Como fazer uma boa Gestão de Documentos?

Fazer uma boa gestão de documentos está na lista de prioridades dos grandes players do mercado. Isso porque a organização documental auxilia no sucesso da empresa, na medida em que facilita o acesso às informações e atribui maior segurança às rotinas.

Mas para organizar os documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos, é essencial adotar algumas práticas, como estruturar como será feita a classificação e até considerar a utilização de algum software de gestão. 

Para te ajudar, neste artigo, vamos abordar os benefícios da gestão de documentos e algumas dicas de como realizar um gerenciamento eficiente. Boa leitura!

A importância da gestão de documentos

A gestão de documentos é um conjunto de metodologias que possibilita o armazenamento e a organização de documentos de forma segura e eficiente, garantindo facilidade na localização e descarte adequado conforme a legislação. 

As empresas precisam lidar com um grande volume de documentos todos os dias e muitos desses arquivos contêm informações valiosas que influem na competitividade, desde contratos com clientes e fornecedores e dados de cadastro até fichas com estratégias e procedimentos internos.

Isso pode ser observado em uma pesquisa realizada pela Serasa Experian. Segundo o estudo, 52% das organizações utilizam as informações com o objetivo de manter a qualidade dos negócios e otimizar os custos com as operações.

Daí a importância de fazer uma boa gestão documental para evitar situações como:

• dificuldade de localizar documentos;
• vazamentos de documentos importantes;
• não cumprimento de regras previstas por lei;
• perdas de documentos;

Empresas que colocam o gerenciamento entre suas prioridades têm menos chances de serem impactadas por esses problemas e conseguem garantir um melhor fluxo de trabalho para todos.

A seguir, você pode acompanhar algumas dicas de como organizar e armazenar os documentos da sua empresa corretamente.

Como fazer uma boa gestão de documentos? 

1- Reserve um local para a guarda de documentos físicos

Embora a tendência seja optar cada vez mais pela digitalização, ainda é muito difícil se livrar dos documentos físicos, sobretudo porque alguns documentos precisam ser armazenados por um período determinado.

Dessa forma, a dica é escolher um local seguro para guardar esses arquivos. Pode ser em gavetas e armários (em caso de menor quantidade) ou, então, em uma sala direcionada exclusivamente para este fim. 

E no espaço definido, não esqueça de estabelecer uma matriz de organização (por ordem alfabética, por data, por importância, por departamentos, etc).

2- Tenha uma rotina de digitalização

Em um cenário de transformações digitais, é necessário pensar também na digitalização de arquivos para garantir uma gestão documental eficiente e preservar as informações.

Então, providencie um porta documentos para cada setor depositar o que deve ser digitalizado e reserve um horário do dia para realizar essa atividade.

Em caso de seu negócio não contar com equipamentos para fazer a digitalização, vale considerar a locação das máquinas com uma empresa especializada.

3- Considere a temporalidade

É comum ver gestores guardando documentos antigos por muito mais tempo do que seria necessário. Essa prática não apenas dificulta a otimização de espaço, como também pode atrapalhar na localização de outros arquivos. 

Para evitar isso, esteja por dentro das tabelas de temporalidade ou, em outras palavras, por quanto tempo o documento deve ser armazenado. Assim,  passado o período de armazenamento, a empresa pode fazer o correto descarte.

Por exemplo, comprovantes de pagamentos de conta de luz e telefone possuem um prazo de 3 meses até 50 anos de validade, enquanto IPTU e extratos bancários têm um prazo de 5 anos. Já as escrituras de imóveis, PIS e carteira de trabalho possuem validade permanente e devem ser devidamente guardadas.

4- Construa uma política de uso dos documentos 

Para garantir a segurança das informações e fazer com que os documentos sejam utilizados adequadamente, estabeleça regras específicas de uso.

Inicie esse processo definindo quais pessoas e departamentos podem acessar determinados documentos, os procedimentos adequados de solicitação, bem como as informações disponíveis a cada colaborador e quais são as boas práticas no manejo dos arquivos.

5- Realize backups com regularidade

É preciso que a empresa faça backups com regularidade para não correr o risco de perder documentos importantes, caso ocorra algum problema no HD do computador ou sofra ataques cibernéticos. 

Por isso, crie o hábito de realizar backups com certa frequência e garante que as informações empresariais estejam sempre seguras e atualizadas.

Muitas empresas de Outsourcing de TI oferecem serviços de gestão de documentos junto com a opção de backups de armazenamento, então vale procurar essa solução também para ter mais tranquilidade.

6- Utilize a tecnologia a seu favor

É visível o quanto a gestão documental pode tomar muito tempo dos colaboradores se for feita manualmente. Logo, se torna importante investir em um bom software de gestão de documentos.

Aqui na Selbetti, contamos com um sistema exclusivo para Gestão de Documentos. Com nosso ECM, é possível realizar com agilidade e segurança etapas como captura de qualquer tipo de documento, armazenamento, gerenciamento, indexação, controle de versões, distribuição, preservação e recuperação. Para saber mais clique aqui.

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