O que é Gestão Eletrônica de Documentos e como fazer na prática?

O que é Gestão Eletrônica de Documentos e como fazer na prática?

A Gestão Eletrônica de Documentos consiste em uma prática que visa garantir mais eficiência à organização e ao gerenciamento de documentos de uma empresa a partir da tecnologia de softwares.

Essa alternativa assume grande importância, na medida em que ajuda a preservar documentos, facilita o acesso, controla o versionamento, garante maior segurança às informações e potencializa os fluxos de trabalho. 

Em um cenário de transformação digital, o governo vem se modernizando cada vez mais e tem lançado diversas normas, portarias e leis para que as empresas façam a migração para o mundo digital. Um exemplo é a lei de Digitalização de Prontuários Médicos, de 2018.

Logo, é importante que você comece a estudar a possibilidade de gerenciar seus documentos eletronicamente. Neste artigo, trouxemos alguns tópicos sobre como funciona a gestão eletrônica de documentos e como implementá-la no seu negócio. Acompanhe a leitura!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma solução tecnológica para organizar e gerenciar arquivos corporativos. O objetivo é trazer mais segurança e agilidade à gestão de documentos, facilitando o acesso e automatizando algumas tarefas burocráticas.

Com isso, é possível obter benefícios como redução de custos, controle de documentos, preservação da qualidade e reforço da segurança jurídica da empresa. 

Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos?

Os documentos gerenciados de forma eletrônica passam, basicamente, por etapas de digitalização e armazenamento. Isso quer dizer que planilhas, contratos, recibos e demais informações empresariais serão digitalizadas e organizadas dentro de um sistema. 

Mas, é preciso lembrar que são diversas as ferramentas que integram a Gestão Eletrônica de Documentos, elas vão desde a captura e gerenciamento até a automação de processos relacionados à organização documental. 

Como implementar a Gestão Eletrônica de Documentos?

Quando o assunto é implementar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa, é muito importante fazer um planejamento prévio para garantir que as informações fiquem seguras e eficientemente organizadas nesse processo. 

A seguir, você pode conferir algumas dicas para implementar o gerenciamento eletrônico de documentos de forma bem sucedida.

1- Escolha um bom software de gestão de documentos

Escolha o melhor software gestão de documentos para atender às necessidades da sua empresa. Essa ferramenta deve proporcionar agilidade de acesso e funcionalidades que garantam otimizar a produtividade na gestão documental. 

Para isso, faça um checklist analisando se o software de gestão de documentos possui características como:

• Integração com outros sistemas;
• Digitalização em massa;
• Personalização de acessos;
• Assinatura digital/eletrônica;
• Atendimento a requisitos de digitalização de documentos públicos ou privados estabelecidos pelo decreto 10.278/2020;
• Facilidade de uso;

Além disso, também se faz importante escolher uma empresa especializada que seja consolidada no mercado. Assim, você garante uma implementação segura e customizada.

2- Monte uma equipe qualificada 

É muito importante que os documentos sejam manejados por uma equipe qualificada, de modo a garantir plena eficiência e organização na fase de digitalização e catalogação. 

A este respeito, você tem dois caminhos: treinar seus colaboradores para fazer toda a seleção e transferência dos documentos para o sistema ou contratar uma empresa de Outsourcing de TI que oferece soluções de software de gestão de documentos e digitalização de documentos completa para simplificar a sua vida.

Aqui na Selbetti, nós oferecemos sistemas para gestão de documentos e, também, realizamos a digitalização de documentos para que o cliente tenha mais tempo para focar no core business. Assim, tudo será indexado no sistema de gestão eletrônica e ele não terá que se preocupar com essas tarefas.

3- Crie metodologias de categorização

Outro ponto que deve ser pensado é a categorização dos documentos para facilitar as consultas e aumentar a eficiência das operações no dia a dia. 

Tente utilizar critérios como áreas de responsabilidade, tópico, grau de importância, grau de confidencialidade, períodos, entre outros.

4- Faça o controle de acesso

Na existência de documentos confidenciais, é necessário restringir o acesso às pessoas autorizadas. Para isso, você pode perguntar para gerentes e demais tomadores de decisão quais documentos são estes e quem poderá acessá-los.

Com essas informações em mãos, se torna possível fazer as configurações necessárias em um sistema de gestão de documentos. 

Neste artigo, vimos o quanto o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser uma opção muito vantajosa quando o assunto é organização documental. Essa prática acaba com as rotinas lentas e demoradas, resgatando a produtividade da equipe e atribuindo maior segurança aos processos da empresa como um todo. 

Em um contexto onde a LGPD entrou em vigor e os negócios devem proteger os dados pessoais de clientes, fornecedores e colaboradores, a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos pode ser uma ótima aliada.
Quer saber mais sobre Gestão de Documentos? Então confira nosso post Como fazer uma boa Gestão de Documentos.