Gestão eletrônica de documentos: benefícios, melhores práticas e soluções

Gestão eletrônica de documentos: benefícios, melhores práticas e soluções

A gestão eletrônica de documentos ajuda a empresa a adquirir mais tempo para desempenhar outras atividades, além de rapidez para tomar decisões. Entenda!

Você já parou para pensar no tempo que sua equipe desperdiça com tarefas manuais e papéis? 

Segundo um estudo da Xerox, 46% dos funcionários de pequenas e médias empresas ainda enfrentam fluxos de trabalho ineficientes relacionados ao papel. Isso é algo que não só desacelera a produtividade do time, como também aumenta o risco de erros e retrabalho.

A boa notícia é que o mercado de soluções para gestão eletrônica de documentos está crescendo rapidamente. Avaliado em US$ 4,89 bilhões em 2019, ele tem a projeção de atingir US$ 10,17 bilhões até 2025, de acordo com o ReportLinker.

Sua empresa já faz a gestão de documentos eletrônicos? Se a resposta é “não”, atenção! Esse pode ser o momento de parar, refletir e considerar essa prática! 

O que é gestão eletrônica de documentos 

A gestão eletrônica de documentos nada mais é do que uma prática de controle, que consiste em usarmos tecnologias para automatizar o armazenamento, a classificação, o acesso e compartilhamento de informações.

Aqui, ao invés de mantermos um arquivo físico, digitalizamos os documentos e gerenciamos esse acervo em um ambiente digital, que pode ser ou um sistema de armazenamento em nuvem, um servidor dedicado ou plataforma de gestão de documentos (GED).

Para que serve a gestão de documentos eletrônica

Há muito tempo, as empresas conservavam um arquivo físico para armazenar, classificar e acessar informações empresariais. Dependendo da complexidade dos processos ou até mesmo da carteira de clientes, o volume de documentos podia exigir uma sala enorme ou um depósito exclusivo para organização de pastas e arquivos.

Esses ambientes “adicionais” acabavam encarecendo o aluguel – afinal, era preciso alugar um espaço capaz de comportar todo o arquivo –, além de demandar tempo para realizar tudo manualmente e serviços de manutenção e conservação para manter os documentos intactos. 

Nos últimos anos, temos visto um movimento no qual as práticas sustentáveis passaram a ser mais valorizadas pelas pessoas, ao mesmo tempo que cresceu a necessidade de as empresas reduzirem seus custos para manter a competitividade.

Assim sendo, podemos dizer que a gestão eletrônica de documentos se tornou uma prática muito importante, não só porque ela evita que a empresa desembolse um dinheiro desnecessário com arquivo físico, mas para mostrar ao mercado e às pessoas que ela está verdadeiramente comprometida em adotar ações conscientes para reduzir o consumo de papel, plástico e outros recursos.  

Principais benefícios da gestão eletrônica para empresas

Quando falamos em benefícios da gestão eletrônica, imediatamente pensamos que a redução de custos e a criação de uma postura mais ambiental são os únicos ganhos que a empresa pode obter, mas isso está longe de ser verdade.

A empresa que passa a fazer o controle eletrônico dos seus documentos, também consegue adquirir:

Mais agilidade para acessar informações

A gestão eletrônica permite que os documentos sejam organizados e armazenados de forma inteligente, com sistemas GED que utilizam buscas avançadas e categorização automática. Assim, em vez de um funcionário perder tempo vasculhando arquivos físicos ou demorando para localizar uma informação específica, ele consegue acessar tudo em questão de segundos.

Aumento na segurança de dados

Com o uso de ferramentas digitais, a gestão de documentos permite que as empresas adotem políticas de segurança rigorosas, como criptografia de dados e controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham permissão para visualizar ou editar informações sensíveis. 

Isso diminui significativamente o risco de perdas ou roubos de documentos físicos, que podem facilmente ser extraviados ou danificados.

Maior transparência às práticas de negócio

A partir da gestão eletrônica de documentos, a empresa também garante que todos os seus registros estão organizados e acessíveis, o que facilita auditorias e revisões internas ou externas. 

Isso, por sua vez, fortalece a confiança de todos os stakeholders (clientes, investidores, órgãos reguladores, etc.), que percebem o quanto a empresa está comprometida em adotar práticas éticas e transparentes.

Melhor controle sobre informações

Ao adotar a gestão eletrônica, a empresa obtém um controle mais preciso e centralizado sobre seus documentos, o que facilita a rastreabilidade e a padronização de processos, e também permite uma visão global do ciclo de vida dos documentos. Isso é excelente para a tomada de decisão, inclusive. 

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Melhores práticas para fazer uma gestão eletrônica eficiente

Agora que já vimos o que é e para que serve a gestão eletrônica de documentos, vamos entender quais práticas devem compor a rotina empresarial, caso você deseje implementar esse tipo de gerenciamento.

• Digitalização de todos os documentos físicos antigos: Antes de implementar completamente a gestão eletrônica, é importante garantir que todos os documentos em papel sejam digitalizados e organizados corretamente. 

Esse é um trabalho que pode ser demorado, já avisamos, por isso, recomenda-se o planejamento dessa digitalização para que não interrompa ou prejudique o fluxo de trabalho. 

• Uso de um sistema de GED confiável: Escolher uma plataforma que permita o controle total sobre a categorização, armazenamento e compartilhamento de documentos é muito importante para impedir que informações críticas sejam perdidas ou extraviadas.

Essa tecnologia também precisa oferecer recursos de segurança avançados e capacidade de expansão conforme as necessidades da sua empresa crescerem.

• Políticas claras de acesso e permissões: Pode ser que muitas pessoas estejam trabalhando na sua empresa, por isso, é preciso também definir quem poderá acessar, editar e compartilhar determinados documentos. 

Embora pareça uma ação brusca demais, ela é necessária para garantir que informações sensíveis fiquem restritas a quem realmente precisa delas.

• Realização de backups regulares e automatizados: Um sistema de backup automático é importante para evitar a perda de informações em caso de falhas técnicas ou ciberataques. 

Desse modo, sempre que possível, configure para ele ser feito regularmente, de preferência, todos os dias ou três vezes na semana.

• Treinamento de funcionários: Não adianta ter um sistema de gestão de ponta se a sua equipe não souber utilizá-lo. Por isso, também certifique-se que todos os colaboradores estão devidamente treinados, seja para usar as ferramentas ou para seguir os procedimentos corretos de gestão de documentos.
• Auditorias do sistema: Assim como qualquer tecnologia, o sistema de GED pode ter de passar por melhorias e modificações no decorrer do tempo. 

Logo, revise e audite a solução periodicamente para garantir que tudo está funcionando conforme o esperado. 

Implementar a gestão eletrônica de documentos não é complexo, mas é preciso seguir as dicas acima e ter um bom sistema GED para automatizar e simplificar o controle.

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