Qual é a importância da gestão de documentos na indústria?

Qual é a importância da gestão de documentos na indústria?

Não é novidade o quanto as rotinas do setor industrial envolvem uma enorme quantidade de arquivos e informações. Nesse sentido, é fundamental fazer uma boa gestão de documentos na indústria para garantir facilidade de acesso e preservação desses dados.

A gestão documental trabalha algumas metodologias que permitem organizar e armazenar os documentos de forma correta, considerando pontos como personalização de acesso, frequência de uso, temporalidade e muito mais.

Trata-se de uma prática muito importante em qualquer empresa, por isso, neste artigo, reunimos alguns aspectos que você precisa saber sobre a gestão de documentos na indústria. Boa leitura!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de processos implementados por uma empresa com o objetivo de garantir o armazenamento, a organização e o uso adequado dos arquivos.

A ideia é atribuir mais agilidade, eficiência e segurança às rotinas operacionais, de modo que os documentos sejam facilmente encontrados pelos usuários e as informações estejam em um ambiente seguro, protegidas contra extravios ou vazamentos.

Esse processo pode ser realizado a partir de práticas como digitalização de documentos, padronização dos métodos de organização e implementação de softwares de gestão documental. 

Mas, afinal, qual a importância da gestão de documentos na indústria?

Com o passar dos anos, o volume de documentos e informações produzidos pelas empresas do setor industrial aumenta cada vez mais. São escrituras, contratos com fornecedores, guias de impostos, folhas de pagamento… A lista é realmente imensa.

Lado a lado com isso, cada arquivo assume uma função estratégica, devendo ser preservado de maneira adequada e acessado somente pelos usuários autorizados. Sem falar que existe um tempo em que cada um dos documentos deve ser guardado – é o que chamamos de “prazo de temporalidade”.

Logo, se não é feito um gerenciamento eficiente, a indústria pode ter que arcar com custos elevados, baixa produtividade dos colaboradores e até dores de cabeça provenientes da perda ou vazamento de arquivos importantes.

Apenas para você ter uma ideia, uma pesquisa da Gartner apontou que as organizações gastam em média 120 dólares de trabalho com funcionários tentando localizar documentos arquivados de maneira incorreta. Além disso, estima-se que entre 2% e 5% dos arquivos das empresas são extraviados ou armazenados incorretamente todos os dias.

A gestão de documentos na indústria possibilita uma série de benefícios para a empresa, como:

• Tomadas de decisão mais ágeis;
• Aumento da produtividade;
• Redução do tempo de busca por dados;
• Segurança jurídica;
• Otimização do espaço físico;
• Preservação da qualidade de documentos;
• Padronização de processos.

Vale enfatizar que a gestão de documentos também contribui para o compliance, isto é, para que a indústria esteja em conformidade com a legislação vigente. Isso porque a organização proporcionada facilita o acesso a contratos para uma avaliação detalhada dos riscos que eles oferecem.

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Como melhorar a gestão de documentos industriais?

Confira a seguir algumas dicas para otimizar os procedimentos relacionados à gestão de documentos na sua empresa.

1- Faça a digitalização dos documentos

O primeiro passo para melhorar a gestão de documentos na indústria é digitalizar os documentos produzidos diariamente, ou seja, transformar essas informações em arquivos digitais.

Fazer a digitalização será fundamental para simplificar processos, centralizar o gerenciamento e potencializar a performance. 

Além disso, essa prática aumenta a segurança, já que cada documento perdido pode ser facilmente recuperado – ainda mais quando as informações estão integradas a um software de gestão documental que armazena tudo na nuvem.

2- Padronize a organização

Gerenciar documentos requer implementar algumas metodologias para facilitar a organização. Dessa maneira, é indispensável estabelecer padrões de classificação para o armazenamento de documentos digitalizados e físicos.

A padronização varia de empresa para empresa. Algumas classificam os documentos conforme data, horário e validade, outras de acordo com o uso e o modo como devem ser guardados. Também é possível nomear pastas.

O ideal é optar pela digitalização de documentos e um software de gestão eletrônica de documentos para agilizar essa etapa. Assim, a indústria não perde tempo com a busca manual da guarda física e os colaboradores ganham produtividade na organização.

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3- Estabeleça permissões de acesso

A partir do momento em que os documentos trafegam no ambiente digital, é importante implementar procedimentos de segurança para que somente as pessoas autorizadas tenham acesso. 

Isso é crucial para evitar vazamentos de informações corporativas e os prejuízos financeiros e estratégicos por conta disso. Logo, a medida a ser tomada deve ser estabelecer controles de acesso aos documentos integrados ao sistema utilizado pela fábrica para garantir plena segurança.

Vale lembrar, também, da importância de trabalhar com softwares que ofereçam recursos de criptografia de alto nível, assim as informações armazenadas nos servidores estarão ainda mais seguras.

4- Utilize um bom software de gestão de documentos

Por fim, uma das estratégias mais decisivas para potencializar a gestão documental na indústria é a implementação de uma solução tecnológica.

Um software de gestão de documentos vai atribuir mais segurança e agilidade aos processos, na medida em que centraliza tudo em um só ambiente. 

Essa ferramenta ainda permite o armazenamento em nuvem, a segurança das informações, além de contar com backups automáticos, controle de temporalidade e muitos outros recursos para otimizar acessos e padrões organizacionais.

ECM e iBPMS: conheça os softwares de gestão de documentos e processos da Selbetti 

Vimos, neste artigo, como a gestão de documentos na indústria pode trazer mais segurança, redução de custos e alta performance no dia a dia. Para que ela seja realizada com propriedade, nada melhor do que utilizar as melhores tecnologias do mercado.

Nesse sentido, os softwares de gestão de documentos (ECM) e de gestão de processos (iBPMS), da Selbetti, se destacam. Os módulos ECM e iBPMS podem ser aplicados tanto em áreas estratégicas, quanto em áreas com alto valor agregado, como em setores administrativos.

Essas tecnologias são 100% cloud e trabalham a centralização da informação, entregando produtividade e tomadas de decisão muito mais ágeis para o setor industrial.

Sistema de Gestão de Documentos – ECM

O sistema de gestão de documentos ECM conta com recursos como classificação e indexação automática dos documentos, personalização de acesso, controle de edições, controle de temporalidade, distribuição da informação, padronização e muito mais.

Sistema de Gestão de Processos – iBPMS

O sistema de gestão de processos iBPMS foi idealizado para apoiar no gerenciamento de processos com personalização e auxílio de inteligência artificial. Ele tem funcionalidades como controle em tempo real de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos no processo e de todo o ciclo da cadeia produtiva. 

O uso integrado do ECM e iBPMS – automatizando a gestão de documentos e processos simultaneamente – é altamente recomendado para alavancar os resultados da indústria.

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