Como otimizar a gestão de fluxos e processos administrativos?

Como otimizar a gestão de fluxos e processos administrativos?

Sua meta é aumentar a eficiência operacional e reduzir custos em 2025? Você precisa entender como otimizar a gestão de fluxos e processos administrativos. Entenda!

As empresas dependem do funcionamento dos seus fluxos e processos para assegurar a eficiência operacional e evitar prejuízos desnecessários. 

Quando operações internas, como controle financeiro, gerenciamento de estoques e aprovação de documentos estão desorganizadas, por exemplo, o ambiente empresarial pode ficar caótico, ocasionando não só atrasos nas entregas, como também insatisfação na base de clientes e colaboradores.

Para manter o fluxo das atividades em ordem, aplicamos uma prática conhecida como gestão de fluxos e processos administrativos. Ela consiste praticamente em mapear, organizar e monitorar as operações internas.

No entanto, embora muitas empresas já apliquem essa gestão administrativa para reduzir desperdícios e aumentar a produtividade, nem sempre elas conseguem colher resultados satisfatórios. Afinal, a falta de ferramentas adequadas, resistência cultural à mudança e ausência de monitoramento são pontos que interrompem a aplicação e o progresso do gerenciamento.

Quando percebem que o controle não está alinhado às necessidades atuais da empresa, os profissionais responsáveis imediatamente pensam: “Como eu posso otimizar a minha gestão de fluxos e processos?”.

É exatamente sobre essa dúvida que vamos tratar neste artigo. Acompanhe!

Por que otimizar a gestão de fluxo e processos administrativos é importante?

Otimizar a gestão de fluxos e processos administrativos é importante porque minimiza a incidência de erros operacionais e melhora a eficiência geral de um negócio. 

Um fluxo bem estruturado possibilita que as atividades sejam realizadas de forma ágil e sem qualquer tipo de retrabalho, o que, por sua vez, se traduz em redução de custos e aumento da competitividade.

Além disso, é importante reconhecer que, quando os processos estão de fato organizados, eles proporcionam maior previsibilidade e controle sobre as operações internas da empresa. Os gestores realmente possuem controle sobre tudo que está acontecendo e vai acontecer, e isso os ajuda a tomar decisões mais inteligentes.

Como otimizar a administração e o fluxo de processos

Agora que já vimos o porquê de otimizar a gestão de fluxos e processos administrativos, vamos entender quais etapas são necessárias para melhorar o seu controle:

1- Diagnóstico inicial

O ponto de partida consiste em identificar todos os gargalos que estão prejudicando o andamento e desempenho das atividades hoje. 

Nessa fase de descoberta e diagnóstico, é recomendado que você reúna feedback de todas as equipes envolvidas, verifique as operações pessoalmente e, de preferência, utilize ferramentas de análise e controle para identificar os problemas mais sérios.

Depois que tiver feito essa avaliação, será preciso criar um plano de ação estratégico no qual você deverá priorizar as melhorias mais importantes e que geram maior impacto no curto prazo.

Perguntas para você considerar nessa etapa:

• Quais são os processos que mais causam atrasos?
• Existem atividades que poderiam ser automatizadas?
• Há falhas de comunicação entre setores que dificultam a execução das tarefas?

2- Padronização como base

O jeito mais fácil de garantir que os seus fluxos e processos administrativos sejam fluidos é pela padronização, porque atividades padronizadas reduzem variações e ainda certificam que os profissionais sigam os mesmos procedimentos, independentemente do setor em que estiverem atuando.

Se na sua cadeia operacional você perceber que falta uniformidade nos métodos, e que muitas atividades estão sendo realizadas sem qualquer critério ou documentação, pode ser interessante providenciar um manual ou guia para que os colaboradores saibam exatamente o que fazer.

Caso você não saiba como aplicar a padronização na prática, aqui vão algumas dicas:

• Comece mapeando todos os processos atuais e identifique pontos críticos.
• Em seguida, crie checklists e templates para tarefas recorrentes.
• Depois, treine as equipes para adotarem os novos padrões.
• Não esqueça de documentar tudo e atualizar os procedimentos sempre que julgar necessário.

3- Ferramentas digitais para otimização

Embora muitas atividades possam ser, sim, realizadas manualmente, seguir esse modelo de trabalho limita a capacidade de crescimento e aumenta a incidência de erros humanos.

Nos últimos anos temos visto um movimento voltado totalmente para a automação e digitalização de processos, e isso em praticamente todos os modelos de negócio, e ignorar isso dentro da sua própria empresa pode ser perigoso.

As ferramentas digitais são excelentes para monitorar fluxos, gerar relatórios em tempo real e organizar tarefas repetitivas. Inclusive, muitas delas possuem recursos específicos para auxiliar no controle e na integração de operações entre setores.

4- Monitoramento e ajustes 

Digamos que você aplicou todas as etapas acima e começou a ver uma melhora na administração e fluxo de processos. Esse resultado indica que o trabalho acabou? 

Não!

Um dos papéis mais importantes de um gestor é assegurar a melhoria contínua das atividades para que a empresa consiga evoluir cada vez e, claro, possa se adaptar às novas demandas. E, para isso, duas coisas serão determinantes: monitoramento e ajustes.

Você poderá fazer o monitoramento por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos para cada processo, por exemplo. Assim que você tiver identificado todos os novos gargalos, construa um plano de ação ágil para corrigi-los.

LEIA TAMBÉM | BPM na saúde: Descubra as vantagens da gestão de processos para otimizar a área médica

Conte com a expertise de quem entende do assunto

A Selbetti é a maior integradora de tecnologia do Brasil e, desde que assumiu o compromisso de ajudar empresas a modernizar suas operações, tem produzido diferentes tipos de solução para atender a diferentes frentes.

No que envolve a otimização de fluxos e processos administrativos, por exemplo, a Selbetti desenvolveu o Satelitti, tecnologia iBPMS 100% em nuvem que simplifica todo o controle da empresa.

Os gestores podem:

• Acompanhar o desempenho das operações em tempo real, 
• Centralizar dados e informações da empresa em um só ambiente;
• Garantir o controle efetivo de responsabilidades e prazos;
• Gerenciar todos os documentos envolvidos na rotina e de todo o ciclo da cadeia operacional.