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Como escolher um software para gestão de processos (BPMS)?
Confira algumas dicas para escolher o melhor software de gestão de processos para o seu negócio e impulsione seus fluxos de trabalho.
Você sabe o que considerar na hora de escolher um software para gestão de processos? Para acertar na escolha, é importante entender o funcionamento de um sistema BPMS e quais as necessidades do seu negócio atualmente.
A implementação de um software de gestão de processos possibilita uma série de benefícios para uma empresa. Entre eles estão a alta produtividade, redução de custos operacionais e uma gestão transparente e mais acessível a todos.
Se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, confira o artigo abaixo e saiba tudo o que precisa para escolher um software BPMS com assertividade. Boa leitura!
O que é um software de gestão de processos (BPMS)?
Um software de gestão de processos, conhecido como BPMS (Business Process Management System), é uma ferramenta que auxilia na modelagem, automação e melhoria de processos de negócio. Ele permite que as empresas visualizem, analisem, otimizem e monitorem seus fluxos de trabalho de forma centralizada.
Assim, um BPMS oferece recursos para desenhar fluxos de trabalho, definir regras de negócio, automatizar tarefas, monitorar o desempenho dos processos e realizar análises para identificar oportunidades de melhoria.
Essa solução tecnológica contribui para aumentar a eficiência operacional, reduzir erros, agilizar as atividades e melhorar a comunicação entre os envolvidos nos processos.
Importante enfatizar que, para o BPMS gerar benefícios, é fundamental que o negócio promova uma integração entre os departamentos e tenha uma rotina orientada por processos.
Em resumo, um software de gestão de processos (BPMS) é uma ferramenta estratégica que ajuda as empresas a otimizarem seus fluxos de trabalho, impulsionando a produtividade e a eficiência operacional.
Leia também::: Gestão de processos: o que é e como implantar na indústria
Qual a diferença entre BPM e BPMS?
BPM (Business Process Management) e BPMS (Business Process Management System) são termos relacionados à gestão de processos de negócio, mas possuem significados diferentes.
BPM é uma abordagem de gerenciamento de processos que envolve a identificação, modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização de processos de negócio. É uma disciplina que busca melhorar a eficiência, eficácia e agilidade dos processos organizacionais, com foco na obtenção de resultados e na satisfação do cliente.
Por outro lado, BPMS refere-se a um sistema ou software específico utilizado para implementar a gestão de processos de negócio. Ou seja, um BPMS é a aplicação prática da metodologia BPM e tem como principal função automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento.
Logo, a diferença é que o BPM é uma metodologia de gestão de processos de negócio, enquanto o BPMS é um software de implementação de processos. O BPM estabelece um conjunto de técnicas que podem ser adotadas na otimização de processos e o BPMS as coloca em prática através de sua tecnologia.
5 fatores para considerar na hora de escolher um software de gestão de processos
A escolha de um software para gestão de processos (BPMS) precisa ser assertiva e considerar alguns pontos, que apresentamos abaixo:
1. Capacidade de integração
Um dos fatores fundamentais na escolha do BPMS é optar por uma ferramenta que tenha integração nativa com outras tecnologias, como um ECM (Enterprise Content Management), por exemplo.
A integração ajuda a tornar os processos mais ágeis e fornece dados e relatórios importantes para a tomada de decisões.
Em um processo de solicitação de compra, por exemplo, é possível cadastrar fornecedores e escolhê-los de forma mais simples e automatizada, com todos os dados disponíveis no sistema para que você possa fazer a avaliação de acordo com suas necessidades.
2. Usabilidade
Um sistema BPMS deve ser capaz de facilitar a execução dos processos e, para isso, deve ser compreensível por todos os envolvidos.
É preciso lembrar que o sistema será utilizado por colaboradores de diversas áreas e responsáveis por diferentes processos, e quanto melhor for sua usabilidade e praticidade, melhor.
3. Capacidade de suporte
A empresa fornecedora contratada deve fornecer o suporte necessário para a utilização do sistema. Verifique a facilidade de acesso que você terá ao serviço de suporte, e se possui SLA (Service Level Agreement).
Além disso, o ideal é que o sistema seja de fácil aprendizado para os usuários da empresa, para que os envolvidos possam gerenciar os processos sem depender do contratado.
4. Disponibilidade de informações
Também é importante que você avalie as informações fornecidas sobre a ferramenta e como utilizá-la.
É fundamental que a documentação da ferramenta contenha exemplos de uso e tutoriais que mostram como usar os recursos do sistema. Os usuários devem ter autonomia no gerenciamento do software, sem depender muito do suporte de TI.
5. Infraestrutura necessária
É necessário verificar se sua empresa possui a infraestrutura relevante para implementar a solução. Nesse sentido, pergunte-se: seu negócio está em um único servidor ou possui uma estrutura descentralizada? A infraestrutura de TI existente já possui uma plataforma de tecnologia que pode afetar a implementação?
Vale apostar em fornecedores que realizam uma consultoria personalizada antes da contratação do serviço. Dessa maneira, fica mais fácil entender os recursos que você possui e se é necessário alguma mudança para a implementação do sistema.
Leia também: Ferramentas de BPM: o que são e qual é a melhor do mercado
Conheça o IBPMS Selbetti e otimize seus processos de negócio
Como fica claro, a escolha de um software para gestão de processos – BPMS requer análise para que a contratação seja a mais assertiva para sua empresa. E, quando isso ocorre, seu negócio passa a contar com inúmeros benefícios.
Se você está procurando por um bom sistema de gestão de processos, precisa conhecer o iBPMS da Selbetti. Nosso software foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial.
O iBPMS é 100% cloud (em nuvem) e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações da empresa em um só ambiente. Ele garante um controle efetivo de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos no processo e de todo o ciclo da cadeia produtiva.
O software se destaca por oferecer diversas funcionalidades:
- Customização de processos;
- Criação de formulários online;
- Acompanhamento de processos em tempo real;
- Padronização e automatização das solicitações;
- Controle de prazos das principais atividades do processo;
- Integração com os sistemas da empresa;
- Realização de tarefas pelo smartphone;
- Acesso a gráficos personalizados (dashboards) para facilitar as análises organizacionais;
- Criação e personalização de processos;
- Sistema de alerta para manter controle de prazos e tarefas agendadas;
- Entre outras funcionalidades.
Em suma, implementar o iBPMS Selbetti é ideal para a sua empresa reduzir custos, alavancar a performance e melhorar o desempenho operacional.
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