Planejamento e organização de arquivos em 4 etapas

Planejamento e organização de arquivos em 4 etapas

Procurar um documento ou relatório e não encontrar é uma das rotinas mais comuns entre as empresas com problemas de produtividade. É por isso que saber como organizar arquivos e utilizar tecnologias é mais do que uma otimização, é também uma necessidade nos dias atuais.

Afinal, o ideal é que todos os documentos importantes sejam fáceis de encontrar e acessar pelas pessoas certas. 

E a melhor maneira de fazer isso é eliminar o papel a partir da digitalização e, em seguida, armazenar esses arquivos eletrônicos em nuvem, para que você possa acessá-los de um computador, tablet ou smartphone. 

Em muitos casos, você também pode salvar cópias físicas dos documentos, mas isso não significa que não possa ter uma cópia digital. 

Para te auxiliar no planejamento e organização de arquivos, preparamos o artigo abaixo. Aqui você vai conferir como organizar documentos e quais as vantagens dessa atividade. Acompanhe a leitura!

Importância da organização de arquivos

As empresas geram e transmitem um grande volume de arquivos eletrônicos todos os dias. Mas até que ponto conseguem organizar essas informações de maneira fácil e eficiente? 

Além de armazenar documentos localmente em computadores, ou ainda em redes, cada vez mais as organizações estão usando soluções em nuvem para armazenamento de arquivos.

Um desafio é a necessidade de compartilhar documentos com funcionários, que, muitas vezes, precisam acessá-los em dispositivos móveis.

Por isso, armazenar arquivos em nuvem facilita a gestão de documentos, além de permitir controlar o acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem.

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Organização é a palavra mágica

Onde quer que os documentos sejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. O objetivo do gerenciamento de arquivos é garantir que você possa encontrar o que está procurando, mesmo que as informações sejam muito antigas.

4 etapas para organizar seus documentos

Para colocar você e sua empresa no caminho certo, siga cinco etapas para garantir que os documentos sejam facilmente acessíveis e identificáveis:

#1. Avalie hábitos pessoais e de escritório

Analise quais funcionários precisam de acesso aos arquivos, onde trabalham e o que faz sentido com base em seus departamentos e funções.

Se você está criando um sistema de organização para você mesmo, pense sobre ergonomia, o fluxo do seu dia de trabalho, como você se movimenta no seu espaço de escritório, o que pode alcançar de sua mesa, quais informações precisa acessar regularmente e quais informações podem ser arquivadas por um prazo longo.

Já se estiver criando um sistema para outra pessoa, obtenha a opinião dela, uma vez que o que funciona para uma pessoa nem sempre funcionará para outra.

#2. Decidir sobre um sistema de arquivamento

O que sua empresa faz determina como um documento será armazenado: numericamente, em ordem alfabética ou de outra forma. Por exemplo, a empresa procura informações do cliente por nome ou número da conta? Os colaboradores arquivam a papelada por categoria, como despesas, finanças e marketing?

O espaço não é uma grande preocupação com os sistemas digitais, diferente dos antigos arquivos e gaveteiros que ocupavam um grande espaço em qualquer empresa. 

Mas manter a simplicidade também tornará mais fácil integrar seus arquivos em papel e digitais como parte de seu sistema geral de gerenciamento de documentos.

#3. Calcule as necessidades de armazenamento

Se você tiver um grande número de arquivos que acessa diariamente, eles devem estar ao seu alcance. Aqueles acessados ​​com menos frequência não precisam estar em sua área de trabalho, mas podem precisar estar por perto. 

Nesse sentido, é possível equilibrar. Alguns arquivos podem ser necessários diariamente, enquanto outros podem ser arquivados em um armazenamento de longo prazo mais distante.

E tudo isso pode ser feito em nuvem, permitindo maior acessibilidade dos seus funcionários, tanto aqueles que atuam presencialmente na sede da organização, quanto os que estão em escritórios fora da empresa, ou no sistema home-office.

#4. Tenha um sistema eletrônico

Além disso, os softwares de gestão de documentos possibilitam o ganho de maior segurança e performance, com backups diários, criptografia, controle de versionamento, consulta rápida de documentos, entre outros.

Os sistemas de arquivamento eletrônico podem ser tão simples quanto arquivos em redes compartilhadas, como um drive do Google ou em softwares ou servidores sofisticados. 

As mesmas práticas recomendadas que se aplicam aos sistemas de papel se aplicam aos sistemas eletrônicos: estabeleça convenções de nomenclatura, uma ordem de arquivamento (alfabética, cronológica etc.) e uma estrutura bem organizada. 

Invista em uma ferramenta que facilite a sua gestão

Investir em uma ferramenta de gestão de documentos é a melhor forma de deixar para trás pilhas de papel impresso e ter tudo ao alcance da mão com apenas alguns cliques. Isso agiliza os processos e torna o trabalho mais rápido e prático.

Além disso, uma boa solução permite que se trabalhe com base única para consulta de documentos, evitando a utilização de documentos desatualizados e possibilitando o controle de todas as alterações realizadas.

Outra vantagem é que isso permite maior excelência no desenvolvimento das atividades, diminuindo a ocorrência de desvios ligados à gestão documental.

Por fim, o uso de um software de gestão documental permite que os processos de criação, revisão e compartilhamento dos documentos sejam padronizados, garantindo um efetivo controle de temporalidade e personalização de acesso.

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Além disso, nosso serviço de digitalização de documentos administrativos vai atribuir maior produtividade e eficiência à sua rotina, sem correr o risco de extraviar documentos importantes. E o melhor: você terá essas informações dispostas no sistema de forma segura e rápida para consulta.

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