Sua empresa já perdeu algum documento ou tem muita dificuldade em encontrar as informações? Então talvez esteja na hora de implementar um sistema para organizar documentos!
A desorganização de documentos é um problema que precisa ser combatido para evitar episódios de extravio, falta de produtividade e até de exposição de dados sigilosos.
Sem contar que o negócio pode perder a chance de alavancar resultados financeiros, uma vez que perde muito tempo atrás de documentos específicos ou, mesmo, precisa refazê-los.
Para te ajudar a solucionar este problema, abordamos neste artigo como encontrar um bom sistema para organizar documentos e qual é a importância dessa tecnologia. Confira abaixo!
A importância de organizar documentos
Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta imprescindível no mundo digitalmente avançado de hoje.
Independente da área de atuação da empresa, documentos fazem parte da rotina organizacional. Os documentos desempenham um papel central para facilitar o funcionamento adequado e o sucesso geral de qualquer negócio.
Não há nenhuma empresa que possa passar um dia sem ver e compartilhar documentos. Isso inclui cadernos de marketing, propostas de projetos, documentos técnicos, diretrizes de RH e materiais de treinamento – apenas para citar alguns.
Considerando tudo isso, é fundamental trabalhar para que esses documentos estejam protegidos contra perdas e ataques cibernéticos, além de estarem facilmente acessíveis às pessoas autorizadas.
Por mais que seja possível organizar documentos de forma manual, é evidente a necessidade de adotar um sistema de gestão de documentos para atribuir mais inteligência e eficiência a esse processo.
O que é o sistema de organização de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos, como o nome indica, é um software que permite a criação, armazenamento, gerenciamento, indexação, proteção e recuperação de documentos digitais.
Embora a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos armazene todos os seus arquivos digitais na nuvem, eles são muito mais do que apenas armazenamento em nuvem. Um sistema para organizar documentos é uma estrutura que facilita o fluxo de informações críticas em toda a organização.
Nesse sentido, um bom sistema pode ajudar a organizar todos os seus arquivos e dados em um só lugar, manter o controle de todos os documentos importantes, acelerar o fluxo de trabalho, melhorar a precisão e fornecer acesso aos documentos em tempo real.
Assim, a escolha de um sistema para organizar documentos permite que você fique um passo à frente da concorrência e forneça todas as informações de que seus funcionários precisam para trabalhar com eficiência.
ECM Selbetti: o melhor sistema para organizar documentos
Um dos mais robustos sistemas para organizar documentos no mercado é o ECM da Selbetti. O ECM, ou Enterprise Content Management, faz parte da plataforma cloud Satelitti e vem revolucionando a forma como são organizados e protegidos os documentos nas empresas.
O software de Gestão de Documentos (ECM) permite o controle total dos seus conteúdos corporativos, com soluções que incluem gestão de NFs, organização e distribuição de documentos, capturas de conteúdos com dispositivo mobile, capturas com dispositivos multifuncionais, capturas com scanners, além de indexação de documentos e assinatura digital.
Entre as principais funcionalidades do ECM Selbetti, estão:
Versionamento
Controle e rastreamento de todas as alterações nos documentos, desde a autoria até o momento da edição. O objetivo é evitar a duplicidade e garantir que os usuários tenham acesso a documentos corretos.
Captura de informações
Captura, classificação e validação de documentos (estruturados ou não estruturados) de forma inteligente e automática.
Gerenciamento de conteúdos
Organização e gerenciamento eficiente de conteúdos empresariais, com facilidade de acesso às informações e tomadas de decisão mais ágeis.
Personalização de acesso
Configuração de acesso para determinar os departamentos e usuários autorizados a visualizar ou compartilhar a informação. Tudo em um ambiente que segue as regras da LGPD e as normas ISO.
Análises e relatórios
Acesso a relatórios e análises sobre o andamento de todo o fluxo de trabalho, incluindo projetos, tarefas e processos.
Mais do que uma necessidade, ter um sistema para organizar documentos é a alternativa para acelerar rotinas e crescer no mercado sem dores de cabeça.
E o ECM Selbetti pode trazer toda a segurança e tranquilidade que você precisa, sendo uma solução 100% na nuvem. Entre em contato e fale com o consultor para saber mais!
