Glossário do ECM: conheça os principais termos utilizados

Quer conhecer os principais termos utilizados no ECM (Enterprise Content Management)? Abaixo preparamos um Glossário para que possa consultar sempre que tiver qualquer dúvida sobre um dos termos utilizados.

API (Application Program Interface)

Um conjunto de rotinas, protocolos e ferramentas para a construção de aplicações de software. Uma boa API facilita o desenvolvimento de um programa, fornecendo todos os blocos de construção.

Assinatura digital

As assinaturas digitais validam o conteúdo de um documento e podem ser usadas para confirmar a identidade do signatário. A maioria dos documentos eletrônicos são assinados digitalmente para provar a autoria e a integridade do conteúdo. O propósito de uma assinatura digital é garantir que a integridade dos documentos não tenha sido alterada.

BPM (Business Process Management)

Do inglês “Business Process Management” (ou Gerenciamento de Processos de Negócio), BPM é uma disciplina de gestão que contribui com conhecimentos, práticas e ferramentas para projetar, mapear, executar, avaliar e otimizar os processos de uma empresa.

A metodologia BPM visa implementar melhorias contínuas nos processos organizacionais e aponta novas maneiras de realizar determinadas tarefas para alcançar resultados com maior agilidade.

Além disso, o BPMS, ou Business Process Management Software, é a plataforma tecnológica utilizada para aplicar os conceitos do BPM.

Trata-se, basicamente, de um software que tem como principal função automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos da empresa.

BMP (bitmap)

O formato de arquivo BMP (bitmap do Windows) trata de arquivos gráficos dentro do sistema operacional Microsoft Windows. Tipicamente, os arquivos BMP são descomprimidos, portanto são grandes. A vantagem é sua simplicidade e ampla aceitação em programas Windows.

Captura

Capturar significa salvar ou converter o conteúdo de um documento ou arquivo em formato eletrônico. A captura de documentos pode ser realizada utilizando uma variedade de tecnologias, incluindo scanners, formulários eletrônicos, transações eletrônicas, câmeras, voz e vídeo.

Classificação

Um termo usado na captura de documentos que se refere a como o software de captura identifica um documento em relação a outro. Em sua definição mais simples, o reconhecimento inteligente de documentos identifica automaticamente os tipos de documentos a partir do layout e da estrutura do documento e sabe quais informações ele deve conter. Então, se encontrar essa informação, pode extraí-la para uso da empresa.

CRM (Customer Relationship Management)

O principal objetivo de um CRM é otimizar a receita através da melhoria da satisfação do cliente, redefinindo as interações em cada ponto de contato.

Data De-duping

De-duping é o processo de remoção de entradas duplicadas de seus dados. Este termo é frequentemente usado quando se fala sobre a remoção de vários arquivos idênticos em todos os dispositivos de armazenamento em rede.

DPI (Dots Per Inch)

DPI indica a resolução (qualidade) das imagens. Quanto mais pontos por polegada houver, maior será a resolução das imagens.

ECM (Enterprise Content Management)

ECM é uma abordagem estruturada que emprega políticas, práticas de gerenciamento e tecnologia para gerenciar o ciclo de vida da informação de uma organização com o objetivo de melhorar a conformidade, a reutilização da informação e compartilhamento, e desempenho operacional.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Qualquer software projetado para apoiar e automatizar os processos de negócios. Isto pode incluir fabricação, distribuição, pessoal, gerenciamento de projetos, folha de pagamento e finanças, entre outros.

Escaner / scanner

Periférico de entrada que digitaliza imagens, fotos e textos impressos e transfere para o computador, um processo inverso ao da impressora.

Extração

Usando a tecnologia OCR, a extração envolve o reconhecimento inteligente/eletrônico de dados em um formulário ou documento e utilizando essas informações para a indexação automática. Esta técnica é utilizada para minimizar a entrada manual de dados.

Indexação

O processo de marcação de um documento com palavras-chave para que você possa recuperar facilmente o arquivo por meio de uma busca eletrônica. É como criar uma tabela de conteúdo para seus documentos.

HASP (Hardware Against Software Piracy)

Um HASP é um sistema de proteção de software baseado em hardware que previne a pirataria não autorizada de uso de aplicações de software. O dispositivo (às vezes chamado de dongle) se conecta a um computador e protege as aplicações de software da pirataria, proibindo o uso se a chave não estiver presente.

OCR (Optical Character Recognition)

OCR é um software que traduz imagens de texto padronizadas em um formulário que pode ser manipulado eletronicamente. Por exemplo, o OCR pode ler um arquivo PDF para tornar o texto pesquisável.

Palavra-chave

Em sistemas de gerenciamento de banco de dados, uma palavra-chave é uma entrada de índice que identifica um registro ou documento específico.

PDF (Portable Document Format)

Ao converter um documento eletrônico para um PDF, você pode capturar a formatação e o layout (como tirar uma foto do documento) em um arquivo de tamanho muito compacto e garantir que quando a pessoa abrir o documento, visualize exatamente como você pretendia.

SQL (Structured Query Language)

SQL é uma linguagem padronizada usada para solicitar informações de um banco de dados.

WEBP

WebP é um novo formato de imagem que utiliza compressão com perdas. Ele foi projetado pelo Google para reduzir o tamanho do arquivo de imagem para acelerar o carregamento da página web. Seu objetivo principal é substituir o JPEG como o formato principal para fotografias na web.

Conte com o ECM da Selbetti

E aí? Ficou mais fácil entender os mais variados termos usados quando se fala em ECM? Com nosso glossário, você conseguirá identificar mais rapidamente os termos e tomar sempre a melhor decisão.

Aqui na Selbetti temos uma solução completa em ECM para sua empresa, facilitando o processo de gerenciamento dos documentos. Inclusive, para saber mais sobre nossa solução, confira o artigo “Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti”.