6 dicas de como fazer a gestão de ativos de TI na sua empresa

6 dicas de como fazer a gestão de ativos de TI na sua empresa

Um dos grandes desafios das empresas é garantir que todos os equipamentos e sistemas funcionem adequadamente e sem desperdícios no dia a dia. Nesse sentido, entra a gestão de ativos de TI.

A gestão de ativos de TI é um processo que visa trazer pleno controle sobre todos os componentes tecnológicos de um negócio, desde hardwares até softwares. 

Dessa forma, é realizado um rastreamento contínuo desses ativos, que passam a ser contabilizados, implementados, atualizados e descartados quando necessário.

Mas, para que isso seja possível, é preciso colocar em prática algumas estratégias e, claro, adotar um bom software de gestão de ativos de TI (ITAM), de modo a automatizar a tarefa.

Neste artigo, explicamos a importância desse processo e como fazer a gestão de ativos na sua empresa. Acompanhe a leitura!

Qual é a importância da gestão de ativos de TI? 

Assim como quaisquer outros bens da empresa, os ativos de TI são muito valiosos, na medida em que auxiliam nas rotinas operacionais. Afinal, é difícil imaginar um negócio sem um desktop, notebook, smartphone ou software hoje em dia, certo? 

E esses ativos precisam estar sempre em dia para que o desenvolvimento das atividades não seja prejudicado, isto é, o gestor precisa estar sempre atento se o equipamento está em bom estado, como vem sendo utilizado e quais informações possui em seu registro, por exemplo. 

Assim, a gestão de ativos acompanha todo o ciclo de vida do ativo de TI, desde o planejamento, aquisição, implementação, manutenção e retirada. 

Essa gestão é fundamental para entender como os ativos vêm sendo utilizados e otimizar sua utilização. No caso de um notebook, torna-se possível fazer um levantamento de todos os softwares instalados no dispositivo e monitorar as informações.

Logo, podemos dizer que a gestão de ativos permite uma série de vantagens para os negócios como:

• Organização e transparência – Relatórios detalhados sobre os ativos de TI e a forma como são utilizados;
• Segurança operacional – Controle do ciclo de vida e da necessidade de manutenções e atualizações, sem prejudicar o funcionamento;
• Alta produtividade – Equipes mais produtivas a partir de maior controle, visibilidade e eficiência;
• Otimização de uso e eliminação de desperdícios – Atualização das informações para que os colaboradores reduzam o desperdício e melhorem a utilização;
• Rastreamento centralizado – Acompanhamento de todos os ativos de TI em um só lugar;

Em suma, trata-se de uma prática decisiva para aumentar a segurança das empresas, potencializar a produtividade dos colaboradores e otimizar recursos, já que oferece informações preciosas para reduzir riscos e custos.

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Como fazer a gestão de ativos de TI na empresa?

1- Faça um inventário de forma eficiente

Um  inventário de ativos de TI tem como papel enumerar todos os itens valiosos para a infraestrutura de tecnologia de informação do negócio. 

Nesse sentido, podemos dizer que se trata de uma espécie de “catálogo” de hardwares e softwares utilizados em todos os setores.

Essa organização é feita em relatórios, com informações como:

• Utilização;
• Ciclo de vida;
• Tipo de ativo de TI;
• Status;
• Fornecedor;
• Tipo e finalidade de utilização;

A partir desse mapeamento, a empresa poderá encontrar ativos que não estão sendo devidamente aproveitados ou, mesmo, que não trazem tanto retorno para a organização quanto se pensava.

Dessa forma, é possível tomar decisões mais assertivas frente à sustentabilidade do negócio e à eficiência operacional.

2- Monitore o ciclo de vida dos ativos de TI

Todos os ativos de TI fazem parte de um processo composto por diversos estágios, como planejamento, aquisição, implantação, manutenção e desuso. 

Esses estágios auxiliam no controle do ciclo de vida e na otimização de uso para garantir um bom índice de ROI (Retorno sobre o Investimento).

Desse modo, quando esses componentes mudam de estágio, o repositório central deve ser informado e atualizado com dados como:

• Motivo;
• Data;
• Hora;
• Usuário que fez a modificação;
• Entre outros.

Isso significa que, caso seja realizada uma atualização de um software, será necessário registrar informações sobre o tipo de atualização, o objetivo, a data em que foi realizada e quem foi responsável, por exemplo.

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3- Trabalhe com a automação de alertas

Como vimos, a gestão de ativos de TI coloca em prática uma série de ações para diminuir falhas que possam impactar a usabilidade de hardwares e softwares. 

Nesse cenário, é muito importante que os responsáveis sejam sempre informados sobre as mudanças na infraestrutura de TI a partir de alertas automáticos. 

Dessa maneira, a tomada de decisão se torna muito mais simples e ágil para que potenciais falhas sejam corrigidas antes que possam gerar impactos negativos à estrutura dos ativos.

Para evitar que a licença de um software expire, por exemplo, a empresa pode criar um alerta automatizado para notificar o gerente de compras a respeito do prazo de validade de tal licença.

4- Capacite os profissionais envolvidos

Invista na qualificação e treinamento da equipe envolvida na gestão de ativos. Isso é fundamental, já que uma equipe de TI eficiente entende como deve se posicionar dentro do negócio, qual é o contexto atual para as operações e as principais tendências tecnológicas.

Além disso, é decisivo engajar os colaboradores com os objetivos empresariais, de modo que eles possam atuar como uma importante ferramenta para o crescimento.

5- Integre as informações

Sem dúvidas, a centralização de todos os dados e informações do negócio em um só lugar é um ponto decisivo para uma gestão de ativos realmente consistente. 

Essa prática facilita as rotinas, na medida em que torna as informações úteis e acessíveis, sem tomar tempo da equipe e dos gestores. 

Nesse cenário, o ideal é buscar soluções de software que ajudem a concentrar essas informações e melhorem a segurança de cada ativo de TI gerenciado.

6- Utilize um bom software de gestão de ativos de TI

Você pode fazer todo esse gerenciamento a partir de um bom software de gestão de ativos de TI. Esse tipo de sistema permite registrar e controlar todos os ativos em um único lugar, fazendo um levantamento rápido e automatizado com dados como:

• Hardwares e softwares;
• Quem está utilizando;
• Como se relacionam entre si;
• Quando devem ser substituídos ou realizadas as manutenções/atualizações;

O software ITAM da Selbetti veio para facilitar o controle dos ativos de TI, trazendo redução de custos, aumento da rastreabilidade e otimização dos ativos das empresas de todo o Brasil. 

Além de auxiliar na gestão dos equipamentos e tecnologias, o ITAM garante, ainda, uma maior conformidade e compliance, na medida em que levanta informações importantes.

Esse software atua em duas frentes:

• Controle de Ativos Hardware – Monitora a situação de cada peça no seu estado físico, além de fazer todo o controle da aquisição, descarte de equipamentos e suas especificações operacionais;
• Controle de Ativos Software – Otimiza a utilização de diferentes softwares em termos de usabilidade, controle e segurança, garantindo aprimorar recursos e reduzir custos com licenciamentos desnecessários;

Sem dúvidas a gestão de ativos é fundamental para o bom funcionamento das rotinas operacionais e estratégicas de qualquer organização. Esperamos que você tenha entendido a importância e como fazer a gestão de ativos de TI na sua empresa.

E se você deseja alavancar seus resultados, entre em contato e fale com nosso consultor sobre o software ITAM para gestão dos seus ativos de TI!