6 dicas para reduzir custos de impressão no seu negócio

6 dicas para reduzir custos de impressão no seu negócio

Mesmo em um cenário cada dia mais digital, reduzir custos de impressão ainda é uma necessidade real para muitas empresas.  Imprimir documentos e materiais diversos pode ser fundamental para a comunicação interna ou externa da empresa, como também para a apresentação de ideias e projetos.

Ainda assim, apesar da necessidade, a impressão pode ser considerada um processo caro, não apenas em termos de custo de equipamentos e suprimentos, mas também em termos de tempo e recursos humanos. De acordo com a IDC Brasil, os custos com impressão nas empresas representam de 1 a 3% do faturamento anual.

Por isso, é importante que as empresas procurem formas de otimizar seus processos de impressão, visando reduzir custos de impressão e com ele a redução do impacto ambiental. Pensando a respeito, separamos X dicas para reduzir custos de impressão no seu negócio de forma eficaz, confira a seguir.

Conheça 6 formas de reduzir custos de impressão no seu negócio

1. Use o modo de impressão econômica  

A maioria das impressoras tem o modo de impressão econômica, que utiliza menos tinta ou toner. Configure a impressora para usar esse modo, sempre que possível. Ele reduz o consumo de tinta ou toner durante a impressão, contribui para a redução dos custos de impressão da empresa.

O “modo de impressão econômico”, pode apresentar diferentes termos, dependendo do fabricante da impressora. Alguns modos econômicos podem reduzir a qualidade de impressão para economizar tinta ou toner, mas existem outros que mantêm a qualidade de impressão enquanto reduzem o consumo de suprimentos. É importante verificar as configurações disponíveis na impressora e escolher a que melhor atenda às necessidades da empresa.

Ao usar o modo de impressão econômico, a empresa pode reduzir significativamente o consumo de tinta ou toner, o que pode levar a uma redução nos custos de suprimentos. 

No entanto, é importante lembrar que a redução do consumo de tinta ou toner pode afetar a qualidade de impressão e, portanto, é importante fazer testes antes de implementar essa configuração em larga escala.

2. Use fontes econômicas para reduzir custos de impressão

Algumas fontes usam menos tinta ou toner do que outras, sem comprometer a legibilidade e a qualidade do texto. Escolha uma fonte econômica para reduzir o consumo de tinta ou toner.

• “Ecofont”: apresenta pequenos pontos vazados no meio das letras, reduzindo o consumo de tinta ou toner em até 50% sem prejudicar a legibilidade do texto;
• “Century Gothic”, a “Times New Roman” e a “Verdana” são fáceis de ler e consomem menos tinta ou toner durante a impressão.

Estimule sua equipe a usar fontes econômicas. Assim, a empresa pode reduzir consideravelmente o consumo de tinta ou toner, gerando uma economia significativa de suprimentos a longo prazo.

Além disso, é importante ajustar o tamanho da fonte e o espaçamento entre linhas para garantir a legibilidade do texto e evitar impressões desnecessárias.

Mas escolha com cautela, considerando as necessidades da empresa e a qualidade do texto a ser impresso. Fazer testes de impressão com diferentes fontes pode ajudar a identificar a melhor opção para a empresa.

3. Use papel reciclado para reduzir custos de impressão  

Esta pode ser uma opção sustentável e econômica para empresas que buscam reduzir os custos de impressão. Sendo assim, o papel reciclado é produzido a partir do reaproveitamento de papel já utilizado, reduzindo a necessidade de matéria-prima virgem e ajudando a preservar os recursos naturais.

Além disso, é geralmente mais barato do que o papel convencional, o que pode levar a uma economia nos custos de suprimentos para impressoras. E pode ser produzido em diferentes gramaturas e tamanhos, atendendo às necessidades da empresa em relação aos tipos de documentos a serem impressos.

No entanto, é importante lembrar que o papel reciclado pode apresentar uma qualidade de impressão ligeiramente inferior em relação ao papel convencional, o que pode ser mais evidente em imagens e gráficos. 

Por isso, teste os diferentes tipos de papel reciclado para identificar aqueles que oferecem a melhor qualidade de impressão para as necessidades da empresa.

4. Configure a impressão frente e verso  

A impressão frente e verso pode ajudar a economizar papel e reduzir os custos de impressão.

Dessa forma, é possível reduzir pela metade a quantidade de papel utilizado, o que pode resultar em uma economia significativa de suprimentos a longo prazo. Além disso, essa prática contribui para a preservação do meio ambiente, pois reduz o desperdício de papel.

5. Use cartuchos de tinta ou toner recarregáveis  

Em vez de comprar novos cartuchos de tinta ou toner, considere usar cartuchos recarregáveis para reduzir os custos.

Em vez de comprar cartuchos novos toda vez que acabam, os cartuchos recarregáveis permitem a reutilização dos cartuchos originais depois que o toner ou a tinta acabam. Isso pode resultar em uma economia significativa de dinheiro, especialmente em empresas que realizam uma grande quantidade de impressões.

Além disso, a utilização de cartuchos recarregáveis também pode ser uma opção mais sustentável do que o descarte constante de cartuchos vazios no meio ambiente, uma vez que reduz a quantidade de lixo gerado pela empresa.

6. Conte com outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão pode ser uma estratégia eficaz para empresas reduzirem custos com impressão. Com ele, a empresa terceiriza todo o gerenciamento do parque de impressão, incluindo a manutenção das impressoras, a reposição de suprimentos e a gestão de documentos.

Uma das principais vantagens do outsourcing de impressão é que a empresa terceirizada é responsável por fornecer as impressoras e os suprimentos necessários para o funcionamento do parque de impressão. Dessa forma, a empresa contratante não precisa investir em equipamentos e nem se preocupar com a aquisição de suprimentos, o que pode representar uma economia significativa de recursos financeiros.

Além disso, a empresa terceirizada também é responsável por monitorar e gerenciar o uso das impressoras, identificando possíveis gargalos e problemas de desempenho. Com isso, é possível otimizar o uso das impressoras e reduzir o desperdício de suprimentos.

Outra vantagem do outsourcing de impressão é que a empresa pode realizar o gerenciamento de impressão e obter maiores resultados em economia.

Além disso, ele permite que a empresa se concentre em suas atividades principais, deixando o gerenciamento do parque de impressão nas mãos de especialistas. Isso pode resultar em uma maior eficiência e produtividade na empresa, com mais tempo e recursos dedicados às atividades que geram valor para o negócio.

Conclusão

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