Descubra de que forma a gestão de documentos hospitalares pode otimizar processos e garantir mais excelência para o dia a dia
Fazer a gestão de documentos hospitalares é crucial para garantir um atendimento de qualidade aos pacientes e respeitar as normativas impostas pelos órgãos reguladores.
Afinal, existe uma infinidade de documentos nas unidades de saúde. E é fundamental mantê-los em segurança, livres de extravios e dificuldades de acesso.
Vale lembrar que clínicas, hospitais e consultórios médicos devem manter os registros e o prontuário dos pacientes por um certo período, conforme exigido pela Lei nº 13.787.
Por isso, é fundamental conhecer boas práticas de gestão de documentos para a área da saúde. Neste post, abordamos os principais pontos que você precisa saber sobre o assunto. Confira!
Importância da gestão de documentos hospitalares
Todo médico ou profissional da área da saúde deve ser capaz de demonstrar conformidade para potenciais auditorias, como a ONA pelas quais as instituições hospitalares passam frequentemente. Ao mesmo tempo, o atendimento ao paciente exige que os dados sejam acessíveis e fáceis de obter a qualquer momento.
Isso significa que os dados de saúde precisam ser acessíveis e altamente seguros. Afinal, de formulários simples a políticas e procedimentos internos cruciais, o gerenciamento de documentos e o cuidado com a saúde andam de mãos dadas.
Como você sabe, o gerenciamento de documentos médicos envolve informações confidenciais e regulamentos rígidos, ainda mais com a (Lei Geral de Proteção de Dados) LGPD em vigor. Trata-se de garantir a segurança dos documentos para que você possa proteger melhor seu hospital e seus pacientes.
No entanto, o gerenciamento de documentos de saúde vai além de simplesmente controlar a papelada em pastas. A gestão de documentos hospitalares leva tempo e atenção. Gerenciar bem suas informações significa estar atento ao criar, editar, distribuir e atualizar seus documentos.
Para isso, você precisará de um sistema de gerenciamento de documentos que ofereça suporte durante todo o ciclo de vida de seus documentos.
3 boas práticas de gestão documental para hospitais
Existem algumas práticas para fazer uma boa gestão documental em hospitais. Vale dizer que o controle de documentos implica ter um plano bem estruturado para gerenciar informações, o que reduz os riscos e mantém a qualidade dos conteúdos.
Ao implementar políticas claras sobre como lidar com as informações, é possível garantir a conformidade com as regulamentações governamentais. Isso, por sua vez, protege tanto o hospital quanto seus funcionários e pacientes. Confira a seguir algumas medidas!
1- Tenha fluxos de trabalho e de segurança
A segurança é uma parte crucial do trabalho no setor de saúde — ela desempenha um papel importante na proteção de seus pacientes e, por extensão, do seu hospital.
Depois de criar políticas em torno da gestão de documentos hospitalares, é importante desenvolver estrategicamente fluxos de trabalho que reforcem esses pontos.
2- Encaminhe e aprove mudanças
As soluções de gerenciamento de documentos são mais do que apenas cofres para armazenar com segurança suas informações de saúde. São ferramentas dinâmicas que permitem uma colaboração segura e eficaz à medida que os documentos evoluem.
Como seus documentos raramente ficam estagnados, você precisará de pessoas com autoridade para aprovar seu conteúdo e as alterações correspondentes ao longo do ciclo de vida de um documento.
O desenvolvimento de fluxos de trabalho estratégicos ajuda a planejar quem precisa ver e aprovar todos os seus documentos. Ele também permite que você gerencie todas as suas informações com segurança, para que documentos confidenciais não caiam nas mãos erradas.
3- Integre seus sistemas de gerenciamento de documentos
Junto com a conformidade e a segurança, a acessibilidade é um aspecto importante do gerenciamento de documentos de saúde.
Se você deseja ter certeza de que todas as pessoas autorizadas em seu hospital podem acessar de forma rápida e fácil todas as informações de que precisam, é importante adotar um sistema de gestão de documentos.
Ter todos os seus documentos centralizados simplifica as rotinas do hospital e garante alta eficiência às operações.
Conte com o ECM Selbetti!
Como você viu, a gestão de documentos hospitalares é algo primordial para trazer mais segurança aos dados e agilidade na busca de informações. Afinal, quando se fala em tratamentos de saúde, cada minuto conta.
Por isso, a gestão de documentos é tão importante em um hospital, garantindo que todas as informações possam ser rapidamente acessadas, ao mesmo tempo que estão seguras conforme determina a legislação vigente.
E aqui na Selbetti você encontra entre nossas soluções o sistema de gestão de documentos hospitalares, nosso ECM. Ele utiliza a metodologia de captura e indexação de documentos para garantir que sua equipe faça uma busca rápida e encontre todas as informações e históricos dos documentos dos pacientes. Como resultado, seu hospital ganha uma rotina mais ágil e eficiente, ganhando tempo e reduzindo custos operacionais significativamente.
Portanto, se você deseja implantar uma tecnologia de gestão de documentos hospitalares, entre em contato com nossos consultores e conheça nossa solução!
