Gestão de documentos hospitalares: aplique agora as melhores práticas

Gestão de documentos hospitalares: aplique agora as melhores práticas

Os ambientes de saúde precisam fazer a gestão de documentos hospitalares, tais como registros médicos, informações de faturamento e papeladas relacionadas todos os dias. 

Esse é o caso dos médicos, por exemplo, que devem manter os registros e o prontuário de seus pacientes por um certo período, conforme exigido pela lei nº 13.787.

Em suma, há uma grande quantidade de registros em papel acumulados nas unidades de saúde. E é aqui que um sistema integrado de gestão de documentos hospitalares pode entrar em cena. 

Adotar um sistema permite aliviar a carga do departamento de registros de todos os hospitais, sejam grandes e pequenos. No artigo abaixo, explicamos melhor sobre o assunto e quais as melhores práticas. Confira!

Importância da gestão de documentos hospitalares

Todo médico ou profissional da área da saúde deve ser capaz de demonstrar conformidade para potenciais auditorias, pela quais as instituições hospitalares passam frequentemente. Ao mesmo tempo, o atendimento ao paciente exige que os dados sejam acessíveis e fáceis de obter a qualquer momento.

Isso significa que os dados de saúde precisam ser acessíveis e altamente seguros. Afinal, de formulários simples a políticas e procedimentos internos cruciais, o gerenciamento de documentos e o cuidado com a saúde andam de mãos dadas.

Como você sabe, o gerenciamento de documentos médicos envolve informações confidenciais e regulamentos rígidos, ainda mais com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) em vigor. Trata-se de proteger seus documentos para que você possa proteger melhor seu hospital e seus pacientes.

No entanto, o gerenciamento de documentos de saúde vai além de simplesmente controlar a papelada em pastas. A gestão de documentos hospitalares leva tempo e atenção. Gerenciar bem suas informações significa estar atento ao criar, editar, distribuir e atualizar seus documentos.

Para isso, você precisará de um sistema de gerenciamento de documentos que ofereça suporte durante todo o ciclo de vida de seus documentos.

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Quais as melhores práticas de gestão documental?

O primeiro passo para um gerenciamento de documentos eficaz para a área de saúde é entender a importância do controle de documentos. 

Controlar seus documentos significa que você tem um plano em vigor para gerenciar informações, reduzindo os riscos e mantendo a qualidade dos conteúdos.

Ao implementar políticas sobre como lidar com suas informações, você pode garantir a conformidade com os órgãos governamentais. Isso protegerá seu hospital, seus funcionários e pacientes.

Tenha fluxos de trabalho e de segurança

A segurança é uma parte crucial do trabalho no setor de saúde — ela desempenha um papel importante na proteção de seus pacientes e, por extensão, do seu hospital.

Depois de criar políticas em torno da gestão de documentos hospitalares, é importante desenvolver estrategicamente fluxos de trabalho que reforcem esses pontos.

Encaminhar e aprovar mudanças

As soluções de gerenciamento de documentos são mais do que apenas cofres para armazenar com segurança suas informações de saúde. São ferramentas dinâmicas que permitem uma colaboração segura e eficaz à medida que os documentos evoluem.

Como seus documentos raramente ficam estagnados, você precisará de pessoas com autoridade para aprovar seu conteúdo e as alterações correspondentes ao longo do ciclo de vida de um documento.

O desenvolvimento de fluxos de trabalho estratégicos ajuda a planejar quem precisa ver e aprovar todos os seus documentos. Ele também permite que você gerencie todas as suas informações com segurança, para que documentos confidenciais não caiam nas mãos erradas.

Integre seus sistemas de gerenciamento de documentos

Junto com a conformidade e a segurança, a acessibilidade é um aspecto importante do gerenciamento de documentos de saúde.

Se você deseja ter certeza de que todas as pessoas autorizadas em seu hospital podem acessar de forma rápida e fácil todas as informações de que precisam, é importante adotar um sistema de gerenciamento de documentos.

Ter todos os seus documentos centralizados simplifica as rotinas do hospital e garante alta eficiência às operações.

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Conte com a Selbetti

Como você viu, a gestão de documentos hospitalares é algo primordial para trazer mais segurança aos dados e agilidade à busca de informações. Afinal, quando se fala em  tratamentos de saúde, cada minuto conta.

Por isso, a gestão de documentos é tão importante em um hospital, garantindo que todas as informações possam ser rapidamente acessadas, ao mesmo tempo que estão seguras conforme determina a legislação vigente.

E aqui na Selbetti você encontra entre nossas soluções o sistema de gestão de documentos hospitalares. Ele utiliza a metodologia de captura e indexação de documentos para garantir que sua equipe faça uma busca rápida e encontre todas as informações e históricos dos documentos dos pacientes.

Ao mesmo tempo, possibilita automatizar tarefas repetitivas, dar mais eficiência às suas rotinas, reduzir erros e retrabalhos e zerar os riscos de extravio. Como resultado, seu hospital ganha uma rotina mais ágil e eficiente, ganhando tempo e reduzindo custos operacionais significativamente.

Portanto, se você deseja implantar uma tecnologia de gestão de documentos hospitalares, entre em contato com nossos consultores e conheça nossa solução!