Gestão de documentos no RH: 5 dicas para fazer

Gestão de documentos no RH: 5 dicas para fazer

Fazer uma boa gestão de documentos no RH é fundamental para garantir plena organização e segurança jurídica para as empresas. 

Afinal, essa área lida com uma grande quantidade de documentos, que vão desde currículos e formulários até contratos e comprovantes. 

Geralmente, esses documentos contêm informações importantes e não podem ser extraviados ou acessados por qualquer pessoa.

Por isso, neste artigo vamos explicar a importância e como fazer a gestão de documentos na área de Recursos Humanos. Acompanhe a leitura!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é a prática de organizar e armazenar os documentos de forma eficiente, desde sua criação até o seu arquivamento ou descarte. O objetivo é garantir a integridade, disponibilidade, acessibilidade e segurança dos arquivos. 

Esse gerenciamento é essencial para qualquer empresa que esteja em busca de implantar uma rotina segura e produtiva. Sobretudo, porque as consequências que a falta ou má gestão de documentos podem causar não são positivas. 

Confira abaixo possíveis transtornos:

• demora para encontrar informações e baixa produtividade dos colaboradores;
• perda ou vazamento de informações confidenciais;
• riscos de multas ou sanções fiscais;
• fomento de imagem negativa entre os stakeholders.

Essas situações apresentadas reforçam a importância de começar a adotar as boas práticas de gestão de documentos para manter a empresa em conformidade com as leis e evitar possíveis contratempos.

Qual a importância da gestão de documentos no RH?

Como mencionamos, o departamento de Recursos Humanos tem acesso a informações relevantes dos colaboradores e até da própria organização. São documentos como:

• holerites;
• contratos;
• atestados;
• cálculos de pagamentos;
• guias de impostos;
• recibos;
• informações ligadas à PIS, CTPS e CFPs;
• entre outros.

Agora imagine que esses arquivos são extraviados ou, então, são acessados por pessoas não autorizadas, que divulgam as informações indevidamente. 

Com a existência e vigência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), por exemplo, a empresa pode enfrentar grandes prejuízos financeiros e até ter a reputação abalada.

Nenhuma empresa quer isso, não é mesmo? Por isso, a importância de adotar boas práticas de gestão de documentos. Entre algumas vantagens de fazer a gestão de documentos no RH temos:

• redução de custos;
• potencialização da produtividade;
• segurança de armazenamento;
• conformidade com leis e regulamentações trabalhistas.

Por isso, se você ainda não faz o gerenciamento de documentos no RH da sua empresa, está na hora de começar. Essa prática é vital para manter todos os processos organizados e em segurança.

5 dicas para gerenciar documentos na área de RH

Agora que você já sabe qual é a importância da gestão de documentos em RH, que tal saber por onde começar? Confira a seguir algumas dicas para iniciar o gerenciamento no seu negócio!

1- Adote um padrão de organização

Não adianta armazenar os documentos de qualquer forma. É importante estabelecer padrões de organização para que eles sejam facilmente encontrados quando preciso. 

Portanto, adote classificações na hora de armazenar os documentos, como nomenclatura, formato e datas previstas para descarte. Isso vale tanto para documentos físicos, quanto digitais.

Para que a padronização seja realizada com sucesso, vale envolver todos os colaboradores do setor nessa atividade, já que são eles que vão manusear os documentos no dia a dia.

2- Considere a temporalidade dos documentos

O controle de temporalidade é uma das atividades da gestão de documentos. O foco é garantir que um arquivo seja armazenado pelo prazo necessário, para evitar riscos legais ou o acúmulo de documentos que já podiam ter sido descartados.

No RH, por exemplo, alguns documentos devem ser guardados por um período de tempo até serem destruídos:

• termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos;
• pedido de demissão – 2 anos;
• cadastro de empregados – 3 anos;
• recibos de pagamento – 5 anos;
• atestado médico – 5 anos;
• comprovantes de pagamento PIS/PASEP – 10 anos;

Então, procure monitorar o ciclo de vida dos documentos, conhecendo todos esses prazos. Vale adotar um software de gestão documental para automatizar essa etapa.

3- Crie uma rotina de backup

Para proteger os documentos digitais armazenados pelo RH, é essencial adotar uma rotina de backups regulares. Os backups ajudam a recuperar dados em caso de problemas no equipamento ou, mesmo, um ataque cibernético.

Aqui, também é recomendado manter os documentos sempre atualizados e dentro das pastas certas. Assim, o backup irá fazer o armazenamento das versões corretas.

4- Digitalize os documentos e use o armazenamento na nuvem

Nossa quarta dica para fazer a gestão de documentos no RH é apostar na digitalização e no armazenamento na nuvem. Além de otimizar espaço físico, a digitalização de documentos vai aumentar a organização e a segurança em backups.

Vale lembrar que os documentos digitalizados podem ter os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Para isso, é importante que eles contem com uma assinatura eletrônica que comprove sua autoria, conforme o decreto nº 10.278/2020. 

Após a digitalização, recomenda-se armazenar esses documentos em uma plataforma na nuvem para que seja possível garantir a preservação dos mesmos.

5- Utilize um bom sistema de gestão de documentos

Em uma área como o RH, que precisa lidar com um grande volume de informações, o gerenciamento manual pode ser um desafio. Por isso, nossa última dica é investir em um sistema de gestão de documentos. 

Um bom software de gestão documental vai ajudar a potencializar a organização e o armazenamento, centralizando documentos em um só ambiente. 

Além disso, essa tecnologia pode automatizar algumas etapas complexas como o controle de acesso, o monitoramento de prazos de temporalidade e a padronização. 

Potencialize o seu RH com o melhor sistema de gestão de documentos do mercado 

Como vimos, a gestão de documentos no RH é vital para garantir o funcionamento dessa área tão importante para as empresas. Nesse sentido, vale considerar a implementação de uma tecnologia própria para esse gerenciamento.

O sistema de gestão de documentos (ECM) da Selbetti é 100% na nuvem e reúne tudo o que uma empresa precisa para ter excelência no gerenciamento de arquivos, desde classificação e indexação automática e personalização de acessos até controle de temporalidade e de versões. 

Quer potencializar a gestão documental do seu RH? Então, entre em contato e fale com o nosso consultor!