Como garantir controle, economia e segurança para o inventário de TI?

Como garantir controle, economia e segurança para o inventário de TI?

Quer melhorar o controle de inventário de TI? Sua empresa precisa recorrer a ferramentas para automatizar o processo.

O inventário de TI é um registro que comporta diversas informações sobre os ativos tecnológicos da empresa: computadores, notebooks, servidores, impressoras, roteadores, sistemas, softwares licenciados e dispositivos móveis. Tudo é documentado e armazenado para que ela tenha uma visão holística e atualizada da sua infraestrutura digital.

Como hoje em dia tudo que envolve tecnologia precisa ser devidamente gerenciado para assegurar conformidade, rastreabilidade e segurança, é muito importante que os responsáveis técnicos e gestores da área se preocupem em manter a segurança do inventário, além de explorar alternativas para melhorar seu controle e reduzir custos.

Na sua empresa, como está o processo?

Os riscos de um inventário de TI desatualizado (e que você talvez não perceba)

Qual foi a última vez que a sua empresa realizou o inventário de ativos de TI, e por que essa tarefa vem sendo postergada?

Em muitos casos, a rotina sobrecarregada da equipe de TI e a ausência de ferramentas próprias para isso são os principais fatores. Porém, ainda que a escassez de tempo e a falta de soluções específicas sejam compreensíveis, existe uma razão do porquê o inventário PRECISA ocupar o topo das atividades empresariais.

Ele é que impede que a empresa fique exposta a uma série de riscos, que incluem:

• Manter equipamentos obsoletos operando, o que aumenta e muito a chance de a empresa atuar em baixa performance;
• Trabalhar com licenças expiradas e não renovadas, o que pode gerar multas por não conformidade, além de causar sérios danos à reputação;
• Ter ativos fantasmas que não estão registrados ou que foram perdidos de vista, mas continuam consumindo recursos e representam ameaças à segurança;
• Lidar com custos ocultos com manutenção de equipamentos que já deveriam ter sido substituídos.

“E existe uma forma de impedir isso tudo?”

Sim, existe! Realizando o inventário de TI periódicamente. 

O que é e como funciona um inventário de TI automatizado?

Antigamente, para que um inventário de ativos de TI fosse feito, era necessário muitas mãos para contribuir com a tarefa. Fora isso, era obrigatório também dedicar um tempo específico para coletar as informações manualmente, sendo comum muitas vezes interromper as operações de rotina por dias ou até mesmo semanas (dependendo do volume de ativos disponível).

A boa notícia? Hoje, esse tipo de desgaste praticamente acabou… Agora, é possível realizar o inventário de TI de forma totalmente automatizada, com plataformas encarregadas de mapear, registrar e atualizar os ativos.

“E como esse procedimento funciona?”

Vamos explicar…

Por meio de agentes instalados nos dispositivos, as ferramentas de inventário capturam dados técnicos em tempo real, como número de série, sistema operacional, versão de software, status da licença, uso de recursos, entre outros. 

As informações são então organizadas em um dashboard unificado, que permite ao gestor visualizar toda a estrutura de TI em uma única tela. Nesse espaço ele é capaz de aplicar filtros por localidade, tipo de ativo, status de uso, data da última atualização e diversos outros parâmetros que facilitam a tomada de decisão. 

Além disso, ele também consegue gerar relatórios completos sobre os ativos, que otimizam auditorias e aceleram diagnósticos sobre os equipamentos.

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Passo a passo para começar a automatizar seu inventário de TI

“Não sabia que o inventário de ativos de TI podia ser automatizado. Achei a ideia muito interessante.”

Sim, automatizar o inventário realmente é uma decisão muito inteligente para quem busca mais controle, segurança e economia. No entanto, existem alguns pontos que precisamos considerar, caso a sua empresa deseje trazer a automatização para o inventário: 

1- Mapear todos os ativos tecnológicos existentes

Esse mapeamento é importante porque servirá como base para comparar os dados que a ferramenta vai capturar.

Portanto, comece listando equipamentos por setor, usuário, localização e categoria (hardware ou software). Reúna também notas fiscais, contratos de licença e documentações técnicas para certificar que nenhuma informação fique de fora e para que os critérios de inventário no sistema sejam configurados de acordo.

2- Selecione uma ferramenta compatível com sua infraestrutura

Nem toda solução de controle de inventário de TI se adapta a qualquer tipo de ecossistema. Por isso, antes de investir na ferramenta “X”, verifique se a plataforma oferece atualizações em tempo real, integração com sistemas ERP ou de service desk, suporte técnico e relatórios customizáveis. 

Soluções com dashboards intuitivos e alertas inteligentes também fazem diferença.

3- Implemente os agentes de coleta em cada ativo

Assim que tiver selecionado a ferramenta ideal, é hora de distribuir os agentes de coleta nos seus dispositivos. É preciso garantir que todos os setores estejam cobertos e que nenhum equipamento fique fora da rede. 

4- Treine a equipe e estabeleça rotinas de acompanhamento

Embora a automação reduza o trabalho operacional, ela não dispensa o olhar humano. É importante que sua equipe de TI esteja preparada para interpretar os dados, configurar alertas e responder a possíveis inconsistências nas informações.

Para isso, o time Selbetti recomenda criar uma rotina mensal de verificação dos relatórios e análises. 

5- Atualize os critérios de inventário

O inventário de TI automatizado é dinâmico e poupa um tempo enorme, mas precisa ser alimentado com critérios e parâmetros atualizados sempre que possível. 

Assim sendo, quando houver mudança na política de uso de dispositivos, novos softwares adquiridos ou alterações na estrutura da rede, por exemplo, esses dados devem ser refletidos também no seu sistema.

Se a gestão do seu inventário de TI já é um desafio, imagine o trabalho de manter todo o parque tecnológico atualizado e seguro. 

A Selbetti simplifica essa jornada. Com as soluções IT Devices, sua empresa vai além do inventário automatizado, com uma variedade de soluções de outsourcing que já inclui o controle, a segurança e a gestão proativa de todos os ativos.