Como reduzir os custos de impressão corporativa na sua empresa?

Como reduzir os custos de impressão corporativa na sua empresa?

Anualmente, quanto sua empresa gasta com impressão corporativa? 

Um estudo conduzido pela Gartner revelou que os custos de impressão podem representar até 3% do faturamento de uma empresa; um valor capaz de alcançar números “astronômicos” se a infraestrutura e a operação de negócio forem gigantescas, desorganizadas e sem controle.

Ponto é: existe uma forma de reduzir os desperdícios e custos de impressão? 

A resposta é sim, existe, e é exatamente sobre isso que o time Selbetti vai falar hoje.

Estratégias internas para corte de custo de impressão corporativa

A primeira coisa que precisamos avaliar quando o assunto é redução de desperdícios e corte de custos em impressão corporativa é a operação atual que a empresa está conduzindo. 

• Será que há impressoras subutilizadas em alguns setores e sobrecarregadas em outros? 
• Os colaboradores imprimem documentos que poderiam ser digitais? 
• Existe controle sobre quem imprime, quanto e para quê?

Essas são perguntas que ajudam a entender o tamanho do desperdício e o quanto ele está pesando no orçamento.

Feito isso, é momento de planejar um projeto de otimização de custos, que deverá incluir as estratégias abaixo:

1- Políticas de uso

As políticas de uso são responsáveis por estabelecer regras claras sobre o que pode ou não ser impresso, quem tem acesso às impressoras e quais os limites por setor ou colaborador.

Não é comum ver essas diretrizes formalizadas dentro das empresas. Porém, se o objetivo é cortar gastos desnecessários, elas precisam integrar a rotina operacional e o treinamento dos times, para que as pessoas entendam a importância da economia e saibam exatamente como contribuir com ela.

Essas políticas devem englobar:

• Níveis de permissão de impressão corporativa por departamento;
• Tipos de documentos que devem ser priorizados;
• Limites mensais de impressão por colaborador;
• Regras para uso de impressões coloridas e cópias; e
• Procedimentos para revisão digital antes da impressão.

Uma vez que as políticas de uso estiverem definidas, será preciso que a empresa também compartilhe essas diretrizes e boas práticas, para que todos tenham conhecimento sobre elas.

2- Impressão em preto e branco ou duplex por padrão

Impressões coloridas gastam mais tinta, toner e energia, e podem levar a empresa a elevar consideravelmente o custo por página. Portanto, substituir as impressões em cores por preto e branco é uma forma de reduzir o consumo de insumos e prolongar a vida útil dos equipamentos.

O duplex por padrão, uma configuração que consiste em imprimir frente e verso automaticamente, também é interessante. Dessa forma, o uso de papel cai pela metade e o volume de reabastecimento diminui.

3- Uso de monitoramento e relatórios

Os dados são muito úteis quando queremos identificar padrões de consumo, gargalos e oportunidades de melhoria na rotina de impressão.

Assim como no caso das políticas de uso, as empresas não têm o hábito de usar relatórios ou fazer o monitoramento desses dados. No entanto, é uma prática muito importante e que não pode ficar de lado se o objetivo for realmente redução de desperdícios e corte de custos em impressão corporativa.

Com relatórios bem configurados, é possível identificar setores que imprimem em excesso, detectar falhas em equipamentos e agir preventivamente antes que os custos escapem do controle.

4- Mudar para o outsourcing ou gestão externa de impressão

O outsourcing de impressão corporativa e a gestão externa de impressão são modelos estratégicos de terceirização que consistem em deixar um fornecedor especializado assumir a responsabilidade sobre o parque de impressão.

Aqui, o provedor externo fica responsável por manter, monitorar e otimizar os equipamentos, além de gerenciar insumos de impressão corporativa e suporte técnico.

Quando considerar outsourcing ou gestão externa de impressão?

Empresas devem considerar o outsourcing quando os custos de manutenção, insumos e tempo de equipe técnica estão se tornando imprevisíveis ou elevados demais. 

Se há um grande número de impressoras, distribuídas em diferentes filiais ou departamentos, o controle manual tende a falhar e o desperdício se torna inevitável.

Outro momento ideal é quando a empresa busca transformar a área de impressão em um processo estratégico, com dados confiáveis e relatórios de performance. Aqui, é preciso recorrer à gestão externa, pois o parque de impressão passa a ser monitorado em tempo real.

Leia também | O que é ESG nas empresas e como as soluções da Selbetti melhoram o indicador?

Print Solutions: solução para reduzir custos de impressão corporativa

A Selbetti Print Solutions é uma solução desenvolvida pela Selbetti para centralizar, monitorar e otimizar toda a gestão de impressão.

Ela integra o modelo de outsourcing de impressão corporativa e também disponibiliza softwares inteligentes para gestão de impressões, equipamentos e insumos, que reúnem tudo o que é necessário para o controle e o acompanhamento completo do setor.

Nacionalmente, a Selbetti atende mais de 180 mil dispositivos e conta com mais de 2 mil profissionais e 19 filiais. Esse ecossistema foi construído para que as empresas fiquem sempre atualizadas com o que há de mais inovador, sustentável e eficiente no mercado de impressão e tecnologia.

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