As empresas geram uma grande quantidade de informação todos os dias. É por isso que a gestão de documentos digitais se tornou uma prática tão essencial atualmente, já que proporciona maior segurança às informações e ainda reduz o espaço físico ocupado.
Afinal, a lei exige que alguns tipos de documentos sejam guardados por um determinado período de tempo. Por exemplo, comprovantes de pagamentos de conta de luz e telefone têm um prazo de 3 meses até 50 anos de validade, enquanto IPTU e extratos bancários possuem cerca de 5 anos.
Assim, ao utilizar um sistema para gestão de documentos, torna-se possível realizar esse controle de temporalidade adequadamente, otimizar espaço físico e muito mais.
Para te ajudar neste desafio, a seguir abordamos as vantagens da gestão de documentos digitais e como fazê-la no seu negócio. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de documentos digitais?
A gestão de documentos digitais é uma prática que consiste em armazenar, organizar e gerenciar o fluxo de documentos da empresa. O objetivo é facilitar a busca dessas informações e garantir que elas estejam sempre protegidas.
Assim, os documentos e conteúdos empresariais são gerenciados de forma eletrônica e passam, basicamente, por etapas de digitalização e armazenamento. Isso significa que planilhas, contratos, recibos e demais informações serão digitalizadas e organizadas dentro de um sistema.
Quais as consequências da má gestão de documentos?
A má gestão de documentos pode levar a diversas consequências. Um estudo realizado pelo Gartner Group em parceria com a AIIM, US Dept of Labor, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand levantou algumas delas:
- Em média, o custo em mão de obra para arquivar um documento é de US$ 20;
- Entre 2% e 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou arquivados incorretamente em um determinado dia;
- As empresas gastam, em média, US$ 120 em mão de obra para encontrar um documento arquivado incorretamente;
- Um em cada 20 documentos é perdido;
- Aproximadamente 25 horas são gastas recriando cada documento perdido;
- Aproximadamente 10-12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa;
- 400 é o número de horas por ano que o funcionário médio gasta procurando documentos;
- Um documento em papel leva, em média, 10 minutos para ser recuperado, copiado e arquivado novamente.
Por isso, fazer uma boa gestão de documentos digitais é um fator decisivo para economizar dinheiro e potencializar as rotinas com organização e produtividade.
5 vantagens da gestão de documentos digitais
A gestão de documentos digitais proporciona inúmeros benefícios às empresas, entre os quais podemos citar:
1. Economia de espaço físico
Arquivos e documentos impressos implicam na necessidade de armazenamento físico. Graças à digitalização, esse espaço pode ser usado para outra finalidade, como criar uma área de trabalho mais confortável.
Isso porque os documentos podem ser digitalizados e armazenados em um sistema, este acessado de qualquer lugar e em qualquer horário.
2. Proteção de dados
O papel é vulnerável a diversos fatores que podem danificar o material. Por exemplo, o risco de umidade ou mesmo a passagem do tempo. Ao ser digitalizada, a informação é protegida.
Podemos ver como um livro se deteriora ao longo dos anos, mesmo que tenha sido muito bem cuidado. O mesmo vale para arquivos em papel.
Portanto, o armazenamento digital, tanto na nuvem, servidores ou memórias externas, possibilita que todas essas informações permaneçam seguras ao longo do tempo.
3. Agilidade na consulta de dados
O gerenciamento e armazenamento físico aumenta o risco de perda de documentos, além de dificultar a busca das informações.
Já quando esse processo é feito de forma digital, por meio de um sistema, o colaborador ganha com mais agilidade, tanto na gestão quanto na localização desses documentos.
Ou seja, por meio de uma consulta, é possível acessar todas as informações de que precisa e localizá-las imediatamente. Ao longo da jornada de trabalho, essas buscas são tão frequentes e necessárias que, otimizando o tempo gasto, você ganha muitos minutos no final do dia.
4. Responsabilidade social corporativa
Uma empresa pode mostrar seu compromisso social ao se envolver em causas importantes, como a sustentabilidade ambiental. Assim, ao fazer a digitalização de documentos para gerenciá-los em um sistema, você promove economia no consumo de papel e assume uma postura mais sustentável.
Vale lembrar que, se for necessária uma cópia de um documento, ela sempre poderá ser impressa. Mas, graças à digitalização, podemos ajudar a preservar o meio ambiente e evitar o desperdício desnecessário de papel.
5. Segurança da informação
Um sistema de gestão de documentos oferece medidas de segurança para personalizar quem deve ter acesso aos documentos e conteúdos empresariais.
Ou seja, é possível criar níveis de acesso, onde somente determinadas pessoas da equipe podem acessar determinado documento. Nesse sentido, o negócio ganha com muito mais segurança e evita episódios de vazamento de informação.
