BPM e workflow: saiba as diferenças e semelhanças entre eles

BPM e workflow: saiba as diferenças e semelhanças entre eles

Quando se inicia o processo de automação em uma empresa, é comum achar que BPM e workflow são a mesma coisa, por dividirem alguns conceitos. Mas o fato é que eles não são tão parecidos assim.

É fácil entender a confusão quando o objetivo de ambos é integrar pessoas, computadores e processos para reduzir o tempo — sem descuidar do controle e da execução das tarefas.

Para explicar as diferenças — e semelhanças — entre BPM e workflow, preparamos o artigo abaixo. Confira!

O que é workflow?

No mundo empresarial, um workflow, ou fluxo de trabalho, trata da sistematização dos processos internos e empresariais. 

Ou seja, é criado um passo a passo de como validar os esforços de sua equipe de trabalho para confirmar documentos, informações e tarefas que passam de um funcionário para outro para obedecer a uma hierarquia.

Esta forma de trabalhar permite gerir os processos de negócio de forma organizada e reduzir os tempos de resposta em termos de aprovação de documentos. 

O objetivo de um workflow é garantir a comunicação e troca de informações entre departamentos e deixar um registro para que as tarefas sejam executadas pelo colaborador a quem a tarefa foi atribuída. 

Um workflow pode funcionar manual ou digitalmente.

O que é o BPM?

Se falamos de um sistema BPM (Business Process Management, ou gestão de processos de negócio), ele se refere à tecnologia que coloca os fluxos de trabalho em prática, de forma automatizada.

Este software funciona como uma suíte onde os colaboradores podem gerar regras de negócio e aplicar configurações para que o fluxo de trabalho siga um curso e possa ser concluído com sucesso. 

Uma plataforma de BPM contém ferramentas que agregam mais valor aos processos internos, como assinatura digital, bandeja de documentos, opções de colaboração entre equipes, funções de usuário, histórico de versões de documentos e a possibilidade de executar o aplicativo a partir de qualquer dispositivo. 

Leia também::: O que é mapeamento de processos e como fazer na empresa?

Semelhanças e diferenças entre BPM e workflow

Para explicar as diferenças e semelhanças entre BPM e workflow, vamos usar o exemplo de aviões. 

Quando um avião pousa, ele precisa seguir um determinado fluxo de trabalho que oscila entre o piloto, copiloto, torre, comissários de bordo e equipe de solo. 

Tudo tem que acontecer em uma determinada sequência para garantir um pouso bem-sucedido. Este é um ótimo exemplo de um workflow estruturado.

No entanto, em um aeroporto, esse fluxo de trabalho acontece centenas de vezes todos os dias, e há vários outros fluxos de trabalho em andamento, como decolagem, reabastecimento e manutenção. 

Além disso, a torre precisa coletar dados sobre todos os desembarques, quanto tempo eles levam, como eles se comparam com os dias anteriores, ideias para melhorias e muitas outras coisas.

Se um workflow é como um único avião pousado, o BPM está gerenciando todas as operações de um aeroporto.

Por que utilizar uma ferramenta BPM?

O BPM é uma solução completa, que permite fazer a gestão de vários workflows — fluxos de trabalho — bem como a gestão do negócio como um todo.

Além disso, se você estiver liderando um departamento que possui vários processos interconectados, um software de BPM será a escolha acertada. Isso permitirá que você gerencie vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios e muito mais, garantindo o máximo de eficiência para a sua empresa.

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Tenha um BPM na sua empresa

Como vimos, um workflow é uma prática que pode ser executada manualmente (sem depender de nenhum software); diferente de um BPM, que consiste em digitalizar e automatizar os processos de negócios para que sejam mais eficientes na execução. 

Sem dúvida, essas duas ferramentas de trabalho são essenciais para as organizações, mas ter um software BPM que possa conter todas essas informações representa grandes benefícios para as empresas que buscam crescer e dar respostas mais rápidas à sua equipe e clientes. 

Se quiser se aprofundar mais no tema, confira também o artigo “Ferramentas de BPM: o que são e qual é a melhor do mercado”.