Qual é a importância da Assinatura Digital em documentos para as empresas?

Qual é a importância da Assinatura Digital em documentos para as empresas?

Sabia que você não precisa mais assinar pilhas de papéis manualmente? Hoje, existe a assinatura digital de documentos, uma ferramenta que possibilita muito mais praticidade, agilidade e segurança para o seu negócio. 

A partir dessa tecnologia inovadora, as empresas não precisam mais depender exclusivamente da assinatura física e podem acelerar processos. No Brasil, a assinatura digital e eletrônica ganhou validade jurídica desde 2001, quando foi publicada a Medida Provisória 2.200-2. 

Essa medida regulamenta a certificação digital no país e institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil. Além disso, em 2020 foi aprovada a Lei nº 14.063, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.

Vale lembrar que a assinatura digital teve impulso extra durante a pandemia de Covid-19, uma vez que novas modalidades de trabalho trouxeram dificuldades em obter subscrições físicas, exigindo, portanto, uma solução tecnológica.

Se você quer saber qual a importância desse processo e como implementar a assinatura digital na sua empresa, confira o artigo que preparamos abaixo. Boa leitura!

O que é assinatura digital em documentos?

A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza criptografia para atribuir integridade e autenticidade a documentos eletrônicos. Em outras palavras, trata-se de uma identidade eletrônica que identifica uma pessoa ou empresa, comprovando sua autoria na concordância com um fato ou na autenticação de um compromisso.

Ela surge em um cenário onde grande parte dos arquivos de diversos setores do mercado migrou para o ambiente digital, logo surgiu a necessidade de conferir valor jurídico às informações da mesma forma que as assinaturas manuscritas validam conteúdos em papel. 

Nesse sentido, a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, em 2001, permitiu que os documentos digitais passassem a ter validade jurídica no Brasil. Isso significa que eles podem substituir os documentos físicos, desde que sejam assinados digitalmente de acordo com as normas estabelecidas.

Para ter valor legal, esse tipo de assinatura deve atender a três requisitos básicos:

• Integridade: garantia de que o documento não foi (e não pode ser) adulterado ou fraudado;
• Autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio do uso de uma chave privada (exclusiva do seu proprietário), que garante a autoria da assinatura;
• Registro da assinatura: quando foi feita e como foi feita;

Em suma, essa técnica se tornou um elemento fundamental para a digitalização dos negócios, tendo aplicação em praticamente todos os setores de uma empresa. Ela é especialmente útil para cargos de alta responsabilidade que precisam de tomadas de decisão mais ágeis e assertivas, devido à enorme carga de trabalho.

Vantagens de implementar a assinatura digital e eletrônica

Entre algumas vantagens de adotar a assinatura digital e eletrônica podemos destacar:

• Redução de custos operacionais: você reduz custos com remessa de documentos, impressão de papel, guarda física, entre outros;
• Agilidade e simplificação: sem demoras para obter a assinatura física;
• Mais segurança: oferece autenticidade, integridade, confiabilidade, tecnologia de última geração, diminuição de riscos de fraude etc;
• Mobilidade: é possível assinar documentos de qualquer lugar do mundo e em qualquer horário;

Leia também::: A importância de implementar a Assinatura Digital no setor da saúde

Como funciona o sistema de assinatura digital e eletrônica da Selbetti?

Reconhecida como a maior integradora de Outsourcing de TI do Brasil, a Selbetti possui o sistema de assinatura digital S-Sign em seu portfólio de softwares. Esse sistema funciona de uma forma muito simples: basta carregar os documentos a serem assinados e informar os dados dos signatários. 

Os signatários informados então recebem por e-mail um link seguro para visualizar e assinar o documento. Com as assinaturas realizadas, o documento eletrônico ganhará validade jurídica e poderá ser armazenado em meio eletrônico com toda a segurança.

O S-Sign da Selbetti ainda permite rastrear o reconhecimento eletrônico a partir de certificados digitais, atribuindo autenticidade aos documentos e proteção após a autorização.

Entre os documentos que podem ser assinados digitalmente estão:

• Contratos;
• Termos de Responsabilidade;
• Cartas Proposta;
• Acordos Home Office;
• Formulários de Admissão;
• Prontuários Médicos;
• Entre outros.

Leia também::: Como assinar digitalmente um documento?

Conheça as funcionalidades do sistema S-SIGN

A solução S-Sign da Selbetti é completa para quem precisa de Assinatura Eletrônica e Digital em seus documentos. 

Ela é armazenada no Blockchain AWS e possui segurança com validade jurídica. Sem papel, sem transporte, sem burocracia e com poucos cliques. É só carregar o documento, definir os assinantes e enviar. 

Confira a seguir algumas funcionalidades do sistema:

100% Cloud

A plataforma está disponível no formato cloud, sem necessidade de instalações e infraestrutura.

Multi Dispositivos

O sistema pode ser acessado pela web através de qualquer dispositivo.

Carimbo do Tempo

Todas as assinaturas recebem um carimbo do tempo padrão ICP-Brasil, aumentando a segurança.

API de Integração

Enviar documento, definir assinantes e ser notificado da realização de uma assinatura: tudo isso é possível no S-Sign.

Leia também::: As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados

Tenha o melhor software para assinatura digital de documentos do mercado! 

Como você pôde ver, o uso da assinatura digital em documentos se tornou uma necessidade nas organizações que desejam crescer e se destacar no mercado. Afinal, é impensável nos dias atuais perder tempo assinando pilhas de papéis manualmente, já que além do enorme tempo gasto, há um custo extra com papéis, impressão e armazenamento.

Por isso, você pode contar com o S-Sign da Selbetti, a melhor tecnologia de assinatura digital e eletrônica do mercado.

Ficou interessado (a)? Então entre em contato e fale com nossos consultores para saber mais!