Como fazer controle de documentos de forma eficiente?

Como fazer controle de documentos de forma eficiente?

Descubra o passo a passo para realizar o controle de documentos e impulsionar a produtividade do seu negócio.

O controle de documentos é uma das tarefas mais importantes realizadas em uma empresa. Trata-se de um processo de revisão, agrupamento, organização e gestão de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos. 

O objetivo principal do controle documental é melhorar os processos do negócio em termos de custos, organização e espaço.

E a melhor forma de ter um controle bem executado é com o auxílio da tecnologia. Por meio de um sistema de gestão de documentos, torna-se possível automatizar e otimizar todas as tarefas relacionadas ao armazenamento seguro dessas informações.

No artigo abaixo, apresentamos como fazer o controle de documentos empresariais de forma eficiente e qual a ferramenta ideal. Confira!

O que é controle de documentos?

Controle de documentos é um conjunto de práticas e processos que garantem que as informações da empresa sejam organizadas, armazenadas e acessadas de forma eficiente e segura. 

Dessa forma, o controle envolve a criação, revisão, aprovação, distribuição, acesso e armazenamento de documentos importantes, tanto físicos quanto digitais.

Em um cenário onde as empresas produzem cada vez mais documentos, é fundamental não descuidar da gestão dessas informações. Isso porque a falta de controle pode acarretar uma série de riscos como:

• perda de informações;
• ineficiência operacional;
• ausência de conformidade regulatória;
• vazamentos de informações confidenciais;
• dificuldade de tomar decisões informadas;
• impacto na continuidade dos negócios.

Portanto, é fundamental implementar a gestão de documentos na rotina para minimizar esses riscos e garantir que a empresa possa operar de forma eficiente, segura e em conformidade.

6 dicas para melhorar o controle de documentos

Confira a seguir algumas dicas para fazer o controle de documentos no seu negócio de forma prática e eficiente:

1. Digitalize documentos em papel

O primeiro passo para melhorar a gestão documental passa pela digitalização de toda a documentação que temos em papel.

A conversão de informações para formato eletrônico melhora notavelmente a eficácia do processo, uma vez que as informações eletrônicas são facilmente recuperáveis ​​e mais rápidas de pesquisar e/ou gerenciar.

2. Centralize o conteúdo corporativo

É preferível estabelecer um local para arquivar e centralizar toda a documentação da empresa. Localizá-lo no mesmo ponto unifica o gerenciamento de documentos, o que evita arquivos duplicados, além de facilitar seu acesso. O acesso rápido às informações melhora o processo de tomada de decisão.

3. Classifique os documentos

Classificar a documentação via sistema torna a busca ainda mais relevante, pois as empresas produzem uma grande variedade de documentos. 

Ao identificar os processos-chave da empresa, entenderemos sua estrutura, o que nos dará uma base para fazer essa organização.

4. Otimize o tempo com modelos de documentos

Padronize ou crie modelos de documentos para simplificar sua preparação. Isso significa economia de tempo consideravél, acelerando todo o processo de gerenciamento de documentos.

5. Defina as autorizações de acesso

Para que os documentos tenham segurança, é feita a personalização do acesso, ou seja, nem todos os documentos devem ser acessíveis a todos os funcionários, pois existem alguns que são apenas para consulta de pessoas específicas dentro da organização.

A atribuição de controles de acesso garante a segurança do gerenciamento de documentos e evita a perda ou modificações não autorizadas.

6. Incentive a colaboração

Por meio de ferramentas de gestão, usuários de diferentes departamentos podem trabalhar ao mesmo tempo na elaboração ou modificação de um mesmo documento. 

Isso assegura que todos os envolvidos colaborem na gestão documental, evitando duplicações, atrasos ou delegação de responsabilidades.

Conheça o software de controle de documentos ECM da Selbetti

Para cumprir os pontos listados acima, é fundamental ter a tecnologia como aliada, uma vez que o gerenciamento eletrônico possibilita organizar as informações, agilizar buscas e garantir plena segurança, evitando perdas, lentidão operacional e riscos de vazamentos. 

E, neste ponto, se destaca o software para gestão de documentos e conteúdos empresariais, o ECM da Selbetti. Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento – do desktop ao smartphone.  

Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma etc) e até subcategorias personalizadas (por exemplo, faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B etc). 

Entre em contato com nossa equipe de consultores e veja como o ECM da Selbetti poderá ajudar no controle de documentos da sua empresa!