A importância da Assinatura Digital para as empresas

A importância da Assinatura Digital para as empresas

Descubra como a assinatura digital vai revolucionar os processos da sua empresa com mais agilidade e eficiência!

Você não precisa mais assinar pilhas de papéis manualmente. Hoje, existe a assinatura digital de documentos, uma ferramenta que possibilita muito mais praticidade, agilidade e segurança para o seu negócio. 

A partir dessa tecnologia inovadora, as empresas não precisam mais depender exclusivamente da assinatura física e podem acelerar processos. No Brasil, a assinatura digital e eletrônica ganhou validade jurídica desde 2001, quando foi publicada a Medida Provisória 2.200-2. 

Essa medida regulamenta a certificação digital no país e institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil. Além disso, em 2020 foi aprovada a Lei nº 14.063, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.

A assinatura digital teve impulso extra durante a pandemia da Covid-19, uma vez que novas modalidades de trabalho trouxeram dificuldades em obter subscrições físicas, exigindo, portanto, uma solução tecnológica.

Se você quer saber qual a importância desse processo e como implementar a assinatura digital na sua empresa, confira o artigo que preparamos abaixo. Boa leitura!

O que é assinatura digital em documentos?

A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza criptografia para atribuir integridade e autenticidade a documentos eletrônicos. Em outras palavras, trata-se de uma identidade eletrônica que identifica uma pessoa ou empresa, comprovando sua autoria na concordância com um fato ou na autenticação de um compromisso.

Ela surge em um cenário onde grande parte dos arquivos de diversos setores do mercado migrou para o ambiente digital. Logo, surgiu a necessidade de conferir valor jurídico às informações da mesma forma que as assinaturas manuscritas validam conteúdos em papel. 

Em resumo, a assinatura digital se tornou um elemento fundamental para a digitalização dos negócios, tendo aplicação em praticamente todos os setores de uma empresa. Ela é especialmente útil para cargos de alta responsabilidade que precisam de tomadas de decisão mais ágeis e assertivas, devido à enorme carga de trabalho.

Quais elementos uma assinatura digital deve ter para ter validade jurídica?

Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, em 2001, os documentos digitais também passam a ter validade jurídica no Brasil. Isso significa que eles podem substituir os documentos físicos, desde que sejam assinados digitalmente de acordo com as normas estabelecidas.

No caso da assinatura digital, por exemplo, é exigido o uso de um Certificado Digital, este que deve ser emitido por uma autoridade certificadora autorizada pela ICP-Brasil.

Além disso, para ter valor legal, a assinatura digital deve atender a três requisitos básicos:

• integridade: garantia de que o documento não foi (e não pode ser) adulterado ou fraudado;
• autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio do uso de uma chave privada (exclusiva do seu proprietário), que garante a autoria da assinatura;
• registro da assinatura: quando foi feita e como foi feita.

Vantagens de implementar a assinatura digital e eletrônica na empresa

A implementação da assinatura digital oferece várias vantagens significativas para uma empresa. Primeiro, porque a assinatura digital garante a autenticidade dos documentos, utilizando criptografia para vincular a assinatura ao signatário de forma única, impedindo a falsificação. Além disso, a assinatura digital protege a integridade dos documentos, detectando qualquer alteração feita após a assinatura.

A utilização da assinatura digital também traz benefícios em termos de agilidade e eficiência. Ela elimina a necessidade de imprimir papéis e até a necessidade de se deslocar até o cartório para autenticar documentos. 

Dessa maneira, permite que os processos sejam concluídos de forma mais rápida e eficiente. Isso resulta em economia de tempo e redução de custos operacionais, além de contribuir para a sustentabilidade ambiental na medida em que reduz o uso de papel. 

Leia também: A importância de implementar a Assinatura Digital no setor da saúde

Como funciona o sistema de assinatura digital e eletrônica da Selbetti?

Reconhecida como a maior integradora de tecnologia do Brasil, a Selbetti possui o sistema de assinatura digital S-SIGN em seu portfólio de softwares. Esse sistema funciona de uma forma muito simples: basta carregar os documentos a serem assinados e informar os dados dos signatários. 

Os signatários informados então recebem por e-mail um link seguro para visualizar e assinar o documento. Com as assinaturas realizadas, o documento eletrônico ganhará validade jurídica e poderá ser armazenado em meio eletrônico com toda a segurança.

O S-SIGN ainda permite rastrear o reconhecimento eletrônico a partir de certificados digitais, atribuindo autenticidade aos documentos e proteção após a autorização.

Entre os documentos que podem ser assinados digitalmente estão:

• Contratos;
• Termos de Responsabilidade;
• Cartas Proposta;
• Acordos Home Office;
• Formulários de Admissão;
• Prontuários Médicos;
• Entre outros.

Funcionalidades do S-SIGN

A solução S-SIGN da Selbetti é completa para quem precisa de Assinatura Eletrônica e Digital em seus documentos. Ela é armazenada no Blockchain AWS e possui segurança com validade jurídica. 

Sem papel, sem transporte, sem burocracia e com poucos cliques. É só carregar o documento, definir os assinantes e enviar. Confira a seguir algumas funcionalidades do sistema de assinatura digital e eletrônica:

• 100% Cloud: a plataforma está disponível no formato cloud, sem necessidade de instalações e infraestrutura.
• Multi Dispositivos: o sistema pode ser acessado pela web através de qualquer dispositivo.
• Carimbo do Tempo: todas as assinaturas recebem um carimbo do tempo padrão ICP-Brasil, aumentando a segurança.
• API de Integração: enviar documento, definir assinantes e ser notificado da realização de uma assinatura: tudo isso é possível no S-Sign.

Leia também: As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados

Tenha o melhor software para assinatura digital de documentos do mercado! 

Como você pôde ver, o uso da assinatura digital em documentos se tornou uma necessidade nas organizações que desejam crescer e se destacar no mercado. 

Afinal, é impensável nos dias atuais perder tempo assinando pilhas de papéis manualmente, já que além do enorme tempo gasto, há um custo extra com papéis, impressão e armazenamento.

Por isso, você pode contar com o S-SIGN da Selbetti, a melhor tecnologia de assinatura digital e eletrônica do mercado. Ficou interessado (a)? Então entre em contato e fale com nossos consultores para saber mais!