Como escolher um software para gestão de processos (BPMS)?

Como escolher um software para gestão de processos (BPMS)?

Confira algumas dicas para escolher o melhor software de gestão de processos para o seu negócio e impulsione seus fluxos de trabalho.

Você sabe o que considerar na hora de escolher um software para gestão de processos? Para acertar na escolha, é importante entender o funcionamento de um sistema BPMS e quais as necessidades do seu negócio atualmente.

A implementação de um software de gestão de processos possibilita uma série de benefícios para uma empresa. Entre eles estão a alta produtividade, redução de custos operacionais e uma gestão transparente e mais acessível a todos. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, confira o artigo abaixo e saiba tudo o que precisa para escolher um software BPMS com assertividade. Boa leitura!

O que é um software de gestão de processos (BPMS)?

Um software de gestão de processos, conhecido como BPMS (Business Process Management System), é uma ferramenta que auxilia na modelagem, automação e melhoria de processos de negócio. Ele permite que as empresas visualizem, analisem, otimizem e monitorem seus fluxos de trabalho de forma centralizada.

Assim, um BPMS oferece recursos para desenhar fluxos de trabalho, definir regras de negócio, automatizar tarefas, monitorar o desempenho dos processos e realizar análises para identificar oportunidades de melhoria. 

Essa solução tecnológica contribui para aumentar a eficiência operacional, reduzir erros, agilizar as atividades e melhorar a comunicação entre os envolvidos nos processos.

Importante enfatizar que, para o BPMS gerar benefícios, é fundamental que o negócio promova uma integração entre os departamentos e tenha uma rotina orientada por processos. 

Em resumo, um software de gestão de processos (BPMS) é uma ferramenta estratégica que ajuda as empresas a otimizarem seus fluxos de trabalho, impulsionando a produtividade e a eficiência operacional.  

Leia também::: Gestão de processos: o que é e como implantar na indústria

Qual a diferença entre BPM e BPMS?

BPM (Business Process Management) e BPMS (Business Process Management System) são termos relacionados à gestão de processos de negócio, mas possuem significados diferentes.

BPM é uma abordagem de gerenciamento de processos que envolve a identificação, modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização de processos de negócio. É uma disciplina que busca melhorar a eficiência, eficácia e agilidade dos processos organizacionais, com foco na obtenção de resultados e na satisfação do cliente.

Por outro lado, BPMS refere-se a um sistema ou software específico utilizado para implementar a gestão de processos de negócio. Ou seja, um BPMS é a aplicação prática da metodologia BPM e tem como principal função automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento.

Logo, a diferença é que o BPM é uma metodologia de gestão de processos de negócio, enquanto o BPMS é um software de implementação de processos. O BPM estabelece um conjunto de técnicas que podem ser adotadas na otimização de processos e o BPMS as coloca em prática através de sua tecnologia. 

5 fatores para considerar na hora de escolher um software de gestão de processos 

A escolha de um software para gestão de processos (BPMS) precisa ser assertiva e considerar alguns pontos, que apresentamos abaixo:

1. Capacidade de integração

Um dos fatores fundamentais na escolha do BPMS é optar por uma ferramenta que tenha integração nativa com outras tecnologias, como um ECM (Enterprise Content Management), por exemplo.

A integração ajuda a tornar os processos mais ágeis e fornece dados e relatórios importantes para a tomada de decisões.

Em um processo de solicitação de compra, por exemplo, é possível cadastrar fornecedores e escolhê-los de forma mais simples e automatizada, com todos os dados disponíveis no sistema para que você possa fazer a avaliação de acordo com suas necessidades.

2. Usabilidade

Um sistema BPMS deve ser capaz de facilitar a execução dos processos e, para isso, deve ser compreensível por todos os envolvidos.

É preciso lembrar que o sistema será utilizado por colaboradores de diversas áreas e responsáveis ​​por diferentes processos, e quanto melhor for sua usabilidade e praticidade, melhor.

3. Capacidade de suporte

A empresa fornecedora contratada deve fornecer o suporte necessário para a utilização do sistema. Verifique a facilidade de acesso que você terá ao serviço de suporte, e se possui SLA (Service Level Agreement).

Além disso, o ideal é que o sistema seja de fácil aprendizado para os usuários da empresa, para que os envolvidos possam gerenciar os processos sem depender do contratado.

4. Disponibilidade de informações

Também é importante que você avalie as informações fornecidas sobre a ferramenta e como utilizá-la.

É fundamental que a documentação da ferramenta contenha exemplos de uso e tutoriais que mostram como usar os recursos do sistema. Os usuários devem ter autonomia no gerenciamento do software, sem depender muito do suporte de TI.

5. Infraestrutura necessária

É necessário verificar se sua empresa possui a infraestrutura relevante para implementar a solução. Nesse sentido, pergunte-se: seu negócio está em um único servidor ou possui uma estrutura descentralizada? A infraestrutura de TI existente já possui uma plataforma de tecnologia que pode afetar a implementação?

Vale apostar em fornecedores que realizam uma consultoria personalizada antes da contratação do serviço. Dessa maneira, fica mais fácil entender os recursos que você possui e se é necessário alguma mudança para a implementação do sistema.

Leia também: Ferramentas de BPM: o que são e qual é a melhor do mercado

Conheça o IBPMS Selbetti e otimize seus processos de negócio

Como fica claro, a escolha de um software para gestão de processos – BPMS requer análise para que a contratação seja a mais assertiva para sua empresa. E, quando isso ocorre, seu negócio passa a contar com inúmeros benefícios.

Se você está procurando por um bom sistema de gestão de processos, precisa conhecer o iBPMS da Selbetti. Nosso software foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial. 

O iBPMS é 100% cloud (em nuvem) e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações da empresa em um só ambiente. Ele garante um controle efetivo de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos no processo e de todo o ciclo da cadeia produtiva. 

O software se destaca por oferecer diversas funcionalidades:

• Customização de processos;
• Criação de formulários online;
• Acompanhamento de processos em tempo real;
• Padronização e automatização das solicitações;
• Controle de prazos das principais atividades do processo;
• Integração com os sistemas da empresa;
• Realização de tarefas pelo smartphone;
• Acesso a gráficos personalizados (dashboards) para facilitar as análises organizacionais;
• Criação e personalização de processos;
• Sistema de alerta para manter controle de prazos e tarefas agendadas;
• Entre outras funcionalidades.

Em suma, implementar o iBPMS Selbetti é ideal para a sua empresa reduzir custos, alavancar a performance e melhorar o desempenho operacional. 

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