O serviço de Outsourcing de Impressão é uma tendência que vem crescendo muito no mundo corporativo ao longo dos últimos anos. Isso porque as empresas estão percebendo o quanto essa prática pode ajudar a controlar os gastos com impressão e, de quebra, atribuir mais eficiência às rotinas operacionais.

Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, está no lugar certo. Preparamos este artigo para contar tudo o que precisa saber sobre o conceito e como funciona o outsourcing de impressão até os objetivos e principais vantagens. 

Vamos lá? Acompanhe a leitura!

O que é Outsourcing de Impressão?

Outsourcing de Impressão é a terceirização de todo o processo que envolve as impressões e cópias de um negócio. Ou seja, os serviços de impressão ficam a cargo de uma empresa contratada, de modo que é possível se dedicar à atividade-fim e ao crescimento sem dores de cabeça.

As empresas de Outsourcing de Impressão fazem a locação de impressoras e oferecem gerenciamento para controle de impressões, cuidando também da implantação, treinamento dos usuários, suporte e manutenções dos equipamentos. 

Isso é muito importante em um cenário onde os empreendimentos brasileiros gastam  de 1 a 3% do valor das vendas anuais com impressões internas, conforme uma pesquisa realizada pela IDC Brasil. 

Dessa forma, o outsourcing acaba sendo uma estratégia inteligente para não gastar uma fortuna comprando e manutencionando máquinas.

No próximo tópico, vamos ver mais alguns benefícios de optar pela locação e gestão de impressoras.

Vantagens do Outsourcing de Impressão

O outsourcing pode contribuir muito para o crescimento empresarial, podendo ser aplicado em negócios de qualquer porte e segmento.

Entre as vantagens de fazer a terceirização do parque de impressões estão:

1- Redução de custos

A empresa não precisará gastar com a compra de equipamentos, nem manutenção e atualização dos mesmos. 

Todo o controle e assistência técnica é realizado pela contratada, que também oferece os melhores modelos para atender as necessidades do cliente.

2- Maior controle sobre as impressões

Além de locar equipamentos, a solução de outsourcing ainda permite implementar um sistema para gerenciamento das impressões.

Desse modo, é possível ter maior controle de impressão por usuário, definir cotas de impressão personalizadas e atribuir mais segurança e otimização às rotinas.

3- Especialistas à disposição

Contar com especialistas em impressão garante a escolha dos melhores equipamentos para suprir as necessidades da empresa, além de ter assistência técnica e outras orientações para facilitar o dia a dia sempre que precisar. 

4- Redução do impacto ao meio ambiente

A preocupação com o meio ambiente é cada vez mais presente dentro das organizações e as impressões são um ponto de atenção, já que podem gerar muito desperdício de papel e de outros materiais. Mas, felizmente, com o outsourcing de impressão, dá para gerenciar o que está sendo impresso de forma eficiente, reduzindo o impacto ambiental. 

Agora que você já sabe as vantagens de um contrato de outsourcing de impressão, vamos abordar o funcionamento dessa solução.

Como funciona o Outsourcing de Impressão?

O outsourcing funciona da seguinte forma: você contrata uma empresa especializada e esta fica encarregada de oferecer as melhores impressoras, opções de gerenciamento, manutenções, atualizações, além de fazer reposições e a troca dos suprimentos.

Como o foco principal dessa prática é otimizar os seus recursos, é feita uma avaliação detalhada das necessidades empresariais para encontrar as soluções mais adequadas e com maior custo-benefício.

Nessa avaliação, são levantadas algumas informações como:

• Quantidade de impressões mensais
• Formatos de papel (A4, A3, A2, A1, etc)
• Tipos de impressão (colorida, P&B)
• Recursos adicionais

Esse levantamento vai contribuir para que a empresa de outsourcing forneça os melhores modelos e na quantidade adequada às necessidades de cada setor.

A partir dessa análise, é possível passar para as próximas etapas do projeto de Outsourcing de Impressão, com elaboração da proposta de solução, instalação e configuração das impressoras e dos sistemas de gerenciamento, bem como treinamento dos colaboradores e constante acompanhamento das rotinas.

Como vimos neste artigo, o Outsourcing de Impressão tende a ser essencial para otimizar recursos, ter operações mais eficientes e livrar-se de dores de cabeça com manutenção ou atualização de máquinas. Mais do que uma tendência, o outsourcing é o futuro.
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