A importância do gerenciamento de impressões na educação
Para muitas instituições de ensino, o gerenciamento de impressões é uma operação complexa. Na maioria dos casos, os problemas enfrentados, como a dificuldade de contabilização de documentos em papel e a falta de uma política de impressão, podem ser facilmente resolvidos com tecnologia.
Nesse caso, o investimento em soluções e plataformas específicas para o gerenciamento de impressões torna-se uma necessidade para as instituições. O ajuste da demanda de impressão economiza dinheiro e otimiza o desempenho, o que é essencial em todo negócio.
No artigo que preparamos abaixo, falamos sobre a importância do gerenciamento de impressões na educação, e como a solução da Selbetti pode ajudar neste processo. Siga a leitura e confira!
O que é gerenciamento de impressão?
De um modo geral, o gerenciamento de impressão garante que os computadores e demais dispositivos estejam conectados adequadamente às impressoras.
O gerenciamento de impressões coordena todos os processos entre a impressora e os dispositivos, facilitando o dia a dia dos usuários.
O principal benefício dessas plataformas é ajudar as instituições a assumirem o controle de sua logística de impressão. Isso ocorre fornecendo as informações necessárias para a correta tomada de decisão, permitindo conhecer o custo de cada impressão e o desperdício de insumos.
É possível ainda identificar qual computador originou a impressão, e também que tipo de documento foi impresso. Isso evita desperdícios ou impressões particulares.
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Por que o gerenciamento de impressões é importante?
Um serviço de gerenciamento de impressões pode trazer diversos benefícios para sua unidade de ensino, mas há três grandes vantagens que gostaríamos de destacar:
1. Economia de custos
Os serviços de gerenciamento permitem que sua instituição de ensino reduza os custos relacionados ao seu ambiente de impressão, implementando o monitoramento de dispositivos em tempo real. Isso auxilia da seguinte maneira:
- há manutenção proativa, antecipando problemas antes que eles ocorram e afetem os fluxos de trabalho;
- seus colaboradores não perdem tempo solicitando toners e outros suprimentos;
- efetuando o controle de quem pode ou não acessar determinados recursos, além de verificar a quantidade de impressões, você evita usos não autorizados dos dispositivos.
Esse controle em tempo real resulta, em curto prazo, na economia de papel e suprimentos que antes eram considerados custos ocultos no orçamento da sua organização.
2. Otimização do fluxo de trabalho
A otimização do fluxo de trabalho é baseada na análise de sua infraestrutura de impressão e na reorganização de seus ativos seguindo uma série de práticas recomendadas. Isto acontece da seguinte maneira:
- Auxilia na preparação de relatórios mensais de impressão para estabelecer políticas de controle e monitoramento positivo;
- Oferece a capacidade de usar dispositivos móveis para liberar trabalhos de impressão, não importa onde você esteja ou a que hora do dia você precise dos documentos;
O objetivo desta reorganização e acompanhamento é garantir que as necessidades de impressão em cada área da sua instituição de ensino estejam 100% cobertas, para que não haja congestionamentos ou perda de produtividade.
3. Segurança aprimorada
Na era da Internet das Coisas (IoT), cada vez mais dispositivos estão conectados e mais dados são trocados entre eles. Isso, que por um lado oferece grandes vantagens, tem o risco de expor informações confidenciais de sua instituição a ataques cibernéticos.
Por esta razão, hoje é mais importante do que nunca trabalhar na segurança de todos os seus equipamentos, incluindo os dispositivos multifuncionais da sua rede. Um sistema de gerenciamento de impressões desatualizado ou inexistente pode facilitar o acesso não autorizado a uma rede inteira onde informações confidenciais são armazenadas.
Os serviços de gestão de impressão ajudam a minimizar os riscos de várias maneiras:
- Mantendo os equipamentos devidamente atualizados e configurados;
- Utilizando tokens para controlar quem pode ou não utilizar o equipamento multifuncional;
- Monitorando computadores para detectar violações de segurança e impedir a execução de programas maliciosos;
- Configurando o envio de dados ou informações apenas para usuários autorizados;
- Rastreando os documentos que são impressos de forma centralizada, garantindo a integridade dos dados em todos os momentos
Um computador comprometido pode gerar consequências econômicas, jurídicas e reputacionais consideráveis para uma instituição de ensino. Por isso é muito importante prevenir e mitigar todos os riscos existentes.
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Tracker: conheça o sistema de gerenciamento de impressões
Como foi possível ver, o gerenciamento de impressões na educação é cercado de inúmeras vantagens, que vão desde a economia de papel, passando pela otimização dos equipamentos, e fechando com o aumento da segurança da rede.
E, como forma de auxiliar gestores e empreendedores, a Selbetti desenvolveu um dos melhores sistemas de gestão de impressões do mercado: o Tracker.
Ele proporciona total controle e gestão das impressões e cópias no parque de impressões, permitindo identificar quem imprimiu determinado arquivo, quando fez isso, em qual equipamento, a quantidade de documentos impressos e até seu conteúdo.
O Tracker também oferece segurança a partir do monitoramento de informações por usuários ou áreas para o controle de impressões. Para conhecer esta solução incrível, você pode clicar aqui e acessar nossa página completa.
Mas além da solução Tracker para o gerenciamento de impressões, a Selbetti conta com muitas outras para a área educacional. Clique aqui e confira!
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