Armazenamento digital de documentos: o que é e como fazer?

Armazenamento digital de documentos: o que é e como fazer?

Nos dias de hoje, as empresas estão se voltando cada vez mais para a digitalização de documentos e processos. Nesse sentido, o armazenamento digital de documentos surge como uma parte crucial dessa jornada.

Além de economizar espaço físico, tempo e dinheiro, o arquivamento digital permite que os documentos sejam facilmente acessados por pessoas autorizadas em diferentes locais e dispositivos. 

Sem falar que é uma das principais formas de proteger informações confidenciais e garantir a conformidade regulatória. Então, se você quer saber mais sobre o que é e como funciona o armazenamento digital de documentos, continue a leitura deste post!

O que é armazenamento digital de documentos?

O armazenamento digital de documentos é o processo de transformar documentos físicos em documentos digitais. O objetivo principal é preservar e organizar os arquivos, de modo que eles sejam acessados com agilidade, facilidade e segurança por quem precisa deles.

Essa prática surge em um cenário onde os documentos físicos estão perdendo cada vez mais espaço diante da presença constante da tecnologia nos negócios. 

Logo, é fundamental trazer os documentos também para o ambiente digital, para atribuir mais eficiência e inteligência aos fluxos de trabalho.

Além disso, quando uma empresa opta pelo armazenamento digital de documentos, é possível reduzir a chance de problemas. Sobretudo, porque os documentos estão mais organizados e o acesso é muito mais simples, como veremos mais adiante.

Quais são as vantagens de armazenar documentos na nuvem?

Existem diversos benefícios de armazenar documentos de forma digital, desde o aumento da produtividade e da organização até maior segurança. Confira abaixo as principais vantagens dessa prática!

Facilidade de acesso + alta produtividade

Sem dúvidas, um dos principais benefícios do armazenamento digital é a capacidade de acessar rapidamente e facilmente informações importantes, sem a necessidade de buscar em arquivos físicos ou pastas em um computador. 

Essa realidade permite que a equipe economize tempo e se concentre em tarefas mais importantes e estratégicas para o core business.

Potencialização da segurança empresarial

O armazenamento de documentos na nuvem pode melhorar significativamente a segurança das informações, reduzindo o risco de perda ou roubo de dados. 

Com backups regulares e recursos avançados de segurança, as empresas podem ter certeza de que suas informações estão seguras e protegidas contra ameaças cibernéticas.

Redução de custos

A redução de custos também é uma vantagem importante do armazenamento digital de documentos. Sobretudo, porque as empresas não precisam mais gastar dinheiro com impressão e armazenamento físico de documentos.

Além disso, o armazenamento digital permite que a equipe acesse informações importantes de forma mais rápida e fácil. Isso faz com que se economize tempo e reduza custos indiretos associados à busca e ao processamento de informações em papel.

Diminuição de erros

Por fim, o armazenamento digital de documentos pode ajudar a reduzir a chance de erros e retrabalhos, tornando a colaboração mais fácil e eficiente. 

Com a possibilidade de compartilhar e editar documentos em tempo real, as equipes podem trabalhar juntas de forma mais eficaz, sem a necessidade de enviar documentos por e-mail ou imprimi-los para revisão. Sem falar que softwares ECM possuem a funcionalidade de controle de versão, evitando duplicidades.

Em resumo, o armazenamento digital de documentos é essencial para empresas que desejam aumentar a eficiência e a produtividade, melhorar a segurança, reduzir custos e minimizar a chance de erros. 

Com uma solução de armazenamento digital de documentos confiável e eficiente, as empresas podem aproveitar todos esses benefícios e se manterem competitivas no mercado.

Como fazer o armazenamento digital de documentos?

A melhor forma de realizar a implantação do armazenamento digital de documentos é por meio de um sistema de gestão de documentos e conteúdos empresariais (ECM). 

Um software ECM possibilita capturar, armazenar, gerenciar e distribuir os documentos, que podem ser acessados de forma fácil e segura em qualquer dispositivo conectado à internet. 

Ou seja, os arquivos não são armazenados no equipamento em si, mas em um ambiente “online” –, o que garante mais segurança e facilidade.

Primeiro, é feito o upload dos documentos que estão armazenados no dispositivo (ex: tablet, notebook, desktop) para a nuvem. Depois, realiza-se a catalogação dos arquivos a partir de um sistema ECM, que além de capturar e armazenar, também cuida do gerenciamento, classificação e indexação automática.

Dessa maneira, os colaboradores da empresa conseguem otimizar seus fluxos de trabalho, utilizando o tempo que perdiam na busca e gestão dos documentos para se concentrar em atividades mais estratégicas.

Invista no armazenamento digital de documentos e alavanque a performance da sua equipe!

Como vimos neste artigo, o armazenamento digital de documentos é uma parte fundamental do processo de digitalização de empresas modernas. 

Ele oferece muitas vantagens em termos de economia de espaço físico, tempo e dinheiro, bem como a facilidade de compartilhamento de documentos e acesso remoto. 

Ao armazenar documentos na nuvem, essas vantagens são ampliadas ainda mais, permitindo acesso global e maior segurança. Portanto, é importante que as empresas considerem seriamente o armazenamento digital de documentos em suas operações. 

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