6 motivos para digitalizar documentos com tecnologia OCR

6 motivos para digitalizar documentos com tecnologia OCR

A tecnologia OCR veio para transformar a conversão de documentos e imagens. Essa inovação permite, entre outras coisas, fazer com que um arquivo ocupe menos espaço de armazenamento em um dispositivo, além de promover mais produtividade e organização. 

Neste ponto, ninguém pode negar que a tecnologia é essencial em qualquer empresa. Cada vez temos mais ferramentas e programas disponíveis que facilitam as tarefas tediosas e economizam tempo, dinheiro e pessoal. 

Uma das mais requisitadas é a tecnologia OCR. Você sabe em que consiste essa técnica, como funciona e quais vantagens ela oferece ao seu negócio? Respondemos a essas e outras perguntas sobre o OCR no artigo abaixo! 

O que é a tecnologia OCR?

OCR é a sigla em inglês que corresponde a Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres, na tradução). Essa é uma tecnologia capaz de converter diferentes arquivos físicos e digitais em documentos editáveis ​​e com opção de busca integrada. 

Essa função é extremamente útil para empresas que ainda trabalham com contratos e documentos em papel físico e precisam digitalizá-los para localizá-los e gerenciá-los com mais facilidade. 

Dentro dos documentos conversíveis podemos citar arquivos PDF, imagens que foram feitas com uma câmera, documentos digitalizados e muitos outros. Um OCR pode não só reconhecer caracteres e transformá-los em texto, mas também localizar códigos de barras em notas de entrega, faturas ou formulários, entre outros.

Graças a esta conversão torna-se possível editar, arquivar ou trabalhar com estes documentos em outras aplicações. Quais são algumas funções que um OCR executa?

• Reconhecimento de caracteres com resultados muito precisos
• Compatível com vários formatos como Word, PDF, PowerPoint, HTML e outros.
• Reconhecimento de fontes históricas e códigos de barras
• Separação de documentos por páginas em branco ou outros fatores que considere importantes
• Integração com outros sistemas

Leia também::: 5 dicas para implementar uma cultura digital na empresa

Vantagens para usar a tecnologia OCR

Quando queremos copiar o texto de uma imagem e importá-la para um processador, a primeira coisa que nos vem à mente é transcrevê-la no computador. No entanto, a tarefa de transcrever um documento no qual não temos acesso aos seus dados, seja em papel ou em formato digital, pode ser muito tediosa. 

Graças ao crescimento e atualização dos aplicativos de reconhecimento digital, podemos digitalizar todos os documentos que queremos em formato de texto com alto grau de precisão, para trabalhar com todos eles como se fossem textos simples.

Assim, os aplicativos OCR nos oferecem os seguintes benefícios:

1. Economia de tempo

Já imaginou ter que contratar pessoal, seja autônomo ou interno, para inserir todos os dados em um sistema de computador? Isso pode levar muito tempo e dinheiro. Ao usar um OCR para fazer esse trabalho para nós, podemos utilizar esse tempo em tarefas mais valiosas. 

2. Documentos editáveis

Quantas vezes você quis escrever ou fazer alterações em um documento e não conseguiu porque não é editável? Você não é o único. Graças ao sistema OCR, isso não é mais um problema, pois converte qualquer arquivo, incluindo imagens, em um documento que você pode editar. E não só isso, mas oferece a possibilidade de fazer pesquisas sobre ele. 

3. Imagens editáveis

Qualquer documento digitalizado é sempre salvo como imagem em nosso sistema. Com um OCR eles se tornam um arquivo editável, como se fosse um documento de texto e você pode usá-los da maneira que quiser. 

4. Adeus ao papel

Dizer adeus ao papel físico não é apenas uma questão de cuidar do meio ambiente, mas também de manter nosso local de trabalho mais limpo, espaçoso e organizado. Você não precisa mais manter pilhas de arquivos e papéis que são facilmente desorganizados e onde é muito difícil encontrar algo. 

5. Mais produtividade

Um OCR acelera a velocidade de processamento de dados e elimina a possibilidade de erros, o que aumenta a produtividade melhorando assim o atendimento ao cliente e aumentando as vendas e a boa reputação da empresa. 

6. ROI rápido

Embora seja verdade que um OCR requer um investimento, a manutenção é simples e as vantagens que oferece permitem que o retorno do investimento chegue muito rapidamente. Portanto, é rentável e um pequeno investimento no curto prazo. 

Leia também::: Como o OCR e a inteligência artificial estão revolucionando a digitalização de documentos

Conheça o OCR da Selbetti

Então, como foi possível ver, usar a tecnologia OCR proporciona inúmeras vantagens para sua empresa, reduzindo custos e dando mais agilidade aos processos.

A boa notícia é que ter essa inovação como aliada no seu negócio não é difícil. Aqui na Selbetti contamos com a tecnologia OCR entre as soluções que apresentamos aos nossos clientes. 

Seu funcionamento é muito simples: primeiro ele faz uma leitura do documento, identifica o tipo do documento, extrai os dados e, por fim, publica no ECM – sistema de gestão de documentos – automaticamente.

Com a classificação automática, a equipe não perde tempo escrevendo as informações e consegue alavancar a produtividade.

Ficou interessado e quer implantar a tecnologia OCR da Selbetti no seu negócio? Então entre em contato e fale com nosso consultor!