Automação: Tudo sobre robotic process automation (RPA)

A automação de processos (RPA) é uma tecnologia que vem contribuindo de forma significativa para o aumento da eficiência operacional das organizações em todo o mundo.

Um dos grandes diferenciais da automação é liberar as equipes de tarefas repetitivas e volumosas, garantindo mais tempo para a realização de atividades estratégicas.

Por isso, cresce cada vez mais o interesse das empresas por essa tecnologia. De acordo com um levantamento da Gartner, a receita mundial com software RPA será de cerca de US$2 bilhões de dólares em 2021, um aumento de 19,5% em relação a 2020. 

Então nada melhor do que entender como funciona o RPA, para estudar a possibilidade de implementá-la no seu negócio também, certo? Neste artigo, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Acompanhe a leitura!

O que é Automação Robótica de Processos?

RPA ou Robotic Process Automation (Automação Robótica de Processos) é uma solução que utiliza “bots” ou robôs em forma de software para automação de tarefas repetitivas e rotineiras de um negócio. 

Com o RPA, é possível configurar bots para realizar atividades que antes tomavam muito tempo dos colaboradores, desde as mais simples, como inserir informações de forma automática em um formulário, até atividades um pouco mais complexas, como fazer o atendimento ao cliente em um chat.

Essa automação pode ser aplicada em qualquer tipo de negócio para executar os mais diversos processos. Isso porque os robôs são programados e se adaptam a quaisquer interfaces ou fluxos de trabalho, não sendo necessário fazer alterações em sistemas, aplicativos ou processos.

Entre algumas tarefas que podem ser automatizadas com o RPA, temos:

  • Realização ou checagem de cálculos;
  • Cadastro de informações no sistema;
  • Gestão de benefícios como plano de saúde e vale-alimentação;
  • Emissão de 2ª via de boleto;
  • Processamento de pedidos;
  • Resposta automática de e-mail;
  • Envio de certificados e diplomas;
  • Coleta de extrato bancário e emissão de notas fiscais;
  • Envio de notificações;
  • Realização de logins/logouts;
  • Atualização de perfis;
  • Extração de dados não estruturados.

Os robôs ainda podem copiar e colar informações em espaços determinados, abrir e arrastar arquivos, conectar-se a APIs e realizar a extração de dados não estruturados. 

Um software de automação de processos RPA é capaz de suportar as principais linguagens de programação do mercado (HTML, Java etc) e tem a funcionalidade de integração e atuação simultânea com outros sistemas, como um ERP, CRM, iBPMS e muitos outros.

Leia também:::  Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM. 

Mas, afinal, como funciona o RPA?

A automação com RPA funciona a partir da configuração de robôs de software para executar tarefas repetitivas e processos sistemáticos em um ambiente digital. 

Inicialmente, são mapeados e validados todos os processos que podem ser automatizados com o RPA. Na sequência, é desenvolvido um bot, capaz de aprender, imitar interações e executar processos de negócio, adaptando-se facilmente a circunstâncias de mudanças e exceções.

Esse robô de RPA vai executar todas as atividades do fluxo de automação, buscando no sistema as informações que precisa para concluir cada etapa. Uma vantagem é que ele pode trabalhar durante 24h, nos 7 dias da semana, de forma rápida e contínua.

Vale enfatizar que esses processos automatizados não devem exigir raciocínio estratégico ou tomadas de decisão, já que o RPA se baseia em regras e parâmetros prontos. Nesse sentido, as tarefas de grande volume e baixa complexidade são candidatas comuns à automação. 

Automação assistida x automação não-assistida 

Podemos dizer que existem dois tipos de automação robótica de processos: a automação assistida e a automação não-assistida. 

A automação assistida contempla tarefas que precisam de intervenção humana, mesmo sendo realizadas de forma consistente com um bom software RPA.

Nesse cenário, os bots funcionam em segundo plano e são acionados pelo colaborador para facilitar/agilizar a execução de alguma tarefa. Assim, o usuário consegue aumentar a performance e focar em atividades de maior valor para o core business. 

Já na automação não-assistida, são contemplados processos que não precisam de intervenção humana. Aqui, os robôs digitais podem atuar em atividades específicas, como aquelas mais vulneráveis a erros ou que necessitam de muita rapidez. 

Nesse tipo de automação, os bots são executados nos servidores da empresa em horários agendados pelo gerenciador do sistema de automação RPA.

Vantagens de adotar a automação de processos RPA na sua empresa

Conheça a seguir alguns dos muitos benefícios que o RPA pode trazer para o seu negócio:

Padronização e otimização dos processos

A implantação do RPA em uma empresa proporciona uma padronização eficiente das rotinas de trabalho, potencializando a organização, a mensuração de resultados e a análise de cenários.

Do mesmo modo, pode ser observada uma maior eficiência operacional, com fluxos de trabalho muito mais produtivos e redução de erros nos processos, graças às análises bem estruturadas do RPA.

Aumento da performance da equipe

A equipe tem sua produtividade e motivação aceleradas com a aplicação do RPA.

Primeiro, porque em vez de os colaboradores perderem tempo com tarefas repetitivas e demoradas, eles poderão focar em atividades mais estratégicas. Segundo, porque a tecnologia vai trazer mais agilidade e reduzir a chance de erros em suas tarefas.

Redução de custos e alto ROI

O RPA possibilita que a empresa consiga reduzir custos, na medida em que diminui o tempo necessário para realizar algumas atividades e libera os colaboradores para focar em tarefas estratégicas. 

Ao garantir alta confiabilidade e produtividade nas operações, a robotização de processos se destaca por trazer um rápido Retorno Sobre o Investimento (ROI) da organização.

Integração com outras ferramentas

Outra vantagem de implantar o Robotic Process Automation na empresa é que essa tecnologia permite integração com outras ferramentas, desde um software de gerenciamento de processos BPMS até um software para gestão de documentos ECM. 

Dessa forma, torna-se possível alavancar os resultados empresariais trabalhando com mais de uma tecnologia ao mesmo tempo.

Escalabilidade

A automação RPA ajuda a tornar os processos de alto volume muito mais flexíveis, garantindo que eles se adaptem a cenários de imprevistos ou mudanças.

Em caso de aumento das tarefas a serem realizadas, por exemplo, o software RPA poderá expandir sua força de trabalho rapidamente.

Escolhendo o software de automação de processos (RPA)

Agora que você já conhece o funcionamento e as principais características do RPA, esperamos que você esteja muito mais seguro para implementar a tecnologia na sua empresa.

Sem dúvidas, o RPA é uma abordagem que veio para ficar e as organizações que a adotarem terão um diferencial competitivo poderoso nas mãos.

Mas em meio a tantas opções no mercado, é fundamental adotar um bom software de automação de processos para conseguir usufruir de todos os benefícios da tecnologia. 

Então, na hora de escolher o software, garanta que ele oferece fácil integração com outros sistemas, além de uma interface intuitiva e sem necessidade de muita codificação. 

E aí, gostou do post? Tem alguma dúvida? Deixe nos comentários que responderemos.

Para continuar se aprofundando, indicamos a leitura do artigo Potencialize seus resultados com a automação de processos – RPA.

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