Saiba a diferença entre GED e ECM (Enterprise Content Management)

Quando se fala em gestão documental, é comum as pessoas confundirem GED e ECM, e acharem que ambos são a mesma coisa. Na verdade, apesar de parecidos, são bastante diferentes.

Basicamente, o GED e ECM se complementam, com o segundo sendo uma ferramenta muito mais completa e que acaba usando as funcionalidades do GED em algumas de suas operações.

Para detalhar as diferenças, e explicar também quais as vantagens que um sistema ECM pode proporcionar para a sua empresa, confira o artigo que preparamos abaixo, onde também apresentamos a solução da Selbetti para a gestão documental do seu negócio!

O que é ECM?

O ECM (Enterprise Content Management, ou Gestão de Conteúdos Empresariais) é responsável por coletar e gerenciar de forma automática e centralizada as informações da empresa.

O ECM consiste na combinação de políticas, estratégias e métodos de trabalho. É também responsável por monitorar o funcionamento prático dos procedimentos estabelecidos.

Além disso, trazem recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas.

O gerenciamento de conteúdo corporativo é composto por vários processos complexos. De acordo com a visão tradicional, o ECM é composto por:

Colaboração

Cooperação entre usuários, tanto em sistemas de suporte quanto em programas de computador compartilhados.

Gestão de Registros

Que inclui todos os documentos (e até arquivos multimídia) que estão arquivados dentro de uma empresa.

Workflows

Que é composto pela movimentação automatizada de documentos através de uma correlação de ações relacionadas a um processo de negócio.

Business Process Management (BPM)

Que tenta conceber, otimizar e executar corretamente os processos de negócios.

O que é GED?

Um GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Document Management System) permite armazenar, arquivar, organizar e pesquisar rapidamente grandes quantidades de documentos.

E isso não é tudo. Além disso, esse tipo de software é capaz de registrar, em tempo real, as modificações feitas por diversos usuários em um ambiente colaborativo, mantendo um registro das diversas versões criadas e modificadas por diferentes usuários (history tracking) ao longo de seu ciclo de vida.

Arquivos digitais de texto, áudio, vídeo e imagens ou qualquer outro, são disponibilizados através de uma simples busca neste gerenciador de documentos, onde, entre outras funcionalidades, os e-mails podem ser perfeitamente integrados, tudo no mesmo ecossistema de arquivos e documentos.

Palavras-chave, categorias ou metadados fazem parte do gerenciamento de documentos, para que as descobertas ocorram na velocidade em que os negócios avançam.

Afinal, qual a diferença entre GED e ECM?

Embora o GED seja um conjunto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e otimizar o processo de gerenciamento de documentos no ambiente digital, o ECM é o conjunto de tecnologias utilizadas para gerenciar o ciclo de vida de informações não estruturadas, passando pelas etapas de:

criação ou captura
armazenamento
controle de versão
indexação
gestão
limpeza
distribuição
publicação
pesquisa e arquivo

Também é importante observar que o ECM relaciona todo o conteúdo aos processos de negócios, integrado com o BPM.

Portanto, é possível dizer que o ECM é a evolução do sistema GED. Além da gestão e organização documental, com o ECM também é possível gerenciar as informações da empresa de forma estruturada, o que permite maior rastreabilidade dos dados, gerenciando as relações entre eles.

Para você entender melhor, podemos citar que, por exemplo, com o ECM é possível modelar e armazenar todas as informações dos colaboradores da empresa.

A partir daí, podemos relacioná-los com outros dados cadastrados, como documentos (foto, RG, contratos e folha de pagamento), projetos em que trabalharam, seus líderes e subordinados, etc. Esses dados estarão, obviamente, sujeitos às permissões corretas de acesso e edição.

Toda essa estrutura de dados e documentos armazenados se torna ainda mais poderosa se o ECM contar com ferramentas de Business Process Management (BPM) e de workflow – o que nem sempre acontece, mas se configura como um grande diferencial.

Por fim, mais do que facilitar o acesso aos dados, o ECM permite inseri-los nos processos e, assim, otimizá-los.

Vantagens de utilizar um software ECM

Os sistemas ECM ajudam a otimizar o ciclo de vida das informações com gerenciamento de documentos.

É fundamental para qualquer organização com grandes volumes de conteúdo ter um plano de ECM definido para eliminar ineficiências operacionais, reduzir custos e atender às exigências de conformidade.

Outras vantagens são:

Gerenciamento de Contratos

Um sistema de ECM permitirá que os usuários colaborem digitalmente e garantam que os contratos sejam revisados, editados e aprovados no prazo, roteando e notificando automaticamente as pessoas certas quando os contratos precisam de atenção.

Automação de RH

Os sistemas de ECM podem eliminar a necessidade de documentos físicos de funcionários, melhorando os processos de novas contratações, simplificando a organização das informações relacionadas ao RH e garantindo a conformidade.

Automação de contas a pagar

Os sistemas ECM permitem que os usuários correspondam, distribuam e aprovem com precisão pedidos de compra, recibos de entrega e faturas, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência.

Automação de Contas a Receber

Os sistemas ECM dão aos usuários acesso imediato a pedidos de compra, faturas e recibos assinados, reduzindo o tempo de dias de vendas pendentes e acelerando a velocidade dos pagamentos dos clientes.

Tenha um software ECM na sua empresa

Como viu, o ECM é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa que deseja ter melhor controle, organização e agilidade na gestão documental, principalmente quando vinculado ao BPM.

E a boa notícia é que você pode ter acesso a essas tecnologias por meio da Selbetti. Contamos com um ECM completo e robusto, e que pode ser implantado na sua empresa de acordo com suas necessidades particulare, bem como o nosso iBPMS.

Esperamos por fim que tenham compreendido as diferenças entre GED e ECM e, para saber mais sobre como funciona o sistema da Selbetti, confira o artigo “Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti”.

Saiba a diferença entre GED e ECM (Enterprise Content Management)