Automação da gestão de documentos: entenda as vantagens
Nos dias de hoje, a gestão de documentos é uma tarefa fundamental para empresas de todos os segmentos e tamanhos. Manter os registros organizados e acessíveis é um grande desafio para as organizações. A boa notícia é que a tecnologia está cada vez mais presente no ambiente empresarial, possibilitando a automação da gestão documental, o que garante mais eficiência e produtividade às empresas. Neste artigo, vamos falar sobre a automação da gestão de documentos, suas vantagens e além de apresentar as soluções que a Selbetti oferece para contribuir com essa tarefa dentro de sua empresa.
O que é automação da gestão de documentos?
A automação da gestão de documentos é uma prática que consiste em utilizar ferramentas tecnológicas para gerenciar os documentos de uma empresa. Isso inclui desde a digitalização de documentos em papel até o armazenamento, organização, busca e compartilhamento de arquivos digitais. Com a automação da gestão documental, é possível ter acesso rápido e fácil a todas as informações que a empresa possui, independentemente do formato em que estão armazenadas.
Quais são as vantagens da automação da gestão de documentos?
Existem muitas vantagens em automatizar a gestão de documentos de uma empresa. Confira algumas delas:
1- Redução de custos
Com a automação da gestão documental, é possível economizar com impressão, armazenamento físico de documentos, espaço físico e mão de obra. Isso significa que a empresa pode investir em outras áreas, tornando-se mais competitiva no mercado.
2- Mais produtividade
Ao automatizar a gestão de documentos, a empresa ganha em produtividade. Isso porque a empresa pode investir o tempo que gastaria em busca de documentos em atividades mais importantes para o negócio. Além disso, com a gestão de documentos digitais, é possível acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer momento, o que aumenta a agilidade dos processos.
3- Melhor organização
A gestão documental é essencial para manter a organização de uma empresa. Com a automação,a empresa passa a ter o controle mais preciso de todos os documentos, além de garantir que eles estejam sempre atualizados e acessíveis.
4- Maior segurança
A automação da gestão de documentos também garante mais segurança às informações da empresa. Com o controle de versão de docs, é possível ter um histórico completo de todas as alterações feitas nos documentos, o que facilita a identificação de possíveis erros e falhas.
5- Acesso remoto
A gestão de documentos digitais permite o acesso às informações de diversos lugares e a qualquer momento, desde que haja conexão à internet. Isso significa que colaboradores que trabalham de forma remota ou que precisam acessar informações enquanto estão fora da empresa podem fazer isso com facilidade.
6- Agilidade nos processos
A automação da gestão de documentos permite que os processos sejam executados de forma mais ágil, uma vez que a busca e o acesso às informações é mais rápido e eficiente. Além disso, é possível estabelecer fluxos de trabalho mais claros e objetivos, o que reduz o tempo gasto em tarefas burocráticas e aumenta a velocidade de execução dos processos.
7- Sustentabilidade
A gestão documental automatizada também é mais sustentável, uma vez que reduz o consumo de papel e outros recursos utilizados no armazenamento físico de documentos. Com a adoção de práticas mais sustentáveis, a empresa contribui para a preservação do meio ambiente e reafirmando o compromisso para a construção de um mundo mais consciente.
8- Atendimento ao cliente
Com a gestão documental automatizada, a empresa consegue oferecer um atendimento mais ágil e eficiente ao cliente. Isso porque é possível acessar as informações necessárias com rapidez, o que permite solucionar dúvidas e problemas de forma mais rápida e precisa.
9- Melhoria na tomada de decisões
A gestão de documentos digital facilita o acesso a relatórios e indicadores que ajudam a identificar padrões e tendências de negócio. Com base nessas informações, é possível tomar decisões mais assertivas e estratégicas, o que contribui para o sucesso da empresa.
10- Compartilhamento de informações
A gestão documental automatizada permite o compartilhamento de informações entre os colaboradores de forma mais fácil e segura. Com a digitalização de documentos, é possível criar uma base de dados centralizada e acessível a todos os membros da equipe, o que facilita o trabalho em equipe e o compartilhamento de informações importantes.
Como automatizar a gestão de documentos?
Para automatizar a gestão de documentos, é necessário contar com um software de gestão documental. Existem diversas opções no mercado, mas a Selbetti oferece o ECM Selbetti, que é a melhor solução de software de gestão de documentos do mercado.
O ECM Selbetti é uma ferramenta completa, que permite a gestão de documentos digitais de forma eficiente e segura. Além disso, o software conta com diversas funcionalidades, como o controle de versão de docs, que facilita o gerenciamento de alterações nos documentos.
Outra funcionalidade importante do ECM Selbetti é a integração com o BPMS (Business Process Management Suite), que permite automatizar e monitorar os processos da empresa de forma eficiente. Com a integração do ECM Selbetti com o BPMS, é possível ter um controle maior sobre os documentos utilizados nos processos da empresa, facilitando a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.
Além disso, o ECM Selbetti oferece uma série de benefícios para a empresa, como a redução de custos com impressão e armazenamento físico de documentos, a otimização do tempo de busca e acesso às informações, a melhoria na segurança dos dados, a redução de erros e falhas e o aumento da eficiência dos processos internos.
O software também é bastante flexível e pode ser customizado de acordo com as necessidades de cada empresa. O ECM Selbetti é uma solução completa, que atende a todas as demandas de gestão de documentos de uma empresa.
Conclusão
Em suma, a automação da gestão de documentos é essencial para ganhar mais produtividade e organização no ambiente corporativo. Com as ferramentas tecnológicas disponíveis, é possível tornar a gestão documental mais eficiente e segura. A Selbetti oferece o ECM Selbetti, a melhor solução de software de gestão de documentos do mercado, que conta com diversas funcionalidades que facilitam a gestão de documentos digitais e a integração com o BPMS para automatizar e monitorar os processos da empresa de forma eficiente.
Se você está buscando uma solução completa para a gestão documental da sua empresa, entre em contato com um consultor da Selbetti e conheça mais sobre o ECM Selbetti e todas as suas funcionalidades. Acesse a página de Soluções da Selbetti e saiba como podemos ajudar a sua empresa a se tornar mais produtiva e eficiente. E, se quiser saber mais sobre os termos do ECM, confira nosso glossário do ECM em nosso blog.
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