O que é Gestão de Documentos e como funciona?

Uma empresa precisa lidar com uma enorme quantidade de informações todos os dias, muitas das quais são importantes para assegurar as operações de ineficiências, riscos jurídicos e falta de lucratividade. Nesse sentido, vemos a importância da gestão de documentos.  

Muito além de definir locais para a guarda de documentos de uma empresa, a gestão documental tem como objetivo organizá-los, de modo a mantê-los seguros e acessíveis a partir de metodologias específicas.

Essa prática é muito importante em um cenário onde as informações são consideradas o patrimônio de um negócio e auxiliam também na tomada de decisão. 

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre gestão de documentos, desde o que é e como funciona até alguns benefícios e como a tecnologia pode ajudar. Acompanhe a leitura!

O que é Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é um conjunto de métodos criados com o objetivo de garantir o arquivamento correto, seguro e organizado de qualquer documento, levando em consideração aspectos como natureza, regras de descarte, autorização de acesso e frequência de uso.

Com o passar do tempo, o volume de arquivos produzidos por um negócio pode aumentar bastante e se não houver um bom gerenciamento, esse ponto pode desencadear problemas de lentidão processual, extravios de documentos importantes, sem falar na falta de espaço físico e os riscos de vazamentos. 

Logo, a gestão documental assume grande importância para preservar as informações empresariais, otimizar rotinas e auxiliar na competitividade, garantindo um funcionamento sustentável das operações. 

Como funciona a gestão documental?

Um dos focos principais da Gestão Empresarial de Documentos é fazer com que os arquivos que são mais utilizados no dia a dia sejam localizados com facilidade, enquanto os menos acessados estejam em um local adequado, livre de perdas ou danificações. 

A este respeito, deve ser estabelecida uma política de uso de documentos para identificar quais arquivos estão na fase corrente ou intermediária de uso, bem como aqueles que já passaram da temporalidade e podem ser descartados.

Na política de uso de documentos também devem ser definidas características como quais informações cada colaborador ou departamento pode ter acesso, boas práticas de manejo e processos adequados para solicitação.

Muitas empresas vêm investindo em rotinas de digitalização e softwares para gestão de documentos. Essas medidas permitem preservar os arquivos e potencializar as operações, fazendo com que a equipe tenha acesso facilitado e o armazenamento seja muito mais ágil.

Mas é comum que mesmo adotando práticas tecnológicas, algumas organizações ainda tenham acervo físico, sobretudo pelo prazo que alguns documentos precisam ser guardados. Nesses casos, é indicado escolher salas específicas para este fim ou gavetas e armários organizados, sempre pensando na segurança. 

Em resumo, para fazer um bom gerenciamento de documentos é necessário identificar as necessidades empresariais e os recursos e mídias disponíveis para que esse processo seja realizado da melhor forma. 

A seguir, você pode conferir algumas vantagens da Gestão de Documentos para a sua empresa. 

Benefícios da gestão de documentos

1- Redução de custos

Trabalhar com grande volume de documentos sem fazer um gerenciamento adequado pode custar muito alto para uma empresa.

Isso porque quando os documentos não estão organizados, a equipe pode perder muito tempo tentando localizá-los, fora que alguns arquivos podem até ser extraviados, trazendo diversos outros prejuízos.

Por isso, a Gestão de Documentos é o melhor caminho para reduzir custos e evitar investimentos desnecessários. 

2- Otimização do espaço físico

A partir dos procedimentos de organização e armazenamento digital, será possível diminuir o volume dos documentos em circulação na empresa, na medida em que serão identificados e eliminados os arquivos duplicados e os documentos que passaram do prazo de temporalidade poderão ser descartados.

A digitalização é o fator que auxilia nesse processo, já que com ela alguns arquivos não precisarão ocupar espaço no acervo físico.  

3- Segurança jurídica

É importante enxergar os documentos enquanto comprovações jurídicas de que a empresa está consonante com a legislação e adota boas práticas no dia a dia. Exemplos claros disso são as guias de impostos e as notas fiscais.

Dessa forma, fazer uma boa Gestão de Documentos mantém a integridade desses arquivos, garantindo que estejam acessíveis no caso de serem solicitados pelos órgãos competentes, seja em ações judiciais ou outros episódios.

Os procedimentos realizados no gerenciamento também possibilitam analisar a validade dos arquivos, ou seja, se possuem elementos legalmente requeridos, como assinaturas, carimbos e certificados.

4- Preservação da qualidade

Mas a função da Gestão Documental vai muito além de organizar os documentos e fazer com que eles sejam facilmente encontrados. 

Essa prática também possibilita a preservação da qualidade das informações, impedindo que os documentos sejam danificados por fatores como calor ou umidade ou, mesmo, má utilização e transporte.  

Assim, outro benefício da Gestão de Documentos é aumentar a durabilidade do arquivo, potencializando a plena conservação durante o prazo em que deve ficar armazenado.

5- Padronização de processos

A Gestão de Documentos ainda permite padronizar os processos de armazenamento e utilização de documentos. 

Essa ação é possível porque são implementados alguns procedimentos internos, de modo que todos os colaboradores da empresa tenham acesso a diretrizes claras e possam contribuir para a manutenção da integridade dos arquivos. 

Por que utilizar um sistema de Gestão de Documentos? 

Vimos, neste artigo, o quanto a Gestão de Documentos pode ser benéfica para uma empresa, mas é preciso ter em mente que nem sempre o gerenciamento manual será eficiente se a quantidade de informações for muito grande ou não haver processos bem definidos. 

Para evitar possíveis problemas e reduzir custos, utilizar a tecnologia a seu favor é o melhor caminho. Nesse sentido, um sistema de gestão de documentos pode atender plenamente às necessidades de segurança e organização dos seus documentos empresariais.

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