Como o OCR e a inteligência artificial estão revolucionando a digitalização de documentos

Como o OCR e a inteligência artificial estão revolucionando a digitalização de documentos

Não é novidade o quanto a digitalização de documentos é importante para facilitar o armazenamento e o gerenciamento das informações organizacionais. Mas essa prática costuma demandar bastante tempo dos funcionários, daí a vantagem de utilizar uma tecnologia de OCR (Optical Character Recognition).

Um dos grandes diferenciais do OCR é que, além de reconhecer caracteres a partir de imagens, ele pode utilizar inteligência artificial para realizar a conversão de documentos – de diversos formatos – em dados que podem ser pesquisados e editados rapidamente por um dispositivo, como smartphone ou computador.

Trata-se de uma ferramenta poderosa que está revolucionando a digitalização de documentos nas empresas. Se você quer saber mais sobre como integrar o OCR e a inteligência artificial nesse processo, continue a ler o artigo abaixo. Boa leitura!

Qual é a definição de Inteligência Artificial?

A inteligência artificial consiste no agrupamento de várias tecnologias que buscam simular a capacidade humana de pensar, interpretar e decidir. Os sistemas de IA são regidos por algoritmos usando técnicas como machine learning (aprendizado de máquina) e deep learning (aprendizado profundo). 

O conceito de IA está relacionado à habilidade das soluções tecnológicas realizarem atividades de uma forma considerada inteligente, isto é, com rapidez, alta eficiência e redução significativa de erros.  

Soluções de inteligência artificial também podem “aprender por si mesmas”, a partir de sistemas de aprendizado que analisam grandes volumes de dados, garantindo ampliar os conhecimentos e, consequentemente, a atuação.

O que é OCR (Optical Character Recognition)?

Do inglês “Optical Character Recognition” (Reconhecimento Óptico de Caracteres), o OCR é uma solução que converte documentos e imagens em dados pesquisáveis e editáveis. 

A tecnologia OCR serve para a classificação dos documentos estruturados e não estruturados na hora da digitalização. Nesse sentido, ele é utilizado para pesquisar e extrair informações de documentos como:

• Contratos;
• Comprovantes;
• Documentos de colaboradores;
• Registros patrimoniais;
• Atestados;
• Notas fiscais;
• Entre outros;

Essa ferramenta ajuda as empresas a acelerar o processo da digitalização, reduzir custos operacionais, eliminar trabalhos repetitivos e resgatar a produtividade da equipe. 

Leia também: As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados

Como a IA e o OCR atuam na digitalização de documentos?

Um sistema OCR utiliza inteligência artificial na digitalização de documentos, possibilitando automatizar esse processo. Nesse sentido, todo documento digitalizado passa a ser tratado como um documento de texto, inclusive as imagens.

A ferramenta, então, avalia o documento, compara os caracteres com fontes armazenadas em seu banco de dados e/ou identifica os elementos típicos de determinado caractere. Isto é, se a empresa possui um documento físico, é possível digitalizá-lo e, por meio da tecnologia OCR, transformar esse arquivo em pesquisável e organizá-lo através da extração de metadados.

Além disso, o OCR facilita a localização de informações específicas, uma vez que reconhece os caracteres e as palavras-chave em uma imagem, realiza o armazenamento dos dados e os converte em um texto. Dessa forma, fica muito mais simples fazer a análise e o gerenciamento dos documentos.

Vantagens de utilizar uma tecnologia OCR 

De acordo com um estudo realizado pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o profissional brasileiro gasta, em média, 2 horas diárias para encontrar documentos importantes. Além disso, um documento é perdido a cada 12 segundos nas empresas – isso significa mais de 7 mil arquivos extraviados por ano no país.

Mas esse cenário pode mudar significativamente ao implementar uma solução OCR, caracterizada por oferecer mais agilidade e segurança no processo de armazenamento de dados digitalizados. 

Afinal, ele permite encontrar a informação, seja a partir de palavras-chave extraídas e até consulta específica em todo o conteúdo do documento. Isso se torna possível a partir de um sistema ECM, que armazena uma imagem e/ou documento que foi processado via OCR.

Uma ferramenta OCR oferece uma série de recursos como:

• converter vários tipos de documentos em dados pesquisáveis facilitando a edição dos documentos;
• agilizar a busca por determinadas informações a partir de palavras-chave;
• reduzir o risco de perda de documentos e dados;
• atribuir mais rapidez ao compartilhamento de informações;
• possibilitar o preenchimento automático de formulários e a validação de informações pelo sistema por meio do input de um documento digitalizado;

Todas essas funcionalidades garantem potencializar os processos internos do negócio, na medida em que garantem reduzir custos operacionais e evitar erros.

Conheça o software OCR da Selbetti 

Se você procura um software para auxiliar no processo de digitalização de documentos da sua empresa, chegou a hora de conhecer o OCR Selbetti. Esse sistema é utilizado para fazer a classificação dos documentos estruturados e não estruturados com o objetivo de armazená-los com eficiência.

Seu funcionamento é muito simples: primeiro ele faz uma leitura do documento, identifica o tipo do documento, extrai os dados e, por fim, publica no ECM – sistema de gestão de documentos – automaticamente.

Com a classificação automática, a equipe não perde tempo escrevendo as informações e consegue alavancar a produtividade.

Ficou interessado (a) e quer implantar o OCR Selbetti no seu negócio? Então entre em contato e fale com nosso consultor!