Workflow automatizado: mais agilidade e controle nos seus processos
Já ouviu falar em workflow? O termo, originado do inglês, refere-se ao fluxo de trabalho de uma empresa. Ou seja, a sequência de etapas, regras e responsabilidades que fazem com que seus processos avancem e escalem de uma forma estruturada.
O que acontece quando esse fluxo é interrompido por uma falha ou um erro manual? A etapa seguinte precisa ser paralisada e, com isso, toda a cadeia operacional sofre tal como um efeito dominó.
Felizmente, com a ajuda da automação, hoje as organizações já são capazes de mitigar esses riscos e impedir que prejuízos, provenientes de problemas no fluxo de trabalho, aconteçam. Vamos entender como?
O que é automação de workflow (e o que não é)?
A automação de workflow é uma estratégia orientada por tecnologia para estruturar e executar processos de negócio com o mínimo de intervenção humana. A ideia, com isso, é que as etapas sigam regras predefinidas, de modo que não haja mais erros.
Para ilustrar de forma mais objetiva, imagine o seguinte: sua empresa precisa gerenciar uma grande quantidade de documentos (contratos, propostas, certificados) que circulam entre diferentes áreas para revisão, aprovação e arquivamento.
No modelo manual, esses arquivos são enviados por e-mail, revisados separadamente, salvos em pastas locais e muitas vezes acabam desatualizados ou com versões duplicadas.
Como forma de solucionar esse problema, você decide então implementar a automação sobre os processos, e, agora, o fluxo de aprovação pode ser executado de forma automática: os documentos seguem etapas predefinidas de validação, com notificações automáticas, controle de versões e registro de todas as interações.
É exatamente assim que ocorre um workflow automatizado. Você delega tarefas operacionais para sistemas que executam algumas atribuições sem auxílio direto de pessoas.
Agora, o que não se enquadra na categoria de workflow automatizado?
- Uso de planilhas para controlar tarefas;
- Troca de e-mails como principal meio de movimentação de processos;
- Sistemas que não se integram entre si;
- Execuções manuais repetitivas realizadas dentro de ferramentas digitais.
Sinais de que seus processos manuais estão freando seu negócio
No universo corporativo, existe uma frase que muitos líderes e executivos usam para evitar mudanças estruturais: “Não se mexe em time que está ganhando”.
Na maioria dos casos, realmente essa afirmação faz sentido, mas, quando entramos no contexto de processos, o cenário pode mudar um pouco de figura porque nem sempre os sinais de que algo precisa ser mexido são visíveis em um primeiro momento.
Se o gargalo estiver acontecendo em uma etapa intermediária de um processo como, por exemplo, o envio de um contrato para revisão jurídica, esse ponto de bloqueio pode passar despercebido ou até mesmo demorar para ser correlacionado com os atrasos.
A questão que importa, então, é: “Como identificar os sinais, muitas vezes sutis, que demonstram a necessidade de automatizar os processos”.
1- Dependência de pessoas específicas
Quando determinado processo só avança na presença de uma pessoa específica, há o risco de ocorrer paralisação em caso de ausência, férias ou desligamento. Essa centralização indica falta de documentação, ausência de padronização e, claro, vulnerabilidade operacional.
2- Retrabalho frequente
A repetição de tarefas em razão de falhas, inconsistências ou perdas de informação é outro indicativo de problemas no diagrama do fluxo de trabalho. A falta de validações automáticas e de checkpoints definidos geralmente faz com que uma tarefa volte diversas vezes ao início, consumindo tempo da equipe e impactando a produtividade.
3- Falta de visibilidade sobre o status das tarefas
Se a única forma de saber em que estágio está uma solicitação é perguntando diretamente, há uma falha de transparência no fluxo operacional. Esse problema pode ser resolvido com workflows automatizados, já que sistemas próprios para isso proporcionam dashboards, rastreamento de tarefas e alertas automáticos que eliminam a dependência de comunicação.
4- Prazos estourados com frequência
Quando prazos são constantemente extrapolados, é sinal de que o fluxo não está sendo capaz de acompanhar toda a demanda. E aí é necessário revisar o workflow atual e automatizar as etapas que estão sofrendo para garantir agilidade.
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Exemplos práticos de workflows que transformam a rotina da empresa
Apesar de cada empresa possuir um ecossistema operacional único, existem workflows que são comuns e que, uma vez automatizados, geram ganhos bem interessantes:
Aprovação de documentos
Um sistema pode organizar a tramitação de contratos, políticas internas e propostas, identificando automaticamente os responsáveis por cada validação. Ele faz o trabalho aplicando regras por tipo de documento e prazo e eliminando falhas por esquecimento ou acúmulo de tarefas.
Solicitação e aprovação de férias
Ao integrar RH, gestores e sistemas de ponto, é possível automatizar toda a jornada de férias e reduzir inconsistências. O colaborador envia a solicitação, que passa por validações automáticas de saldo e conflitos no calendário do time, e, quando aprovado, o afastamento já é refletido no sistema de folha.
Gestão de contratos
Com um workflow automatizado, é possível que contratos sejam gerados a partir de um modelo-padrão, validado pelas áreas responsáveis e então encaminhado diretamente para assinatura eletrônica.
Onboarding de novos colaboradores
A integração de novos talentos envolve múltiplos setores: RH, TI e lideranças. Com um workflow automatizado, cada área recebe suas tarefas no momento certo – como criação de e-mail, liberação de acessos, entrega de equipamentos e agendamento de treinamentos –, promovendo uma experiência de onboarding mais ágil.
Geração de relatórios
Ao automatizar a consolidação de dados e geração de relatórios, a empresa também economiza tempo, evita erros manuais e obtém insights mais rapidamente. Sistemas integrados, como ERP, por exemplo, conseguem cruzar informações em tempo real e gerar dashboards prontos para tomada de decisão.
Como dar o primeiro passo para automatizar seus processos?
“Gostei da ideia de automatizar workflows, o que preciso fazer?”
O próximo passo é mapear os processos no seu diagrama de fluxo de trabalhos e identificar os principais gargalos.
Avalie:
- Quais atividades consomem mais tempo?
- Onde acontecem os atrasos?
- Quais processos estão vulneráveis a erros humanos?
- Onde há retrabalho frequente?
A partir disso, siga as seguintes etapas:
- Escolha um processo estratégico de baixa complexidade para validar a automação com tranquilidade;
- Defina claramente cada etapa, responsáveis e pontos críticos antes de configurar todo o fluxo;
- Selecione uma plataforma compatível com os sistemas existentes e que apresenta capacidade de escalar;
- Envolva os times que operam o processo para garantir aderência e real necessidade da automatização;
- Teste o workflow automatizado, monitore os resultados e realize ajustes antes de expandir para os demais fluxos.
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