Gestão de documentos: o que é e como funciona?

Gestão de documentos: o que é e como funciona?

Fazer a gestão de documentos é muito importante para que uma empresa consiga garantir segurança e eficiência operacional no dia a dia. Neste post, você vai descobrir como funciona essa prática e alguns benefícios que ela pode proporcionar!

A gestão de documentos é uma das práticas mais importantes para garantir a segurança de uma empresa. Sobretudo, porque as informações são consideradas o patrimônio de um negócio, logo é fundamental evitar extravios ou, então, acesso por pessoas não autorizadas.

Para isso, a gestão documental apresenta algumas metodologias específicas. Tudo para que os documentos estejam sempre organizados e armazenados em um ambiente seguro.

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre gestão de documentos, desde o que é e como funciona até alguns benefícios. Acompanhe a leitura!

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de métodos criados com o objetivo de garantir a organização e o armazenamento correto dos arquivos da empresa. A gestão de arquivos e documentos leva em consideração alguns aspectos como:

• natureza/tipo do documento;
• regras de descarte;
• autorização de acesso;
• frequência de uso.

Com o passar do tempo, o volume de documentos produzidos por um negócio pode aumentar bastante. Logo, se algo não for feito, podem aparecer algumas consequências da má gestão de documentos como:

• dificuldade para localizar documentos; 
• baixa produtividade;
• danos das informações;
• extravios e riscos de vazamentos;
• falta de espaço físico para armazenamento;
• perda de lucratividade.

Por isso, o gerenciamento assume grande importância para preservar as informações empresariais, otimizar rotinas e auxiliar na competitividade, garantindo um funcionamento sustentável das operações. 

Como funciona a gestão de documentos?

Um dos focos principais da gestão de documentos é fazer com que os arquivos que são mais utilizados no dia a dia sejam localizados com facilidade. E os menos acessados estejam em um local adequado, livre de perdas ou danificações. 

A este respeito, deve ser estabelecida uma política de uso de documentos para identificar quais arquivos estão na fase corrente ou intermediária de uso, bem como aqueles que já passaram da temporalidade e podem ser descartados.

Na política de uso de documentos também devem ser definidas características, como quais informações cada colaborador ou departamento pode ter acesso, boas práticas de manejo e processos adequados para solicitação.

Gestão eletrônica de documentos

Muitas empresas vêm investindo em rotinas de digitalização e softwares para gestão de documentos. Essas medidas permitem preservar os arquivos e potencializar as operações, fazendo com que a equipe tenha acesso facilitado e o armazenamento seja muito mais ágil.

Mas é comum que mesmo adotando práticas tecnológicas, algumas organizações ainda tenham acervo físico, sobretudo pelo prazo que alguns documentos precisam ser guardados. Nesses casos, é indicado escolher salas específicas para este fim ou gavetas e armários organizados, sempre pensando na segurança. 

Em resumo, para fazer um bom gerenciamento de documentos é necessário identificar as necessidades empresariais e os recursos e mídias disponíveis para que esse processo seja realizado da melhor forma. 

5 benefícios da gestão de documentos para as empresas

Uma empresa pode ter uma série de benefícios ao fazer uma boa gestão documental. Confira a seguir alguns deles! 

1- Redução de custos

Trabalhar com um grande volume de documentos sem fazer um gerenciamento adequado pode custar muito caro para uma empresa.

Isso porque quando os documentos não estão organizados, a equipe pode perder muito tempo tentando localizá-los. Fora que alguns arquivos podem até ser extraviados, trazendo diversos outros prejuízos.

Por isso, gerenciar documentos é o melhor caminho para reduzir custos e evitar investimentos desnecessários. 

2- Otimização do espaço físico

Com a gestão eletrônica de documentos, será possível diminuir o volume dos documentos físicos na empresa. Isso porque os documentos irão passar por um processo de digitalização e, na sequência, serão armazenados com segurança no sistema.

Além disso, o gerenciamento ainda ajudará a identificar arquivos duplicados e aqueles que passaram do prazo de temporalidade, que poderão ser descartados corretamente.

3- Segurança jurídica

É importante enxergar os documentos enquanto comprovações jurídicas de que a empresa está consonante com a legislação e adota boas práticas no dia a dia. Exemplos claros disso são as guias de impostos e as notas fiscais.

Dessa forma, fazer uma boa Gestão de Documentos mantém a integridade desses arquivos, garantindo que estejam acessíveis no caso de serem solicitados pelos órgãos competentes, seja em ações judiciais ou outros episódios.

Os procedimentos realizados em uma gestão também possibilitam analisar a validade dos arquivos. Ou seja, se eles possuem elementos legalmente requeridos, como assinaturas, carimbos e certificados.

4- Preservação da qualidade

Mas a função da Gestão Documental vai muito além de organizar os documentos e fazer com que eles sejam facilmente encontrados. 

Essa prática também possibilita a preservação da qualidade das informações, impedindo que os documentos sejam danificados por fatores como calor ou umidade ou, mesmo, má utilização e transporte.  

Assim, outro benefício da gestão de documentos é aumentar a durabilidade do arquivo, potencializando a plena conservação durante o prazo em que deve ficar armazenado.

5- Padronização de processos

A Gestão de Documentos ainda permite padronizar os processos de armazenamento e utilização de documentos. 

Essa ação é possível porque são implementados alguns procedimentos internos, de modo que todos os colaboradores da empresa tenham acesso a diretrizes claras e possam contribuir para a manutenção da integridade dos arquivos. 

Por que utilizar um sistema de gestão de documentos? 

É preciso ter em mente que nem sempre a gestão de documentos manual será eficiente se a quantidade de informações for muito grande ou não haver processos bem definidos. 

Assim, para evitar possíveis problemas e reduzir custos, utilizar soluções tecnológicas é o melhor caminho. Um sistema de gestão de documentos pode atender plenamente às necessidades de segurança e organização dos documentos empresariais.

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