Como fazer a modelagem de processos no iBPMS? O time Selbetti explica!

O iBPMS é uma categoria de software que evoluiu do tradicional BPMS (Business Process Management Software), uma plataforma utilizada para aplicar os conceitos do BPM que incluem análise, mapeamento, automação e monitoramento de processos.

Ele foi enriquecido com Inteligência Artificial, Business Intelligence, Big Data, Analytics e tecnologias de hiperautomação para que as empresas possam otimizar e gerenciar cada vez melhor suas operações de negócio, fluxos de trabalho e, claro, decisões estratégicas.

A ferramenta já faz parte de muitos ambientes corporativos, mas a verdade é que ainda existem dúvidas sobre como modelar os processos no iBPMS corretamente.

Esse guia prático procura responder a essas questões, e também servir de apoio aos gestores para promover uma maior padronização e eficiência operacional. 

O que é modelagem de processos 

A modelagem de processos é um método que busca mapear, configurar e otimizar as etapas de um fluxo de trabalho. 

Começa com a identificação de todas as atividades realizadas no processo empresarial, como um pedido de aprovação de orçamento, por exemplo, indo do início até o fim.

Em seguida, são analisados pontos críticos, como gargalos, tarefas redundantes ou etapas que estão prejudicando a continuidade do processo e que, inclusive, podem ser automatizadas para torná-lo mais eficiente.

No iBPMS, essa modelagem é feita em uma interface visual, na qual você pode criar fluxos de trabalho conectando atividades, condições e regras.

Etapas para criar processos eficientes no iBPMS

Entendido como funciona o mapeamento de processos de negócio? Então, agora vamos às etapas que você precisa aplicar para criar um no iBPMS!

1- Conheça o terreno

Antes de tentar consertar ou melhorar algo, você precisa entender o que está acontecendo. Por isso, mapeie todo o seu processo atual e, de preferência, com o máximo de detalhes possível.

• Quem faz o quê?
• Quais ferramentas são usadas?
• Onde ocorrem os atrasos ou erros?
• O que parece ser desnecessário? 

Não subestime essa fase; é aqui que você vai descobrir as dores reais da sua empresa e preparar o caminho para aplicar melhorias que façam sentido.

2- Estabeleça o “porquê” e o “pra quê”

Você não está aqui para criar um fluxo bonito na tela e só – está aqui para resolver problemas. 

Quer cortar custos? Melhorar a produtividade? Reduzir erros? Seja específico sobre o que você espera com esse novo processo porque essa clareza vai guiar todas as suas decisões daqui para a frente.

3- Desenhe o fluxo do “mundo ideal”

Agora que você sabe onde está e aonde quer chegar, é hora de criar o processo ideal dentro do seu iBPMS. 

Para isso, imagine um fluxo de trabalho em que cada tarefa está no lugar exato e tudo flui com naturalidade. Use a interface visual para testar ideias, eliminar etapas desnecessárias e criar um sistema que faça sentido para os usuários e para a empresa.

4- Deixe os robôs trabalharem

Identifique as etapas que podem ser automatizadas e deixe a tecnologia fazer o trabalho pesado. 

Confie na inteligência artificial para prever gargalos ou recomendar ajustes, e adicione automações para lidar com tarefas repetitivas, como envio de documentos ou notificações. 

5- Teste

O iBPMS permite criar cenários simulados para que você veja como o fluxo se comporta na prática. Portanto, experimente, force erros, veja o que quebra. Isso vai ajudá-lo a identificar os problemas enquanto eles estiverem no papel.

6- Coloque o processo para rodar

Chegou a hora de mostrar o resultado do seu trabalho ao mundo (ou, pelo menos, ao seu time interno). 

Quando fizer isso, esteja preparado para esclarecer dúvidas e oferecer treinamento e suporte, pois as pessoas precisam entender como o novo sistema funciona e, principalmente, como ele vai facilitar a vida delas.

7- Monitore

Uma das vantagens do iBPMS é que você consegue usar a tecnologia para acompanhar métricas e identificar o que precisa ser ajustado ou melhorado. Algumas das KPIs que você pode seguir aqui são: tempo de execução, custo por etapa e erros registrados. 

8- Evolua com o processo

Um processo nunca estará 100% perfeito, pois as necessidades do mercado mudam, a empresa cresce e se transforma, e novas tecnologias surgem. 

Por isso, use o iBPMS para ajustar seus fluxos sempre que julgar necessário, encarando isso como um ciclo contínuo de melhoria, e não uma etapa final.

Boas práticas na padronização de processos empresariais

Ah! Além das dicas acima, existem outras práticas que você, gestor, pode aplicar caso queira melhorar ainda mais a padronização de seus processos:

• Use o iBPMS como uma base única para seus dados e atividades.
• Priorize as etapas que agreguem valor real aos negócios.
• Elimine manutenções manuais para reduzir o risco e a incidência de erros.
• Certifique-se que os processos atendem às normas regulatórias.
• Envolva equipes interdepartamentais no planejamento.

Selbetti como sua parceira estratégica

Para apoiar as empresas na gestão de processos, a Selbetti desenvolveu o iBPMS Satelitti para que os usuários acompanhem o andamento de suas atividades, de qualquer lugar e hora, e concentrem todos os dados em um só local.

A partir da tecnologia você pode:

• Fazer a modelagem de processos de negócio;
• Adaptar as operações para atender às suas necessidades específicas;
• Automatizar e padronizar todos os tipos de solicitações;
• Configurar modelos de documentos;
• Controlar prazos;
• Desenvolver e personalizar processos;
• Elaborar formulários digitais;
• Integrar o sistema com outras tecnologias já utilizadas pela empresa.

Se você gostou de saber disso e quer conhecer mais detalhes sobre a solução, fale agora mesmo com o nosso time para descobrir todo o potencial de uso do Satelitti!