ECM: o que é, 4 benefícios e como funciona

ECM: o que é, 4 benefícios e como funciona

Descubra o que é e como uma ferramenta ECM vai transformar as rotinas de gestão de documentos do seu negócio.

Você ainda faz o gerenciamento de documentos de forma manual na sua empresa? Então, está na hora de dar um passo adiante e conhecer o ECM, ou Enterprise Content Management.

Trata-se de uma solução inteligente que automatiza a gestão de documentos, proporcionando alta produtividade, redução de custos e otimização de processos. 

Com a Gestão de Conteúdos Empresariais ECM tornou-se possível realizar de forma mais assertiva etapas de coleta, gerenciamento, armazenamento, segurança e distribuição das informações.

Esse fator evidencia a importância de as empresas adotarem a tecnologia para potencializar as rotinas, além de evitar episódios de vazamento de dados, descumprimento de regulamentos, interrupções sérias das atividades por perda de documentos importantes e muito mais.

Neste post, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o ECM, desde o que é e como funciona até quais as vantagens e principais recursos. Acompanhe a leitura!

O que é ECM?

ECM (Enterprise Content Management) é um conjunto de métodos, ferramentas e estratégias usadas para gerenciar todo o ciclo de vida de documentos e informações organizacionais.

Ou seja, muito além de uma metodologia ou tecnologia, o ECM é uma combinação entre ambas que visa centralizar as informações e produzir conhecimentos úteis para auxiliar em cada etapa do processo de gerenciamento de conteúdo. 

As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.

Além disso, trazem recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas. 

Isso possibilita aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos operacionais e ainda mitigar riscos, evitando episódios de exposição ou perda de dados essenciais.

Entenda a importância da tecnologia ECM

De acordo com um estudo realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management) em parceria com o CENADEM-IPC, 89% dos negócios do mundo acreditam que as ferramentas de ECM e GED são fundamentais para suas rotinas.

Embora não esteja inclusa dentro de um ECM, a assinatura digital é uma tecnologia comumente utilizada em conjunto com o software de gestão de documentos, já que auxilia na garantia da integridade, autenticidade e confiabilidade do negócio, na medida em que atribui validade jurídica aos documentos digitais, estes que são plenamente armazenados no ECM.

Importante destacar, também, que o ECM pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do porte ou segmento, com ótimos resultados. 

Como funciona o ECM?

O ECM realiza a gestão de documentos de forma automática com o objetivo de acelerar as rotinas da organização e facilitar o acesso às informações.

Nesse sentido, a gestão de documentos ECM funciona a partir de 5 etapas fundamentais: capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir. Confira a seguir cada etapa detalhadamente!

Capturar

Esta etapa diz respeito à consolidação das informações, isto é, como elas são coletadas. O conteúdo pode ser transmitido para o sistema a partir da digitalização de documentos físicos por meio de multifuncionais, smartphones e scanners, ou via integração com um CRM, ERP ou BPMS.

Gerenciar

O gerenciamento ECM trabalha com base em três fatores:

• conectar;
• modificar;
• empregar as informações.

É recomendado que esses pontos sejam gerenciados através de um sistema colaborativo na nuvem, que também permita acesso em dispositivos móveis.

Armazenar

O armazenamento dos documentos é feito em um ambiente seguro, com realização de backups regulares e disponibilização da última versão dos documentos para evitar perdas ou duplicidade. Além disso, o ECM se caracteriza por oferecer uma pesquisa inteligente a partir de filtros e motores de busca.

Preservar

A preservação dos dados da empresa é vista como essencial. Por isso, são utilizados meios como senhas, criptografia, autenticação de dois fatores, backups e outros mecanismos de proteção.

Distribuir

Além de manter os diretórios sempre organizados, o ECM pode ser integrado com outros sistemas como o BPM. Isso pode garantir que os documentos ou conteúdos empresariais sejam diretamente encaminhados às pessoas autorizadas, desde o momento em que essas informações são enviadas para a empresa.

Quais são as vantagens de utilizar um software ECM?

As vantagens de adotar um software de gestão de conteúdo empresarial são inúmeras, vão desde redução de custos até mitigação de riscos. Veja algumas das vantagens do ECM:

Redução de custos operacionais

Fazer a gestão de documentos com um sistema ECM significa economia de recursos. Isso porque o gerenciamento inteligente das informações possibilita:

• reduzir de forma significativa o uso do papel;
• aumentar a produtividade da equipe;
• otimizar o espaço físico.

Todos esses fatores refletem na redução dos custos operacionais, garantindo uma rotina muito mais econômica e com melhores entregas.

Centralização de informações + alta produtividade

Um software ECM centraliza todas as informações empresariais e possibilita que elas sejam distribuídas automaticamente para as pessoas autorizadas. 

Esse fator garante alta produtividade às rotinas, já que os colaboradores terão toda a informação de que precisam para realizar as tarefas e, ainda, poderão localizá-la rapidamente no sistema.

Mitigação dos riscos

O ECM oferece uma plataforma centralizada e com recursos como versionamento e personalização de acessos para garantir que o conteúdo seja armazenado e distribuído de forma adequada. 

Isso significa que ele atenderá os requisitos de conformidade legais e setoriais, além de estar protegido contra vazamentos, perdas ou duplicidade.

Processos mais organizados

Por fim, o ECM traz um grande valor para a otimização de processos do negócio, haja vista que sua funcionalidade de automação ajuda a eliminar atividades manuais como:

• escaneamentos;
• fotocópias; 
• distribuição de documentos físicos.

Com isso, torna-se possível eliminar gargalos, acelerar processos, reduzir a necessidade do papel e ainda manter a integridade das informações.

E quais são as funcionalidades de um sistema ECM?

Confira abaixo quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de documentos ECM:

• Versionamento: controle e rastreamento de todas as alterações nos documentos, desde a autoria até o momento da edição. O objetivo é evitar a duplicidade e garantir que os usuários tenham acesso a documentos corretos;
• Captura de informações: captura, classificação e validação de documentos (estruturados ou não estruturados) de forma inteligente e automática;
• Gerenciamento de conteúdos: organização e gerenciamento eficiente de conteúdos empresariais, com facilidade de acesso às informações e tomadas de decisão mais ágeis;
• Personalização de acesso: configuração de acesso para determinar os departamentos e usuários autorizados a visualizar ou compartilhar a informação. Tudo em um ambiente que segue as regras da LGPD e as normas ISO;
• Automação de processos: automatização de tarefas repetitivas (ex: aprovações, armazenamentos, transferências) para simplificar e potencializar as rotinas do negócio;
• Análises e relatórios: acesso a relatórios e análises sobre o andamento de todo o fluxo de trabalho, incluindo projetos, tarefas e processos; 
• Gestão de cases e clientes: visualização e rápida distribuição de informações sobre cada parceiro comercial, garantindo estabelecer estratégias para estreitar o relacionamento;
• Full Text Search: indexação automática dos textos dos documentos, com ampliação das capacidades de pesquisa que pode ser feita conforme o conteúdo e relevância.

Adote um sistema ECM no seu negócio agora mesmo!

Neste post, vimos o que é ECM e como ele pode contribuir significativamente para as rotinas empresariais com mais produtividade, otimização de recursos e alta eficiência nos processos.

A adesão ao sistema ECM não para de crescer no mundo corporativo, afinal, que organização não quer todas essas vantagens no dia a dia? 

Por isso, se você ainda faz o gerenciamento de informações e documentos de forma manual na sua empresa, está na hora de investir em um bom ECM para alavancar seus resultados. Conheça o software ECM da Selbetti e se surpreenda com tudo o que ele pode fazer por você!