Managed Print Services e sua importância na otimização do parque de impressão

Managed Print Services e sua importância na otimização do parque de impressão

O serviço de impressão, também conhecido como Managed Print Service, é uma ótima estratégia para a empresa otimizar o uso e os custos do seu parque de impressão!

Gerenciar o uso de impressoras e documentos pode parecer apenas um detalhe no dia a dia de uma empresa, certo? Mas, na prática, quem lida com isso sabe que é muito mais complexo do que parece. 

Um toner que acaba sem aviso, uma impressora que para no meio de um projeto urgente ou uma equipe perdendo horas para resolver problemas técnicos – tudo isso pode transformar uma simples tarefa em verdadeiro caos. 

É nesse cenário que nasce um modelo de serviço muito interessante, conhecido como Managed Print Services (MPS). 

Hoje, nós vamos entender o que é esse serviço de impressão, qual sua importância para a empresa reduzir custos operacionais e quais seus principais benefícios. Acompanhe!

O que é Managed Print Services?

Managed Print Services, que em português significa Serviços de Impressão Gerenciada, nada mais é do que um modelo de negócio em que a sua empresa terceiriza a gestão das suas impressoras. 

Em outras palavras, é um parceiro externo que passa a ser responsável por monitorar, gerenciar e otimizar todo o uso dos seus dispositivos, cuidando de praticamente tudo que envolve a impressão, desde o fornecimento de suprimentos, como toner e papel, até a manutenção das máquinas e suporte técnico.

Por envolver o trabalho de agentes terceirizados, que possuem experiência na área, o modelo de serviço MPS proporciona um diferencial que nós, aqui da Selbetti, consideramos essencial para qualquer modelo de negócio: 

Visão completa sobre todas as operações de impressão

Por exemplo, você, sendo o gestor, pode descobrir onde existem falhas no fluxo de trabalho, como o excesso de impressões em determinados setores, e por que os recursos foram ou estão sendo utilizados de uma determinada forma. 

Como o MPS reduz custos operacionais de impressão

A redução de custos é um dos principais motivos para investir no MPS, mas o que muitos podem estar se perguntando aqui é: 

“Como esse serviço de impressão ajuda, na prática, a reduzir custos?”

Aqui vai a explicação dos nossos experts:

Ao terceirizar a gestão das impressão, a empresa simplesmente deixa de se preocupar com problemas técnicos e desperdícios porque é o parceiro de MPS que assume a responsabilidade sobre esses aspectos. 

É ele que:

• Monitora o uso das impressões para evitar quaisquer gargalos no processo;
• Evita impressões desnecessárias;
• Garante que as manutenções sejam feitas de forma preventiva, antes que qualquer equipamento pare de funcionar ou gere custos elevados com consertos de emergência.

Além disso, o acesso a relatórios detalhados, emitidos pelos próprios especialistas, permite que a empresa use melhor as informações sobre seu parque de impressão e identifique, por exemplo, os custos invisíveis que podem estar impactando o seu orçamento.

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Benefícios do serviço de impressão a longo prazo

Embora os ganhos do Managed Print Services sejam visíveis desde o princípio, é no longo prazo que as empresas começam a colher os verdadeiros frutos dessa estratégia.

1- Mais eficiência do parque de impressão

Com o passar do tempo, você perceberá que suas impressoras não só estão funcionando melhor, mas também estão alinhadas com suas necessidades reais. Isso ocorre porque os profissionais analisam o uso de cada dispositivo e ajustam o fluxo de trabalho, garantindo que não haja mais desperdícios nem sobrecargas.

Exemplo: Se a sua empresa tem três impressoras, mas uma delas está sempre congestionada enquanto as outras duas quase não são usadas, o especialista analisa os padrões de impressão e redistribui as tarefas.

2- Maior segurança de documentos

O parceiro de Managed Print Services também utiliza tecnologias que garantem que os documentos confidenciais da sua empresa estejam protegidos. Isso é feito por meio de sistemas de autenticação, em que apenas quem tem permissão pode liberar as impressões.

Por exemplo: Se sua equipe trabalha com contratos ou relatórios sensíveis, o risco de alguém pegar uma impressão que não deveria se torna praticamente nulo. O sistema pede que o funcionário se identifique, geralmente com uma senha ou crachá, antes de liberar o documento.

3- Suporte contínuo e manutenção preventiva

Com o serviço de impressão, sua empresa recebe monitoramento contínuo de todas as impressoras, o que garante que pequenos problemas sejam detectados logo no início, antes de eles se tornarem críticos.

Imagine o seguinte cenário: Um de seus equipamentos começa a apresentar pequenas falhas, como manchas nas impressões ou lentidão no processamento. O time MPS já toma providências imediatamente, agendando manutenção ou resolvendo o problema rapidamente.

Gostou de saber mais sobre o serviço de impressão, mas não conhece uma parceira confiável que trabalhe com Managed Print Services? Conheça a Selbetti!