Até alguns anos atrás, era comum ver as empresas reservando uma sala ou um espaço dentro do seu próprio depósito para arquivar documentos físicos, pastas e outros registros importantes.

Porém, desde que os processos começaram a ser digitalizados e incorporados à rotina empresarial, esse tipo de armazenamento foi substituído por acessos/soluções digitais, seja através de servidores locais  – que ficam instalados dentro da própria empresa  – ou então na nuvem.

Além de ganhos como praticidade no dia a dia e agilidade no manuseio e gestão de documentos, essa forma de trabalhar e conservar arquivos, informações e dados, trouxe para dentro das corporações um benefício muito valioso: sustentabilidade.

As empresas que decidiram adotar a digitalização  – e seguem firmes nessa caminhada  – conseguiram reduzir o uso de papel e desperdícios, otimizar fluxos de trabalho e mitigar custos.

A digitalização na redução do uso de papel nas empresas

A digitalização ganhou notoriedade em diferentes setores, quando os empresários perceberam que manter e trabalhar com documentos eletrônicos era muito mais interessante sob a ótica operacional e financeira. Eles poderiam ser armazenados, compartilhados e acessados mais rapidamente, e o melhor de tudo, de forma totalmente remota e segura.

Essa migração para o digital fez com que muitas empresas dessem um “adeus” ao papel físico ou, em grande parte dos casos, reduzissem o seu uso e dependência no fluxo de operações.

Como a assinatura eletrônica agiliza fluxos e melhora a segurança

Saindo um pouco do contexto de arquivamento e armazenamento, o digital também contribuiu para que as empresas se tornassem mais ágeis, eficientes e seguras no que diz respeito às assinaturas.

É o caso da assinatura digital e eletrônica, por exemplo, que trouxeram a possibilidade de os usuários assinarem contratos, documentos legais e termos de compromisso remotamente, uma operação que antes dependia de horas ou até mesmo dias para ser concluída. 

Hoje, literalmente, não é mais necessário se locomover até um escritório físico, pegar um trânsito caótico ou movimentar um automóvel para assinar papéis. Em instantes, pode-se fazer isso, expandindo a possibilidade de empresas fecharem negócios com parceiros comerciais que moram na mesma cidade ou região ou que residem em outros estados e países.

S-SIGN: solução para a sustentabilidade e a eficiência operacional

O S-SIGN é uma solução desenvolvida pela Selbetti para otimizar os processos de assinatura digital. Nele, as empresas podem carregar seus documentos, detalhar informações sobre signatários e configurar cláusulas dentro do próprio sistema. 

Assim que todo o processo de preenchimento é concluído, os signatários são informados para visualizar e assinar o documento a partir de um e-mail com um link seguro de acesso. 

Todo o processo de envio, assinatura e armazenamento é realizado de forma digital e segura; o que traz, além de maior eficiência operacional, ganhos como:

• Redução no consumo de papel e nos impactos ambientais;
• Agilidade para a formalização de documentos importantes;
• Garantia de segurança e conformidade jurídica;
• Mitigação de custos com impressão e logística de documentos físicos.

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Implementação e boas práticas na adoção da assinatura digital

Evidentemente, tudo que envolve digitalização de processos e documentos requer alguns cuidados para que riscos de segurança, autenticidade e conformidade não se concretizem. 

O time da Selbetti, que atua há mais de 47 anos com soluções tecnológica, recomenda a implementação das seguintes práticas:

1- Escolha uma plataforma confiável

Opte por uma solução que siga normas internacionais de segurança e que ofereça certificação digital para garantir a autenticidade das assinaturas, como é o caso do S-SIGN. A plataforma também deve possuir mecanismos avançados de autenticação e verificação de identidade para evitar fraudes e garantir a integridade dos documentos.

2- Implemente políticas internas de uso

Defina diretrizes e protocolos de segurança sobre quando e como devem ser utilizadas as assinaturas eletrônicas. Estabeleça também os tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente, os níveis de permissão para cada usuário e a periodicidade de revisões das políticas. 

3- Garanta a proteção dos dados

Certifique-se também de que a plataforma escolhida utiliza criptografia e métodos de autenticação robustos para evitar acessos indevidos aos dados. Tecnologias como autenticação multifator (MFA), tokens de segurança e trilhas de auditoria são as mais importantes. 

4- Monitore e audite os processos

Acompanhe regularmente os fluxos de assinatura eletrônica e mantenha registros detalhados para garantir conformidade e rastreabilidade dos documentos. Se possível, realize também auditorias periódicas para validar a conformidade com regulamentações e identificar oportunidades de melhoria na segurança.

O futuro dos documentos digitais e a eliminação do papel

De acordo com previsões da Gartner, até 2025, empresas que adotarem a digitalização completa de seus processos internos alcançarão uma eficiência operacional 50% superior àquelas que ainda dependem de papel.

Vindo de uma das mais respeitadas e influentes autoridades em tecnologia e inovação, esse dado reforça a tendência de que cada vez mais empresas vão recorrer a soluções digitais para se tornarem mais sustentáveis e eficientes. 

Quer fazer parte de um futuro orientado à inovação e sustentabilidade, onde o uso de documentos físicos é quase nulo? Conte com o S-SIGN da Selbetti. Saiba mais!