor software de gestão de processos do mercado. O iBPMS Selbetti foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos organizacionais de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial.

Nessa forma, é possível ter muito mais agilidade no processo de mapear processos e colher os resultados mais rapidamente. Além disso, o iBPMS da Selbetti é 100% cloud e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações em um só ambiente. 

Esperamos que tenha compreendido as vantagens de mapear processos em clínicas e hospitais. E se você quer saber mais sobre como o iBPMS vai acelerar seus resultados, entre em contato conosco e agende uma conversa com o consultor!