Extravio de documentos: o que fazer + 5 dicas para evitar

Extravio de documentos: o que fazer + 5 dicas para evitar

Com toda certeza, o extravio de documentos é um problema que pode trazer consequências muito negativas para empresas de todos os tamanhos e setores.  Quando sua empresa perde ou tem roubados documentos importantes, ela pode enfrentar uma série de desafios, incluindo questões relacionadas à baixa produtividade, clientes insatisfeitos e até mesmo multas.

Além disso, a perda de informações confidenciais pode levar a violações de privacidade e segurança, o que pode prejudicar toda a reputação de uma empresa e a confiança dos clientes.

Levando em consideração esse cenário, neste artigo, vamos explorar os impactos negativos do extravio de documentos e discutir algumas medidas que as empresas podem tomar para evitar essa situação indesejada.

Possíveis consequências negativas do extravio de documentos

Podemos destacar as principais consequências negativas para as empresas quando há extravio de documentos:

• Perda de informações: quando o extravio de documentos ocorre com importantes informações confidenciais e estratégicas da empresa (dados financeiros, contratos, propostas comerciais, entre outros), a empresa pode enfrentar prejuízos financeiros e perda de vantagem competitiva no mercado;
• Multas e penalizações: sua empresa pode ser penalizada com multas e sanções quando documentos obrigatórios com a legislação são extraviados, ou quando perdidos;
• Problemas com clientes: documentos extraviados podem conter informações de clientes, como dados pessoais, contratos e históricos de compras. Se esses documentos caírem em mãos erradas, os clientes podem ter sua privacidade violada e a empresa pode enfrentar problemas de imagem e reputação. É fundamental ressaltar que a proteção dos dados pessoais é uma exigência legal, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Portanto, garantir a conformidade com a LGPD é essencial para evitar riscos legais e preservar a confiança dos clientes em relação à segurança de suas informações.
• Atrasos e baixa produtividade: procurar documentos extraviados pode consumir tempo e recursos da empresa, atrasando processos e reduzindo a produtividade da equipe;
• Problemas legais: documentos extraviados podem resultar em litígios judiciais, seja pela perda de documentos importantes para defesa em processos ou pela violação de normas de proteção de dados e privacidade.

Por essas razões, é fundamental que as empresas adotem medidas para evitar extravios de documentos, como políticas de gestão documental claras, treinamento de equipe, armazenamento seguro e sistemas de rastreamento.

Além disso, é importante ter um plano de contingência em caso de perda ou extravio de documentos para minimizar os danos e tentar recuperar as informações perdidas. E a prevenção é fundamental: a empresa deve implementar medidas de segurança para evitar o extravio de documentos, como sistemas de rastreamento e armazenamento seguro.

Conheça o prazo comum para a guarda dos documentos

Existe um prazo comum para a guarda de documentos que varia de acordo com a legislação de cada país e o tipo de documento em questão. No Brasil, o prazo para a guarda de documentos fiscais é de cinco anos, contados a partir do término do exercício em que ocorreu a operação. Já nos documentos trabalhistas, o prazo de guarda é de no mínimo cinco anos após o término do contrato de trabalho.

No entanto, é importante ressaltar que muitas empresas optam por manter documentos durante prazos mais longos, por questões de segurança e histórico. Por exemplo, mantenha os documentos contábeis e financeiros por até 10 anos para fins de auditoria e verificação de histórico financeiro da empresa.

A guarda de documentos é uma obrigação legal e sua empresa pode ser penalizada caso não cumpra os prazos estipulados. Por isso, é fundamental que as empresas estabeleçam políticas claras de gestão documental e organizem-se para manter seus documentos em ordem, seja física ou digitalmente.

É importante salientar que cada país possui legislações específicas para a guarda de documentos e é fundamental que as empresas conheçam as normas aplicáveis ao seu caso, para evitar problemas futuros. As empresas devem estar atentas às leis que regulam a guarda de documentos, bem como as normas específicas do setor em que atuam.

O que fazer quando os documentos são extraviados na empresa

Quando os documentos são extraviados dentro da empresa, é importante que a empresa tome medidas imediatas para minimizar os danos e tentar recuperar os documentos perdidos. Confira abaixo algumas medidas que podem ser tomadas:

• Notificar a equipe: informar imediatamente a equipe sobre o extravio dos documentos para que todos possam estar cientes e ajudar na busca pelos documentos perdidos;
• Fazer uma busca interna: procurar internamente pela empresa, nos locais onde os documentos poderiam estar, nas lixeiras, nas caixas de arquivos e em outros possíveis locais de armazenamento;
• Verificar backups: verifique se há backups ou cópias de segurança que possam ser recuperados se os documentos extraviados forem eletrônicos;
• Notifique as autoridades competentes: dependendo do tipo de documento extraviado, a empresa deve notificar as autoridades competentes. Como por exemplo a polícia ou órgãos reguladores. É importante verificar quais são as obrigações legais nesse sentido;
• Informar clientes e fornecedores: se os documentos extraviados contiverem informações sensíveis de clientes ou fornecedores, a empresa deve informá-los imediatamente para que possam tomar medidas de segurança;
• Revisar políticas de segurança: após o incidente, a empresa deve revisar suas políticas de segurança e verificar possíveis medidas a serem implementadas para evitar extravios no futuro.

5 dicas para evitar o extravio de documentos

Para evitar o extravio de documentos, as empresas podem adotar algumas medidas preventivas. Por isso, veja a seguir as 5 dicas para evitar extravio de documentos:

1. Estabeleça uma política de gestão documental clara

Defina como os documentos da sua empresa serão organizados, armazenados, acessados e descartados. Estipule prazos específicos de guarda.

2. Treine a equipe

Capacite os funcionários para lidar com os documentos de forma adequada, incluindo como manuseá-los, armazená-los e protegê-los.

3. Armazene documentos de forma segura

Utilize armários ou sistemas de armazenamento seguros, que evitem a perda ou extravio dos documentos.

4. Digitalize documentos

Digitalize os documentos físicos, reduzindo a necessidade de manuseio e armazenamento físico. Dessa forma, armazene documentos em sistemas eletrônicos, com backups e medidas de segurança mais avançadas.

5. Software ECM (Enterprise Content Management)

O ECM, também chamado software de gestão de documentos, é uma das soluções mais eficazes para evitar extravios de documentos. Com ele, as empresas podem se organizar e gerenciar seus documentos de forma eletrônica, facilitando o acesso, rastreamento e a proteção das informações.

O software de ECM é considerado uma das tecnologias para reduzir custos. Eles possuem recursos avançados como sistemas de busca por palavras-chave, controle de acesso por usuários, rastreamento de histórico de acesso e backups automáticos. 

Com a adoção de um software de ECM, as empresas podem aumentar a eficiência, sua segurança de dados, controle de versão de documentos, bem como publicar documentos digitalizados. 

Assim, consegue-se gerar maior produtividade no gerenciamento de documentos, evitando extravios e garantindo a integridade das informações. Se sua empresa deseja implementar uma cultura digital, o software ECM ajuda a começar esse processo.

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