Como otimizar o parque de impressão da sua empresa?

Como otimizar o parque de impressão da sua empresa?

Como otimizar o parque de impressão da empresa sem complicar a rotina do time de TI? O time da Selbetti responde! 

É no parque de impressão que o fluxo de documentos ganha vida. Quando ocorre algum tipo de problema no setor, como falhas constantes em máquinas ou falta de insumos como toner, a operação sente esses reflexos lá na frente, seja em atrasos de entrega, aumento de custos ou perda de produtividade.

Para impedir que isso se torne rotina na empresa — e os prejuízos venham a se concretizar —, sempre orientamos os clientes a otimizarem o parque de impressão corporativo. Como? É o que vamos entender no artigo de hoje!

Principais desafios do parque de impressão em empresas

O parque de impressão costuma reunir diversos equipamentos, impressoras e multifuncionais para suprir a demanda de impressão da empresa. Esses ativos podem ser compostos por marcas de fabricantes diferentes, modelos mais antigos, novos e seminovos, ou até mesmo máquinas alugadas.

O fato é que todos esses recursos, independentemente de sua origem, são tecnológicos. E, como qualquer solução tech, eles carecem de cuidados frequentes para manter o desempenho e a performance lá no topo. 

Essa diversidade de equipamentos, claro, traz desafios:

• Manutenção dispersa: os dispositivos podem estar vinculados a contratos diferentes, o que acaba complicando a gestão de chamados e o tempo de resposta;
• Baixa padronização: modelos variados dificultam a compra de suprimentos e geralmente aumentam os custos por não haver escala;
• Falta de visibilidade: muitas empresas não sabem exatamente quanto imprimem, o que acaba gerando desperdícios ocultos;
• Equipamentos obsoletos: máquinas antigas tendem a consumir mais energia e toner, além de quebrarem com mais frequência;
• Segurança fragilizada: impressoras sem configuração adequada podem expor dados sensíveis em documentos abandonados na bandeja.

Benefícios da gestão de impressoras centralizada 

Como não há formas de fugir das demandas de impressão, já que a empresa depende desse fluxo para funcionar, o que precisamos fazer é aplicar uma gestão de impressoras centralizada para garantir controle sobre o ciclo de impressão como um todo.

A partir desse controle, a empresa conseguirá identificar gargalos, eliminar desperdícios e direcionar o uso dos ativos de forma inteligente — o que, consequentemente, trará ganhos diretos no que diz respeito à produtividade, redução de custos operacionais e segurança da informação.

Produtividade

Com a centralização, a empresa poderá monitorar em tempo real quais equipamentos estão em uso, onde há sobrecarga e quais setores têm maior demanda. Com esses dados em mãos,  ela consegue redistribuir melhor as tarefas, evitar filas em impressoras específicas e melhorar todo o fluxo do trabalho. 

Redução de custos operacionais

Por meio da gestão de impressoras centralizada, ela também terá maior controle sobre a compra de suprimentos, capacidade para padronizar seus contratos e não só isso: poderá ainda descobrir onde há excesso de impressão e implementar políticas de uso, como impressão frente e verso ou limitação por usuário, para gerar economia.

Segurança da informação

Ao unificar a gestão, a empresa também conseguirá aplicar recursos como autenticação por crachá ou senha para liberar impressões, garantindo que documentos confidenciais não fiquem expostos em bandejas compartilhadas, o que reduzirá riscos de acesso indevido e vazamento de dados.

Tecnologias e softwares para monitorar e reduzir desperdícios

Muito bem! Entendido que a gestão de impressoras centralizadas é importante para otimizar o parque de impressão, a dúvida que pode surgir agora é: como aplicar esse controle na prática?

O time Selbetti acredita que o resultado nasce de um bom planejamento — que vai orquestrar toda a estratégia — e das soluções que serão aplicadas para monitorar o uso dos aparelhos e reduzir os desperdícios.

No que tange a tecnologias e softwares, aqui entram:

• Softwares de gestão de impressão (Print Management): permitem acompanhar em tempo real o volume de impressões por usuário, setor ou equipamento;
• Autenticação de usuários: garante que só pessoas autorizadas retirem documentos;
• Relatórios de uso detalhados: ajudam a identificar áreas de desperdício e monitorar a efetividade das políticas aplicadas;
• Controle de cópias: define limites de impressão por colaborador ou departamento;
• Monitoramento de suprimentos: alerta sobre níveis de toner ou papel antes que acabem.

Como otimizar o parque de impressão corporativo: passos para aplicar

“Entendi que a gestão é ótima para otimizar o parque de impressão corporativo, mas ainda tenho dúvidas de como colocar em prática aqui na empresa. Podem me ajudar?”

Claro! 

Abaixo, separamos as etapas que consideramos indispensáveis para uma boa gestão: 

1- Levantamento do cenário atual do parque de impressão

Quantas máquinas há, onde elas estão alocadas, quais contratos ativos existem e quais setores mais demandam impressão? Fazer um diagnóstico inicial do setor vai evitar decisões baseadas em suposições, e também vai permitir que você identifique quais equipamentos estão obsoletos, onde há gargalos de uso e áreas onde há impressoras subutilizadas.

2- Definição de políticas de impressão

Feito isso, é hora de criar políticas de uso das impressoras, como imprimir frente e verso por padrão, restringir impressões coloridas ou limitar volumes por departamento. A definição dessas políticas vai ajudar você a criar uma cultura de uso responsável.

3- Implantação de tecnologias de monitoramento

A etapa agora é implantar as ferramentas de monitoramento que permitirão que você acompanhe se as regras de impressão estão sendo seguidas. Isso inclui softwares de gestão, autenticação por crachá, relatórios periódicos sobre os volumes impressos, entre outros.

4- Padronização e manutenção preventiva

Equipamentos de marcas e modelos diferentes podem acabar dificultando a gestão de impressoras, caso a sua empresa não adote uma estratégia. Por isso, sempre que possível, é recomendado padronizar o parque com dispositivos do mesmo fabricante, ou então com contratos de outsourcing que centralizem a responsabilidade. A Selbetti pode ajudar nisso!

5- Monitoramento e ajustes

É necessário, também, acompanhar relatórios, analisar indicadores de desempenho e revisar contratos regularmente para manter a operação em dia. Esse cuidado vai refletir na redução de desperdícios, de forma progressiva, além de assegurar que o parque de impressão esteja sempre alinhado às necessidades do seu negócio.

Sempre que termos como “gestão” e “parque de impressão” entram na conversa, pode ser que a prática soe como algo complexo e difícil de ser aplicado. 

Mas X,X não precisa ser dessa forma. Com a solução Print Solutions By Selbetti, você consegue simplificar todo o processo e obter ganhos interessantes de segurança, produtividade e redução de custos. Conheça!