Como fazer controle de documentos de forma eficiente na empresa?

Como fazer controle de documentos de forma eficiente na empresa?

O controle de documentos é uma das tarefas mais importantes realizadas em uma empresa. Trata-se de um processo de revisão, agrupamento, organização e gestão de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos. 

O objetivo principal dessa atividade é melhorar a eficiência e eficácia da empresa em termos de custos, organização e espaço.

E a melhor forma de ter um controle bem executado é com o auxílio da tecnologia. Por meio de um sistema de gestão de documentos, torna-se possível automatizar e otimizar todas as tarefas relacionadas ao armazenamento seguro dessas informações.

No artigo abaixo, apresentamos como fazer o controle de documentos empresariais de forma eficiente e qual a ferramenta ideal. Confira!

Dicas para melhorar a gestão de documentos

Aqui estão 7 dicas para fazer o controle de documentos na sua empresa:

1. Digitalize documentos em papel

O primeiro passo para melhorar a gestão documental passa pela digitalização de toda a documentação que temos em papel.

A conversão de informações para formato eletrônico melhora notavelmente a eficácia do processo, uma vez que as informações eletrônicas são facilmente recuperáveis ​​e mais rápidas de pesquisar e/ou gerenciar.

2. Centralize o conteúdo corporativo

É preferível estabelecer um local para arquivar e centralizar toda a documentação da empresa. Localizá-lo no mesmo ponto unifica o gerenciamento de documentos, o que evita arquivos duplicados, além de facilitar seu acesso. O acesso rápido às informações melhora o processo de tomada de decisão.

3. Classifique os documentos

Classificar a documentação via sistema torna a busca ainda mais eficiente, pois as organizações produzem uma grande variedade de documentos. 

Ao identificar os processos-chave da empresa, entenderemos sua estrutura, o que nos dará uma base para fazer essa classificação.

Leia também::: Qual é o melhor sistema para organizar documentos na empresa?

4. Otimize o tempo com modelos de documentos

Padronize ou crie modelos de documentos para simplificar sua preparação. Isso significa economia de tempo significativa, acelerando todo o processo de gerenciamento de documentos.

5. Defina as autorizações de acesso

Para que os documentos tenham segurança, é feita a personalização do acesso. Ou seja, nem todos os documentos devem ser acessíveis a todos os funcionários, pois existem alguns que são apenas para consulta de pessoas específicas dentro da organização.

A atribuição de controles de acesso garante a segurança do gerenciamento de documentos, evitando a perda ou modificações não autorizadas.

7. Incentive a colaboração

Por meio de ferramentas de gestão, usuários de diferentes departamentos podem trabalhar ao mesmo tempo na elaboração ou modificação de um mesmo documento. 

Isso assegura que todos os envolvidos colaborem na gestão documental, evitando duplicações, atrasos ou delegação de responsabilidades.

Conheça o ECM da Selbetti

Para cumprir com maestria os pontos listados acima, é fundamental ter a tecnologia como aliada, uma vez que o gerenciamento eletrônico possibilita organizar as informações, agilizar buscas e garantir plena segurança, evitando perdas, lentidão operacional e riscos de vazamentos. 

E neste ponto, se destaca o software para gestão de documentos e conteúdos empresariais, o ECM da Selbetti. O ECM é um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento – do desktop ao smartphone.  

Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma etc) e até subcategorias personalizadas (por exemplo, faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B etc). 

Entre em contato com nossa equipe de consultores e veja como o ECM da Selbetti poderá lhe ajudar no controle de documentos da sua empresa!