Como fazer gestão de documentos digitais?
Já vimos que a gestão de documentos é um conjunto de metodologias que possibilitam o armazenamento e a organização de documentos de forma segura e eficiente, garantindo facilidade na localização e descarte adequado conforme a legislação.
Para implantá-la na sua empresa, você pode seguir os seguintes passos:
1- Capturar
Conhecido como captura eletrônica de dados, esse é o processo de coletar informações de um documento e convertê-las em dados que os computadores possam entender.
É uma das fases mais essenciais da digitalização e, se feita corretamente e sem erro humano, permitirá que os funcionários arquivem, organizem, pesquisem e recuperem documentos em tempo recorde.
O processo de digitalização é o primeiro passo no manuseio de documentos digitais. Os documentos em papel devem ser capturados por scanners e tecnologias avançadas, como OCR, usadas para extrair as informações contidas nesses documentos, preencher os metadados e salvar essas informações no sistema durante esse processo.
2. Arquivo
Os documentos não devem ser salvos em vários lugares e mídias. Para garantir o acesso a eles e fornecê-los a qualquer indivíduo em potencial que necessita, é importante que estejam em um único servidor, ou então salvos na nuvem. Isso permite que qualquer pessoa com acesso possa ver os documentos.
Manter altos níveis de segurança de documentos é fundamental para todas as empresas. Sem isso, pessoas sem ligação com a empresa podem obter informações confidenciais, como dados de clientes, ou os colaboradores podem ter acesso a informações que não deveriam, como relatórios de salário ou desempenho.
3. Acesso
O objetivo final de todo documento gerado pela empresa, ou adquirido de uma fonte externa, é levar o documento à pessoa que precisa dele no menor tempo possível, mantendo a segurança.
Com o poder de muitas funcionalidades em um sistema de gestão de documentos, você pode ter certeza de que a comunicação entre os membros da equipe ocorre de forma segura e, em algumas situações, em tempo real, permitindo que eles conduzam melhores julgamentos de negócios.
Documentos em papel e processamento manual podem levar a erros humanos, atrasos, diminuição da produtividade e aumento de custos.
As empresas podem obter benefícios financeiros e operacionais significativos modernizando os processos centrados em documentos e o fluxo de aprovação de documentos.
Conheça nossas ferramentas para gestão de documentos digitais
Como vimos até aqui, a gestão de documentos digitais é imprescindível para qualquer empresa que deseja reduzir gastos desnecessários e ter mais eficiência em seus resultados.
Nesse sentido, a Selbetti conta com soluções completas para quem quer uma gestão eficiente e tecnológica. Entre nossas tecnologias para um gerenciamento inteligente, temos o sistema de Gestão de Documentos (ECM) e o Sistema para Assinatura Digital e Eletrônica (S-Sign), que detalhamos abaixo:
Sistema de Gestão de Documentos (ECM)
ECM é o acrônimo de Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Empresarial). É um conjunto de tecnologia que facilita a geração, controle, armazenamento, gerenciamento, compartilhamento e recuperação de informações existentes em documentos.
O ECM da Selbetti é um dos melhores sistemas de armazenamento e gestão de documentos do mercado, organizando os arquivos do seu negócio de forma muito mais ágil e eficiente.
Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento (do desktop ao smartphone), sempre seguindo à risca todas as regras de segurança.
Com o ECM Selbetti, cria-se um banco de dados eletrônico, com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas.
Sistema de Assinatura Digital e Eletrônica (S-SIGN)
O S-SIGN é um software da Selbetti que proporciona a assinatura digital e eletrônica dos documentos. Desta forma, é possível dar a eles a validade jurídica necessária, sem a necessidade dele ser impresso, assinado, e posteriormente digitalizado.
A nossa solução ainda permite rastrear o reconhecimento eletrônico por meio de certificados digitais, atribuindo autenticidade aos seus documentos e proteção após a autorização.
Conte com a Selbetti ao seu lado
A Selbetti é uma das principais integradoras de Outsourcing em TI do Brasil, com soluções de ponta a ponta para empresas de todos os portes.
Contamos com uma ampla linha de soluções para otimizar os resultados da sua empresa e tornar o dia a dia muito mais produtivo.
Entre nossas soluções, estão o ECM e o S-Sign, que, como mencionamos acima, permitem dar à sua empresa a gestão de documentos digitais que tanto precisa. Em um curto espaço de tempo, você perceberá a economia de recursos e a otimização dos trabalhos com nossas soluções.
Esperamos que tenha compreendido as vantagens de adotar a gestão de documentos digitais no seu negócio e, para contar com a solução da Selbetti, entre em contato com nossos consultores!
