O papel do outsourcing de impressão na redução de custos

O papel do outsourcing de impressão na redução de custos

O outsourcing de impressão é uma modalidade de serviço que ajuda  sua empresa na redução de custos. De que forma? Descubra no artigo!

A redução de custos é um dos objetivos mais almejados no ambiente corporativo. Essa importância se dá pelo fato de que, ao reduzir esses gastos, é

possível aumentar o valor disponível em caixa e direcionar os recursos para investimentos em marketing e gestão de relacionamento com o cliente.

Existem diversas ações que podem ser aplicadas para reduzir os custos, como automatizar processos, renegociar contratos com fornecedores e adotar práticas mais sustentáveis . No entanto, existe uma outra estratégia que vem despertando a atenção dos líderes de negócio: o outsourcing de impressão.

Já ouviu falar nele? 

No artigo de hoje mostraremos o que é o outsourcing de impressão, qual o seu impacto nos custos e como a sua empresa pode se beneficiar ao implementar a prática. Boa leitura!

O que é outsourcing e qual o seu impacto nos custos

O outsourcing de impressão é uma modalidade de serviço que consiste em contratar um fornecedor externo para gerenciar as impressoras e cuidar de todo o processo relacionado à impressão (aquisição, manutenção, entrega de suprimentos, etc.).

Essa contratação gera um impacto bem expressivo nos custos da empresa, pois não existe mais a necessidade de comprar impressoras, copiadoras e outros equipamentos nem manter um espaço físico para armazenar esses ativos.

Além disso, a empresa também consegue reduzir custos de manutenção e desperdícios de materiais, já que a responsabilidade por fazer os reparos é transferida ao provedor de outsourcing, e ele próprio fica encarregado de monitorar o consumo de suprimentos.

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Benefícios econômicos do outsourcing de impressão

Indo além da redução de custos corporativos, é importante mencionar que o outsourcing de impressão proporciona outros benefícios econômicos para a empresa, sendo os principais:

• Mais flexibilidade e escalabilidade: o contrato com o fornecedor pode ser construído com base nas necessidades atuais da empresa, e ser ajustado conforme ela cresce e precisa atender a novas demandas;
• Parque tecnológico atualizado: riscos relacionados à obsolescência de equipamentos e mudanças tecnológicas deixam de existir, pois o provedor do outsourcing se encarrega de manter o portfólio atualizado com o que existe de mais novo em tecnologia;
• Maior foco nas atividades principais: o time interno não precisa mais se preocupar com os assuntos relacionados à impressão, o que faz com que mantenham o foco e se dediquem às tarefas mais importantes e de valor agregado;
• Previsibilidade financeira: os contratos de outsourcing trazem geralmente custos fixos, fazendo com que a empresa tenha mais controle e previsibilidade sobre os gastos com impressão.

Caso queira saber mais sobre o outsourcing de impressão, você pode descobrir aqui todas as perguntas e respostas!

Implementação prática do outsourcing de impressão

O procedimento para implementar o outsourcing de impressão é bastante simples. Abaixo, veja quais são as etapas:

1- Avaliação das necessidades

Primeiramente é feito uma análise sobre o que a empresa precisa e quais equipamentos serão necessários para atender a essas demandas. Também é feito um levantamento sobre as expectativas em relação ao outsourcing e quais são os recursos financeiros disponíveis para investimento.

2- Seleção de um provedor de outsourcing

Após a avaliação das necessidades, é preciso selecionar um fornecedor de outsourcing confiável e capaz de atender às expectativas da empresa. Nessa etapa, o ideal é avaliar o feedback de outros clientes e também pesquisar sobre o histórico e portfólio da marca.

3- Construção do contrato

Assim que tiver selecionado um provedor de outsourcing, é hora de elaborar o contrato formalizando a prestação de serviço entre a empresa e o fornecedor. Aqui são especificados valores, expectativas, serviços e tempo de duração do contrato.

4- Auditoria sobre o parque de TI atual

Depois que tudo estiver formalizado, o fornecedor de outsourcing de impressão encaminha um time técnico para avaliar o parque de TI atual da empresa. Esses profissionais fazem o levantamento dos ativos que já estão obsoletos, e indicam as melhores impressoras e copiadoras para atender às necessidades atuais do negócio. 

5- Remoção de equipamentos obsoletos

Uma vez que o time técnico determinar quais equipamentos podem ser substituídos, a empresa pode fazer a remoção dessas máquinas para que as novas tecnologias sejam integradas ao parque tecnológico. 

Caso não queira manter os ativos obsoletos guardados em um depósito, a empresa pode falar com o provedor de outsourcing para avaliar qual é a melhor forma de descartar os equipamentos.

6- Integração das novas tecnologias

Assim que os equipamentos obsoletos tiverem sido removidos, os profissionais realizarão a integração das novas tecnologias, configurando-as para que funcionem perfeitamente e atendam às demandas empresariais. 

Nesse momento, o time técnico também instrui os colaboradores da empresa para que saibam como usar as impressoras corretamente.

7- Manutenção e controle de suprimentos

Enquanto durar o contrato de outsourcing, o time técnico fica encarregado de fazer a manutenção de todas as impressoras e copiadoras integradas à empresa. Além disso, ele também fica responsável por controlar os suprimentos usados durante as impressões (toners, cartuchos de tinta, papel, entre outros) para evitar desperdícios de materiais.

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