Gestão documental e conformidade com a LGPD: o que você precisa saber?

Você sabe o que é gestão documental? Essa importante prática ajuda sua empresa a ficar em conformidade com a LGDP. Entenda! 

A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, determina que toda e qualquer empresa que coleta, armazena e processa dados pessoais precisa adotar práticas que garantam a segurança, confidencialidade e integridade dessas informações.

A gestão documental é uma das práticas mais recomendadas para se aplicar nesse meio, visto que é encarregada de mapear processos documentais e garantir que os dados estejam disponíveis apenas a quem deve acessá-los.

Na sua empresa, você já pratica a gestão de documentos?

O que é gestão documental

Gestão documental é uma atividade que consiste em controlar, organizar e armazenar corretamente tudo que é gerado ou recebido pela empresa.

Contratos, notas fiscais, fichas cadastrais, relatórios internos, formulários, etc. Todos esses tipos de documentos passam por um ciclo de vida, de modo que sua criação, uso, retenção e descarte devem ser realizados de forma segura para impedir vazamentos e perda de integridade.

As ações que geralmente estão inseridas na gestão de documentos envolvem:

• Classificação e categorização documental;
• Definição de níveis de acesso e permissões;
• Controle de versionamento e atualizações;
• Armazenamento físico e/ou digital seguro;
• Descarte correto e rastreável de documentos inativos.

Qual o papel da gestão documental na proteção de dados?

Atualmente, todas as empresas coletam, processam e armazenam diferentes tipos de informação na sua base. Essas informações podem ser corporativas, dados de funcionários, de fornecedores e também de clientes.

Coletar, manusear e proteger esse grande volume de informações não é uma tarefa simples. E, para conseguir isso – e ao mesmo tempo se manter em conformidade com as regulamentações –, é importante que a empresa tenha uma medida interna que garanta a segurança e o correto tratamento dos dados.

Como a gestão documental é uma prática que centraliza e controla o ciclo de vida de todos os documentos, ela praticamente entra como base para a empresa manter seus dados sob controle e livre de vazamentos, extravios ou acessos indevidos.

Como garantir a conformidade com a LGPD na organização de documentos?

Garantir a conformidade com a LGPD na organização documental começa pela identificação de quais documentos contêm dados pessoais e sensíveis. 

Medidas como mapeamento de fluxos, categorização de tipos de documento e definição de quem pode acessar o que devem ser aplicadas para estruturar o controle das informações desde a sua origem até o descarte. Em seguida, são criadas políticas de controle de acesso, criptografia e armazenamento seguro para garantir que todos os envolvidos saibam como manusear a informação.

Além disso, também é mantido um histórico de acesso e versionamento, com processos de auditoria contínua para rastrear irregularidades (como acessos indevidos e modificações não autorizadas) e responder aos incidentes mais rapidamente.

Vamos considerar, por exemplo, que sua empresa possui, hoje, mais de 500 cadastros de clientes arquivados fisicamente. Esses documentos concentram dados relacionados à identificação pessoal, como endereço, assinatura e até informações bancárias, altamente necessários para a prestação de serviços.

Nesse caso, como ela garantirá a conformidade com a LGPD e impedirá que um simples extravio de pastas exponha os dados dos clientes?

Primeiramente, essa lista de documentos teria de passar por um processo de digitalização e indexação segura. Depois, seria feita uma revisão e identificação de problemas relacionados à duplicidade, acessos indevidos ou armazenamento inseguro para correção imediata e adoção de novas medidas preventivas.

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Boas práticas para manter segurança, controle e rastreabilidade

“Entendi que preciso organizar e controlar meus documentos para garantir a conformidade com a LGPD. Agora, como posso manter a segurança, o controle e a rastreabilidade dos documentos?”

Abaixo selecionamos algumas práticas que podem ajudar:

1- Criação de um plano de classificação documental

Um plano de classificação é uma estrutura que define como os documentos devem ser organizados por tipo, área e relevância. Na prática, significa separar documentos pessoais de contratos, documentos fiscais de administrativos e assim por diante, criando categorias claras e padronizadas.

Esse processo é fundamental para identificar rapidamente onde estão os dados sensíveis e aplicar os controles certos para protegê-los.

2- Definição de níveis de acesso e responsabilidades

Nem todo colaborador precisa acessar todos os documentos, e estabelecer quem pode visualizar, editar ou excluir certos arquivos é outra prática importante para manter a segurança.

É possível usar sistemas com controle de acesso por perfil ou função ou criar permissões específicas em plataformas de armazenamento digital. Documentos financeiros, por exemplo, podem se tornar acessíveis apenas a quem atua diretamente na área. 

3- Digitalização e armazenamento em nuvem com segurança

Sabemos que armazenar documentos apenas em papel ainda é uma prática comum no ambiente corporativo, mas é um risco muito alto para quem busca se manter em conformidade com a legislação.

A digitalização precisa ser aplicada, pois permite backup automático, compartilhamento seguro e controle de versões. As empresas podem optar por plataformas de armazenamento que oferecem criptografia, autenticação de dois fatores e trilha de auditoria. 

4- Política de descarte documental seguro

Documentos, assim como qualquer outro ativo corporativo, possuem prazos de validade e devem ser descartados corretamente para evitar a exposição de dados.

A implementação de uma política de descarte com prazos definidos para cada tipo de documento e a definição do procedimento a ser usado (trituração, exclusão, etc.) são interessantes para reduzir riscos e liberar espaço físico e digital.

Hoje mesmo o seu time pode revisar uma pasta ou gaveta e separar o que já está fora de uso. 

5- Auditorias periódicas e treinamento da equipe

Um processo de gestão documental só funciona se todos estiverem alinhados. Portanto, crie checklists de revisão, programe auditorias trimestrais e promova treinamentos rápidos sobre a LGPD e boas práticas de documentação interna.

Se preferir, sua empresa também pode investir em soluções end-to-end, como a da Selbetti, por exemplo, para transformar a maneira como você e XoX seu time gerenciam processos e auditam documentos. 

Como a Selbetti apoia empresas com gestão documental

A Selbetti sabe que ter controle sobre as informações é altamente importante para estar em conformidade com a LGPD. Justamente por isso, disponibiliza em seu portfólio uma solução que integra várias tecnologias e ferramentas em um só ecossistema para as empresas melhorarem a forma como lidam com dados:  o Process Solutions.

Nele, o cliente pode fazer uso de tecnologias, como o  ECM (Enterprise Content Management), que permite organizar, armazenar e fornecer informações críticas de maneira eficaz, e também o OCR (Optical Character Recognition), que possibilita a conversão de documentos físicos em formato digital.

Além dessas duas ferramentas, a empresa também tem acesso a outras tecnologias incríveis que permite à ela: 

• Consolidar dados e fluxos;
• Padronizar processos e documentos;
• Obter controle total dos seus conteúdos corporativos;
• Garantir a validade jurídica de documentos com assinatura digital e eletrônica;
• Classificar documentos estruturados e não estruturados na hora da digitalização;
• E muito mais.